La struttura organizzativa aziendale
In questo breve approfondimento vedremo quale ruolo gioca la struttura organizzativa a matrice e ne analizzeremo vantaggi e svantaggi e, infine, i possibili modi per superare questi ultimi. Prima di ragionare sulla struttura organizzativa a matrice, è importante però definire il quadro della struttura organizzativa.
La struttura organizzativa, indipendentemente dall’ambito di cui stiamo parlando, è la parte essenziale di qualsiasi fondazione. Rappresenta il framework, la cornice che tiene tutto insieme in una disposizione perfetta. Lo stesso vale per le aziende. Ogni azienda ha la propria struttura organizzativa aziendale che si riferisce al modo in cui l’azienda è organizzata o impostata. La struttura definisce la gerarchia dell’azienda, mentre la gerarchia mostra come i comparti riportano alla direzione, in altre parole come le funzioni sono distribuite all’interno dell’azienda.
Oltre ai ruoli, la struttura organizzativa aziendale influenza la distribuzione delle responsabilità. Dalla struttura organizzativa di un’azienda si evince quale dipartimento è più o meno potente. Se vogliamo focalizzare questa definizione rispetto a ciò che è importante per un Project Manager (PM), potremmo dire che la struttura organizzativa ha un impatto nel modo in cui le risorse vengono assegnate al progetto. È anche un fattore determinante nella quantità di influenza che il PM avrà.
I 3 tipi di struttura organizzativa aziendale
Ora che abbiamo messo in luce alcuni aspetti basilari di cosa significa struttura, è il momento di fare un po’ di luce sui tre tipi di struttura organizzativa in un’azienda in termini di gestione del progetto. Questi sono Organizzazione Funzionale, Organizzazione basata sul Progetto e Organizzazione a Matrice.
Organizzazione funzionale
Questo tipo di organizzazione è la più comune. Nel modello organizzativo funzionale le persone sono raggruppate per aree di specializzazione. A seconda delle loro dimensioni, questi gruppi vengono gestiti da manager, direttori o vicepresidenti. In una struttura organizzativa funzionale, ogni dipendente ricopre una sola funzione e ha un manager a cui riferisce, il manager funzionale. I membri del team fanno sia il lavoro di progetto che il lavoro operativo. Nel momento in cui l’incarico del progetto è finito, le risorse ritornano al loro lavoro operativo.
Organizzazione basata sul progetto
Si parla di projectized organization per indicare un tipo di organizzazione all’estremità opposta dello spettro rispetto a quella funzionale. L’organizzazione basata sul progetto è strutturata intorno ai progetti e non alle funzioni. I project manager hanno autorità per il progetto e controllano le risorse impiegate sul progetto. Una volta che il progetto è finito, le persone coinvolte nel progetto devono trovare un altro lavoro (in caso di liberi professionisti) o essere assegnate ad un nuovo progetto.
–> Scopri di più sull’Importanza della gestione agile del progetto
Organizzazione a matrice
I due tipi sopra menzionati di organizzazioni strutturali per loro natura sono abbastanza rigidi, e come abbiamo detto, si trovano alle estremità dello spettro. Qui è dove entra in gioco la struttura organizzativa a matrice. Un modello che cerca di combinare il meglio di questi due mondi e fondere le loro caratteristiche. La struttura organizzativa a matrice mira ad ottenere benefici da entrambi i modelli basati su funzioni e prodotto. La struttura organizzativa a matrice permette alle aziende di scegliere l’organizzazione secondo le loro esigenze momentanee. Si tratta di un’opportunità per le aziende di avere una struttura efficiente e flessibile, adottata di solito in organizzazioni grandi e multi-progetto. Ci sono tre tipi di struttura organizzativa a matrice, a seconda della distribuzione dell’influenza e dell’autorità tra il manager funzionale e il project manager.
Le 3 tipologie di struttura organizzativa a matrice
Struttura organizzativa a matrice debole
Questo tipo di organizzazione mantiene molte delle caratteristiche della struttura organizzativa funzionale. I project manager hanno un’autorità limitata e riferiscono al manager funzionale. Il ruolo del PM è più di un coordinatore del progetto. Possono prendere alcune piccole decisioni sull’allocazione delle risorse e fungono da punto di comunicazione tra il cliente e il team.
Struttura organizzativa a matrice forte
Potremmo dire che i ruoli in termini di autorità sono invertiti qui. Nella struttura organizzativa a matrice forte il potere risiede nel PM, mentre il manager funzionale ha un ruolo minimo. Naturalmente, questo tipo di matrice si avvicina alla struttura organizzativa a progetto. Il PM coordina un team di progetto e gestisce le risorse e le attività del progetto.
