Cercare di gestire i progetti e i programmi di sviluppo della tua azienda può essere un compito estenuante, che richiede tempo e denaro. Organizzare i tuoi dipendenti, assegnare compiti, controllarli, seguirne l’esecuzione, destreggiarsi tra riunioni, incarichi, scadenze, implementazione di progetti e altro può rappresentare un grosso impegno quotidiano. La situazione può diventare caotica, disorganizzata e molto frustrante per tutti i partecipanti al processo, a meno che tu non disponga di alcuni strumenti di gestione progetto creati per aiutarti.
Introduzione ai software di Project Management
Quale potrebbe essere la soluzione per aiutarti a organizzare la tua attività, per sopravvivere fino alla fine della giornata e aiutarti a stabilire percorsi e processi più efficienti all’interno dell’azienda?
Alcuni dei software di Project Management potrebbero aiutarti in questa direzione. Sia con le loro features più generali e applicabili a tutte le organizzazioni, sia con quelle funzioni pensate specificatamente per determinate nicchie di aziende, in grado di aiutare i manager in difficoltà a organizzare e mettere in ordine le cose.
I vantaggi nell’utilizzo di software di project management
Le aziende che utilizzano applicazioni di management dei progetti:
- riducono la possibilità di superamento del budget,
- gestiscono i progetti in modo più efficiente
- hanno progetti con prestazioni più elevate rispetto a quelle che non lo fanno.
Asana e Trello: come approcciarsi
Analizzeremo ora due software che sono tra gli strumenti di gestione progetto più conosciuti: Asana e Trello. Mettiamo subito in chiaro una cosa – non esiste una risposta predeterminata alla domanda qual è il migliore? E d’altronde neanche noi potremmo dartela, dal momento che dovrai tu stesso provare, esplorare, trovare la soluzione migliore, quella più appropriata per la tua attività. Perché sei tu a sapere quali sono le tue esigenze, cosa c’è da organizzare, chi sono i membri del progetto, come si presenta il processo stesso e come dovrebbe essere organizzato.
A questo livello noi stiamo solo facendo una valutazione basata sulla nostra esperienza e sulla nostra ricerca. Qui niente è scolpito nella pietra, come dice uno degli amministratori delegati con cui lavoro. Prova Asana o Trello. Provane uno, provalo e se non funziona bene, se non si adatta alla tua cultura aziendale, cambialo. Sarà sicuramente meglio che lavorare e organizzare il lavoro all’interno di un software inappropriato, utilizzando strumenti sbagliati, con report fatti male e inutili, che causano solo difficoltà ai tuoi dipendenti, rendendo difficile l’organizzazione dell’intero processo.
Esiste dunque una risposta alla domanda cosa è meglio, Asana o Trello?
Se desideri utilizzare un software per la collaborazione efficace, un prodotto utile per la tua azienda, devi ricordarti di valutare un’ampia gamma di opzioni. L’operazione, per quanto approfondita, non deve essere impegnativa e può svolgersi anche velocemente, dipende molto dalle capacità che abbiamo di abbinare alcune caratteristiche della nostra azienda agli elementi contenuti in una tabella come quella riportata qui sotto. Nel farlo ti farai anche una breve idea su come funziona ogni prodotto. Il confronto ti permetterà quindi di identificare i punti di forza e di debolezza di ogni servizio e scegliere quello che meglio si adatta alle tue esigenze. A parte il giudizio relativo alle solide funzionalità, un’applicazione facile da capire e da usare risulta sempre la scelta migliore.
Entrambe le applicazioni, Asana e Trello, vengono utilizzate da piccole imprese, grandi e medie imprese, nonché liberi professionisti. Inoltre, entrambe sono disponibili per Windows, Linux, Android, iOS (IPhone/IPad), Mac, ed in versione web-based.
Entrambe le applicazioni utilizzano anche il Kanban un metodo di gestione dei processi per visualizzare tutti i passaggi di un processo ed essere sempre consapevoli dello status e delle dinamiche relative ad una singola attività in corso.