Struttura organizzativa a matrice bilanciata
Come ci si può aspettare, questo tipo di struttura organizzativa a matrice bilanciata combina un po’ di entrambe le strutture organizzative a matrice debole e forte. I manager di progetto e i manager funzionali condividono autorità. Il project manager ha un ruolo a tempo pieno, mentre il personale di gestione del progetto sarà part-time. Qui, entrambi i manager controllano il budget.
Negli ambienti di business oggi la maggior parte delle aziende usa una combinazione di diverse strutture organizzative.
Dopo aver stabilito le caratteristiche principali della struttura organizzativa a matrice, è il momento di esaminare i vantaggi e gli svantaggi (o meglio, le sfide) di questo tipo di struttura organizzativa a matrice.
Struttura organizzativa a matrice – Vantaggi
Ci sono numerosi vantaggi nel sistema a matrice. Le competenze e le qualità di un dipendente vengono condivise tra le unità funzionali di lavoro e i compiti assegnati nel progetto – in questo modo le persone possono essere selezionate in base alle loro reali idoneità. Questa condivisione dei dipendenti e il loro trasferimento alle posizioni in cui sono più necessari rende la struttura organizzativa a matrice altamente flessibile. È proprio questa caratteristica il principale vantaggio della struttura a matrice. Inoltre, fornisce un buon terreno ai professionisti per sviluppare la loro carriera. La combinazione delle strutture Funzionale e Basata sul Prodotto aiuta le organizzazioni a raggiungere una maggiore efficienza, e ad essere reattive nell’adattarsi ai movimenti del mercato. Le strutture a matrice possono rispondere più velocemente alle richieste dei clienti con minori tempi di lancio di prodotto. In generale, la struttura organizzativa a matrice è adatta alle aziende dinamiche. Di riflesso, questa struttura non è adatta ad ambienti stagnanti, in cui c’è molto poco spazio per cambiare. Questo ci porta ad alcuni svantaggi, o meglio, ad alcune sfide riguardanti la struttura a matrice. Ne citiamo solo alcuni.
Struttura organizzativa a matrice – Svantaggi
Quando si parla della struttura a matrice viene fuori spesso il termine Due Boss. L’espressione evidenzia abbastanza accuratamente quella che sembra essere la sfida più difficile per i dipendenti. Dover riferire a due manager può creare molta confusione e conflitto. Inoltre, gli impiegati possono essere confusi sui loro doveri generali e i ruoli specifici nel progetto. Questo rischio può emergere quando la matrice pende verso la struttura bilanciata, dove due manager condividono la stessa autorità. Il conflitto può verificarsi tra i dipendenti ed i manager, ma anche tra i manager stessi. Un altro svantaggio è legato al mantenimento finanziario della struttura a matrice. Le organizzazioni devono spendere più soldi per mantenere risorse che non sono sempre necessarie a tempo pieno, ma solo per un periodo limitato. Un altro fattore che contribuisce è che la maggior parte delle aziende a matrice hanno più manager di quelli realmente necessari, il che rende alti i costi a livello generale e altresì onerosi i processi decisionali.
Alcuni di questi svantaggi possono essere superati. L’elemento chiave è una buona comunicazione a tutti i livelli. Qualsiasi conflitto tra i manager impedirà il progetto e la sua efficacia. Pertanto, i conflitti devono essere risolti rapidamente e privatamente. Inoltre, obiettivi, ruoli e responsabilità chiaramente definiti sono necessari per evitare confusione tra i dipendenti. Per riassumere, le grandi aziende creano un ambiente di lavoro molto dinamico, quindi la struttura organizzativa a matrice è perfetta per il loro contesto. A condizione che affrontino con successo le potenziali sfide che incontrano sul cammino. Le aziende più ferme e stagnanti a livello di innovazione invece difficilmente beneficeranno della struttura a matrice.
A seconda del tipo di azienda è necessario comprendere quale tipo di struttura organizzativa sarà davvero d’aiuto. Diversi tipi di struttura organizzativa influenzeranno vari aspetti di un progetto e richiederanno di conseguenza di ri-adattare l’approccio manageriale applicato. Come è già stato menzionato, nel mondo di oggi la maggior parte delle aziende usa la combinazione di diverse strutture organizzative e questo per molti versi potrebbe essere considerato l’approccio migliore. Combinando il meglio di ogni struttura, proprio come fa la struttura organizzativa a matrice, si otterranno risultati interessanti.
Hai bisogno di un team remoto per far crescere il tuo business?
Fonti:
https://en.wikipedia.org/wiki/Matrix_management