Come funziona Trello
Iniziamo con Trello. Trello si dimostra un efficiente sistema di gestione dei progetti che ti consente di suddividere progetti di grandi dimensioni in attività ed elenchi decisamente più piccoli. Trello offre board, schede (card) ed elenchi in stile Kanban, oltre a funzioni di trascinamento per aiutare gli utenti a organizzare i progetti e a tenere traccia dei progressi in modo facile ed intuitivo. Questa piattaforma predisposta per dispositivi mobili ha una versione gratuita che è un ottimo supporto per le piccole imprese.
Trello organizza i tuoi progetti e le tue attività quotidiane attraverso notifiche via email e sulla dashboard. Questo software può essere utilizzato anche al di fuori del mondo del business: per pianificare un viaggio, un progetto parallelo, l’invio di una mail alla tua community, un evento o un think tank di idee. Le attività e gli spunti possono essere annotati sulle schede Trello e l’avanzamento del lavoro può essere monitorato. L’utente può ordinare e organizzare le card in base alle categorie. Una rapida panoramica viene visualizzata sulla parte anteriore delle card, quando poi l’utente le capovolge può approfondire acquisendo informazioni più dettagliate come elenchi di operazioni, date di scadenza, commenti, allegati, ecc. In aggiunta, c’è un indicatore di avanzamento che si associa agli elenchi di operazioni. È inoltre possibile allegare alle schede documenti e file multimediali.
Implementare Trello con diversi tipi di gestione, metodologie e approcci
Trello, nel suo core, è uno strumento visivo di collaborazione professionale che utilizza il concetto delle schede, le board appunto. È uno strumento semplice ed efficace per gestire e organizzare le attività. Aiuta i team a organizzare gli step all’interno di un progetto. Ma può anche essere usato per gestire semplicemente liste di cose da fare. Grazie alla sua natura versatile, Trello è una delle app di gestione progetti più popolari.
Ecco in estrema sintesi ed in ordine sparso alcune delle feature più usate su Trello:
- Pianificazione dei progetti
- Gestione del bilancio
- Gestione delle criticità
- Gestione di progetti informatici
- Monitoraggio delle milestone
- Tracciamento percentuale
- Gestione del portafogli
- Gestione dei requisiti
- Gestione delle risorse
- Monitoraggio dello stato
- Gestione dei compiti assegnati
- Monitoraggio del tempo e delle spese
- Gestione delle attività ricorrenti
- Schede Kanban
- Gestione delle idee
- Modelli di progetto
- Visualizzazione sequenza temporale
Creare la prima bacheca Trello
Creare la tua prima bacheca Trello è piuttosto semplice. Anche chi ha iniziato da poche settimane si ritrova presto ad essere quasi un professionista. Trello è molto intuitivo e facile da adottare. Devi solo accedere, e dopo esserti registrato, facendo clic sul pulsante + puoi creare una nuova scheda. Scegli il nome per la tua board. Quindi, aggiungi elenchi che fungeranno da contenitori di attività. In Kanban, gli elenchi o le colonne vengono utilizzati per rappresentare i passaggi del processo. A seconda del processo, puoi aggiungere tutti gli elenchi di cui hai bisogno. E, naturalmente, puoi rinominare gli elenchi in qualsiasi momento in modo che rendano concretamente il passaggio che un’attività deve subire per passare da Da fare a Fatta.
Aggiungere le card
Ora che hai visualizzato i passaggi chiave del tuo progetto, è il momento di aggiungere le card Trello. Ogni card dovrebbe rappresentare un compito o un’idea. È quindi possibile suddividere le attività più grandi in componenti più piccole aggiungendo un elenco di controllo alla scheda e allegando file e documenti importanti alla scheda stessa.
Posiziona le card nell’elenco che mostra la fase in cui si trova l’attività. Quindi assegna le attività alle persone che saranno responsabili del loro completamento. Puoi invitare membri del team o collaboratori esterni sulla tua bacheca in modo che possano seguire l’attività del progetto con te. Similmente a quanto avviene per altri strumenti di gestione dei progetti, Trello dà inoltre la possibilità di aggiungere una data di scadenza alle attività. Ricorderà via mail agli assegnatari quando la scadenza si avvicina e se passa. Puoi anche codificare a colori tutta l’organizzazione di attività e priorità, così da etichettare le carte per una più veloce comprensione a livello visivo. Queste funzionalità sono molto utili quando si desidera semplificare la distinzione tra diversi tipi di attività.
Kanban e Sprint in Trello
Poiché Trello utilizza il metodo Kanban come base, le attività possono essere spostate tra gli elenchi in base al loro stato. Per spostare un’attività da una fase alla successiva, fai clic e tieni premuto per trascinarla nell’elenco successivo.
Puoi anche pianificare degli sprint in Trello. Certo, non è lo strumento principe per avere una visione così chiara degli sprint e dei backlog, ma se non ci sono alcuni strumenti specifici, puoi usare Trello anche per questo scopo, per organizzare e implementare gli sprint.
Ecco una bacheca Trello in stile Kanban che puoi utilizzare per tenere traccia dei progressi dei tuoi esperimenti di avvio Lean.
Passaggio 1.
Chiunque può visualizzare la bacheca modello che abbiamo creato. Ma per modificarla e usarla, ciascuno deve prima creare un account Trello (gratuitamente).
Passaggio 2.
Adesso copia la bacheca modello sul tuo account. Apri il menu della bacheca, quindi fai clic su “More” e scegli “Copy Board”.
Passaggio 3.
Per ogni ipotesi che desideri registrare, copia la scheda “Experiment Card”. Fai clic sull’icona della matita sulla scheda modello, quindi su “Copy”.
Passaggio 4.
Registra tutte le ipotesi riguardanti il tuo modello di business nel Backlog delle Ipotesi (Assumption backlog).
Passaggio 5.
Crea una scheda per ogni ipotesi: compila la sezione Ipotesi della Experiment Card.
Passaggio 6.
Aggiungi etichette a ciascuna scheda per identificarla e far capire a quale parte del tuo modello di business l’ipotesi si riferisce.
Passaggio 7.
Dai priorità alle tue ipotesi trascinando le carte su e giù nell’elenco.
Passaggio 8.
Quando sei pronto per iniziare a eseguire alcuni esperimenti, trascina le schede nella colonna Piano e completa la sezione Test della scheda.
Passaggio 9.
Mentre crei ed esegui il test per raccogliere i dati, sposta le schede attraverso le colonne Crea e Misura per tenere traccia dei progressi.
Passaggio 10.
Con la raccolta dei dati completata, sposta la scheda nella colonna Impara e completa l’analisi dei dati.
Passaggio 11.
Se sono presenti esperimenti di follow-up da eseguire, crea una nuova scheda in Assumption Backlog. Quindi sposta la tua scheda nelle colonne Presupposti validi o Presupposti non validi per tenere traccia di ciò che hai appreso.
Come funziona Asana
Asana è uno dei software di gestione dei progetti più popolari attualmente disponibili sul mercato e una delle principali soluzioni di gestione dei progetti. Asana ha un’interfaccia che consente agli utenti di vedere quali attività hanno svolto, cosa manca e cosa devono fare. Pertanto, i project manager possono garantire che i membri del loro team siano concentrati sui loro obiettivi e con istruzioni chiare e facili da trovare su ciò che dovrebbero fare.
La piattaforma di gestione del lavoro ti consente di impostare priorità e scadenze, condividere dettagli e assegnare compiti, tutto in un unico posto. Ti consente di seguire progetti e attività in ogni fase, per rimanere sempre in pista. Con Asana sai sempre a che punto sei con il tuo lavoro e puoi mantenere tutti allineati agli obiettivi. Può aiutarti a tenere traccia delle scadenze e riferire sul tuo lavoro, nonché condividere i risultati con il tuo team e vedere come sta procedendo il lavoro, cosa è sulla buona strada per la consegna e cosa richiede maggiore attenzione.
Come organizzare il lavoro in Asana
Puoi condividere tutte le informazioni in Asana o rendere privati team e progetti per creare uno spazio sicuro per il lavoro più delicato. Condividi le informazioni con le persone giuste. Rendi privati i team e i progetti per creare uno spazio sicuro per il lavoro delicato.
Puoi utilizzare Asana per una serie di attività, dalla mappatura della roadmap aziendale alle operazioni quotidiane più spicciole. Asana non è pensato solo per la gestione delle attività, è un super strumento di comunicazione che aiuta l’intera azienda a collaborare su obiettivi comuni. Asana aiuta i dipendenti dell’azienda a tenere traccia delle proprie attività e a suddividere i progetti in attività più piccole e più facilmente attuabili. In questo modo si aiutano i membri del progetto a fare le cose in modo efficiente. Ad esempio Baggu, il famoso brand di borse, utilizza Asana per assegnare con sicurezza compiti e progetti lunghi che richiedono un lavoro di squadra ravvicinato per un lungo periodo di tempo.
Ecco in estrema sintesi ed in ordine sparso alcune delle feature più usate su Asana:
- Pianificazione dei progetti
- Gestione del bilancio
- Gestione delle criticità
- Gestione di progetti informatici
- Monitoraggio delle milestone
- Tracciamento percentuale
- Gestione del portafogli
- Gestione dei requisiti
- Gestione delle risorse
- Monitoraggio dello stato
- Gestione dei compiti assegnati
- Monitoraggio del tempo e delle spese
- Gestione delle attività ricorrenti
- Schede Kanban
- Gestione delle idee
- Modelli di progetto
- Visualizzazione sequenza temporale
Asana vs Trello: Agile Scrum
In linea di massima sembra che Asana sia più appropriato per applicare i concetti di Agile Scrum rispetto a Trello. Pianificando gli sprint in Asana, i team possono fare piena chiarezza su piani di lavoro, sprint, traguardi, date di lancio e attività in arretrato, unificando gli sforzi di lavoro e la comunicazione interna in un unico posto.
L’importanza della gestione agile del progetto in Asana
Puoi creare Epics (sezioni) in Asana, gestire funzionalità, backlog e storie per aggiungerle al tuo sprint. Mantenendo progetti o sezioni backlog all’interno di Asana, puoi avere un elenco aggiornato di tutti gli elementi di Backlog. Utilizzando i campi personalizzati, puoi filtrare le attività nel tuo backlog per aiutarti a decidere a cosa dovresti dare priorità in seguito. Inoltre, puoi spostare facilmente le attività da e verso il backlog.
Lo strumento Asana ti consente di monitorare tutte le parti di progetto in un unico posto e con una rapida occhiata ti mostra quali attività sono sulla buona strada, quali sono fuori strada e quali rischiano di fallire.
Questa è una funzione molto utile fornite nell’app desktop Asana, in Asana online, Asana Windows o iOS, perché a colpo d’occhio puoi visualizzare i vari progetti della tua azienda per priorità, i loro intervalli di date, chi è responsabile del progetto complessivo e come ciascuno sta performando.
Confronto tra Software di Project Management: Asana vs Trello
| Asana | Trello |
| Soddisfazione dell’utente 96% | Soddisfazione dell’utente 97% |
| Prezzo di partenza da 9.99 $ | Prezzo di partenza da 9.99$ |
| Gratuito fino a 15 utenti | Gratuito per uso personale con schede illimitate |
| Pagamento Mensile | Pagamento Mensile |
| Subscription Annuale | Subscription Annuale |
| Funzioni | Funzioni |
| Feed attività | Gratuito per l’uso personale |
| Aggiungi assegnatari, allegati alle attività | Panoramica rapida su fronte e retro delle schede |
| Crea calendario e visualizzazioni personalizzati | Organizzazioni semplici con tag, etichette e categorie |
| Bridge di posta elettronica | Funzionalità di trascinamento della selezione |
| Elenco dei task: Modalità Focus | Modifica in linea |
| Tieni traccia delle attività e aggiungi follower | Sincronizzazione in tempo reale |
| Ricevi notifiche e promemoria | Liste di controllo con misuratore di avanzamento |
| Supporto iPhone, sito mobile HTML5 | Facile caricamento di file e allegati |
| Multiple workspaces | Filtraggio dei dati |
| Sezioni del progetto e viste di ricerca | Archiviazione dei registri delle carte |
| Aggiornamenti in tempo reale | Inviti illimitati ai membri |
| Vedi i compiti e le priorità dei membri del team | Promemoria scadenza |
| Stabilisci obiettivi, priorità e scadenze | Discussione tramite commenti |
| Imposta i permessi del progetto | Notifiche di posta elettronica |
| Creazione di progetti e attività | Registro delle attività |
| Commenti sulle attività | Assegna compiti |
| Task dependencies | Funzione di voto |
| Diagrammi di Gantt con Timeline | Caricamento Allegati |
| Supporto Kanban | Recupero e backup delle informazioni |
| SSL encryption data | |
| Testo e immagini si adattano a qualsiasi dimensione dello schermo | |
| Funzione di ricerca | |
| 10 lingue supportate | |
| Funzionalità mobile | |
| Developer API |
| Asana | Trello |
| Informazioni sui prezzi | Informazioni sui prezzi |
| Gratuito per i team fino a 15 utenti. | Gratuito per uso personale |
| Attività, progetti e conversazioni illimitati gratis | Con schede illimitate gratuite |
| Basic dashboards | Schede Illimitate |
| Liste Illimitate | |
| Membri Illimitati | |
| Checklists Illimitate | |
| Allegati illimitati fino a 10 MB ciascuno | |
| Integrazione con Drive, Box e Dropbox |
| Prezzo premium a partire da 9.99$ | Business class 9.99$ per utente/mese |
| Team privati | Power-Up Illimitati |
| Progetti esclusivi | File allegati illimitati – 250 MB per allegato |
| Dashboard Illimitate | Strumenti di Raccolta |
| Esportazione dati | Rimozione dell’accesso con un clic |
| SSO & SAML | Controllo degli Enti Pubblici e Privati |
| Amministrazione Centralizzata | Inviti ad iscrizione ristretta |
| Customer success program | Sfondo customizzato |
| Piano Enterprise | |
| Utilizzo di sofisticati strumenti di amministrazione come SAML | |
| Customer Success Manager dedicato | |
| Assistenza clienti garantita entro due ore | |
| Robusto controllo sui dati e sulla sicurezza | |
| Branding personalizzato come l’inserimento del logo |
Asana vs Trello: conclusioni e suggerimenti
Dopo aver utilizzato sia l’uno che l’altro, mi sembra che Asana sia più adatto alla metodologia Lean basata su concetti e principi di implementazione del processo Lean. Puoi facilmente monitorare, fare diagnosi, segnalare e valutare le attività in Asana. Le modifiche sono facili da implementare e avrai il controllo dell’intero processo. Asana è più adatta per implementare la metodologia Lean e i principi di gestione Lean, poiché elimina gli sprechi “organizzativi e comunicativi”, ti fornisce diversi canali di comunicazione e organizzazione. Inoltre, è ottimo per la gestione dell’informazione e della documentazione nei processi interni all’azienda. Puoi diversificare attività e responsabilità ed è più facile comunicare all’interno dell’attività/scheda rispetto a Trello.
Inoltre, tutto è standardizzato, tutto sembra pulito e in ordine rispetto a Trello. Le bacheche Trello a volte possono sembrare disordinate, non organizzate e non strutturate, con molte carte diverse incasinate.
Asana è più adatto per creare la tua scheda Kanban digitale o scheda Scrum. Di contro Trello offre molte funzionalità per aiutarti a gestire il tuo team. Utilizza elenchi e schede per mappare il flusso, condividere elenchi e schede tra team e membri del team, allegare file e creare elenchi di controllo.
Per quanto sia positivo a livello Kanban, Trello non sembra tanto appropriato e pratico per l’approccio Scrum, dal momento che è più difficile organizzare attività ripetitive, organizzare attività con uno e anche più progetti in corso e sovrapposti, seguire la loro implementazione da parte dei membri del team, feature che è un must per Scrum. Queste funzionalità sono disponibili in alcuni altri strumenti che sono più appropriati per la metodologia Scrum.
In Asana dunque potresti avere la possibilità di mantenere i tuoi sprint più strutturati rispetto a Trello. Il solo fatto di avere un elenco di cose da fare non ti aiuta a capire se il tuo sprint è sulla buona strada, dunque con Asana hai anche una visione più chiara relativa ad ogni attività.
Per concludere, Trello non sembra essere adeguato per Scrum a causa del suo layout, ma è più adatto, o appropriato, per chi comincia con Kanban.
Asana si dimostra più versatile, fornendo più opzioni rispetto a Trello, perciò potresti usarlo in situazioni diverse, con team diversi. Tali possibilità sono limitate o inesistenti con Trello.
Tuttavia, voglio dire a Trello che gli voglio bene e lo ringrazio per tutto il suo aiuto.
Cordiali saluti,
Il tuo umile project manager
Fonti: