Paura di prendere decisioni: scopri come superarla
In qualità di Product Manager, ovvero come responsabile della gestione del prodotto, sei chiamato a prendere decisioni più o meno grandi praticamente ogni giorno.
Sulla base delle priorità settate dovrai scegliere quale è il piano di sviluppo, chi sono i concorrenti da monitorare, come intercettare il pubblico di riferimento, come misurare le azioni ad alto impatto e in quale modo convincere gli stakeholders che stai prendendo le decisioni strategiche migliori.
Sto parlando di un evidente carico di responsabilità che, anche dopo anni di esperienza, può comportare un alto livello di stress. Se non gestito, lo stress può ingenerare paura e la paura può generare un effetto paralizzante letale per chi si occupa di Product Management.
Da qui nasce l’esigenza di prevenire tale loop altamente deleterio. Quello che troverai in questo articolo non sono rimedi della nonna, o mantra motivazionali, ma un metodo scientifico che ti consentirà di superare la paura di prendere decisioni.
Ecco come si vince la paura di prendere decisioni
Ho recentemente riflettuto sul mio processo di apprendimento decisionale. All’inizio della carriera da Product Manager Junior può capitare che l’istinto diventi in certi casi predominante e ugualmente anche la paura di prendere decisioni. Ciò è del tutto naturale ed è imputabile alla mancanza di esperienza che evidenzia maggiormente i lati irrazionali del nostro essere. Poco male, perché nella piramide del business le decisioni hanno conseguenze direttamente proporzionali al ruolo.
Ma quando ho iniziato a prendere decisioni su progetti e strategie aziendali ad alto impatto e quando il numero delle risorse gestite è cresciuto esponenzialmente, ho deciso di fermarmi per capire se stavo procedendo nel modo giusto.
In questo modo ho attivato il mio processo di capacità decisionale.
- Ho iniziato a leggere manuali su come prendere decisioni
- Ho ascoltato i consigli dei decision maker più affermati
- Ho affinato un metodo scientifico non avere paura di prendere decisioni
Trucco n. 1 – Il principio di Pareto Efficienza per sconfiggere la paura delle decisioni
La prima feature nel processo di apprendimento decisionale, l’ho derivata dal Principio dell’80/20. Non starò qui a dilungarmi su un qualcosa che puoi approfondire in autonomia (in ogni caso ti consiglio volentieri questo libro).
La sostanza di questo principio è che lavorando sul 20% delle decisioni puoi ottenere l’80% dei risultati, viceversa per citare Richard Koch (autore del libro che ti ho suggerito):
“L’80% dei prodotti, dei clienti e degli impiegati contribuisce ad appena il 20% del profitto. Il che significa che le risorse più potenti del business sono bloccate da una maggioranza di segmenti e attività molto meno efficaci”.
Come si traduce tutto ciò quando si è in stallo per la paura di decidere? Semplice! Imparando a scegliere quali decisioni prendere e concentrandosi sulle decisioni prioritarie e rilevanti. Se vuoi sapere quali sono, procedi al prossimo capitolo.
Trucco n. 2 – Categorizza le decisioni per non avere paura
Non tutte le decisioni sono uguali. Per capire quali decisioni sono prioritarie e rilevanti, il Product Manager opera una prima scrematura di base fra Decisioni Irrevocabili e Decisioni Revocabili, la differenza è data dalla conseguenza che la scelta genera. Da un lato le decisioni con conseguenze reversibili, dall’altro le decisioni con conseguenze irreversibili.
La misura delle conseguenze è basata su diversi fattori, fra i quali uno dei più rilevanti è il rapporto costo/benefici.
- Se prendo la decisione sbagliata, quale è il costo che sosterrò?
- Se prendo la decisione giusta, quali sono i benefici?
Quali sono le decisioni revocabili?
La buona notizia è che molte decisioni sono reversibili, anche se spesso la percezione che abbiamo nel momento della scelta è completamente opposta. Ciò dipende, in grande misura, proprio dalla paura di prendere decisioni, la quale ci cristallizza in uno stallo immotivato e ci fa sprecare tempo prezioso per decisioni revocabili, ovvero recuperabili con azioni di correzione e di aggiustamento.
Nota Bene: Il discrimine non è fra decisioni importanti e decisioni non importanti, ma fra decisioni revocabili e decisioni non revocabili. Il che significa che le decisioni revocabili possono essere importanti se non addirittura determinanti per gli obiettivi.
Esempio decisione revocabile importante
Il logo è fondamentale perché è uno strumento potente di marketing e di branding e identifica in modo univoco il prodotto. Eppure, rispetto al prodotto che rappresenta il tuo core business quale è la sua percentuale di peso in termini di costi/benefici?
Nella fase di lancio del prodotto, fatto 100 la risorsa tempo, dedicare l’80% del tempo al brainstorming per trovare il logo perfetto non ha senso, perché avrai soltanto il 20% di tempo per testare il prodotto. Non pensi che potrebbe essere più utile invertire le proporzioni? Del resto cambiare il prodotto ha costi molto maggiori rispetto a cambiare il logo.
Se una decisione è revocabile non è funzionale perdere tempo a compiere la scelta perfetta fin da subito, perché potrai fare aggiustamenti in corso d’opera: è meglio decidere anche in modo veloce, compiendo la decisione sbagliata (o per meglio dire non ottimale) piuttosto che sprecare tempo senza agire.
“Se sei bravo a correggere la rotta, sbagliare potrebbe essere meno costoso di quanto pensi, mentre essere lento sarà sicuramente oneroso” (cit. Jeff Bezos)
Quali sono le decisioni irrevocabili?
Le decisioni irreversibili sono una percentuale minoritaria di quelle che andrai a prendere. Pur essendo poche però hanno un peso molto rilevante: il costo per cambiarle, in caso di errori, è altissimo. Ecco perché il tempo che dedicherai alla decisione non sarà considerabile come perdita, ma come investimento. Non affrettarti!
Immagina di dover mettere in linea di produzione un aggiornamento del prodotto di punta. Non ti concentrerai inizialmente sul nome, sul logo, o sul packaging (se necessario), ma sulla concorrenza, sui clienti e sui costi. Qualsiasi decisione che prenderai avrà alto impatto su:
- Organizzazione societaria
- Numero delle risorse umane
- Core business aziendale
Trucco n. 3 – Decision Tree per superare la paura delle decisioni strategiche
Il Decision Tree o Albero delle Decisioni è una rappresentazione logico-grafica del Machine Learning, l’apprendimento delle macchine basato su variabili di input e di output. Le variabili di input (dette anche attributi dell’Albero delle Decisioni) derivano da dati empirici e di osservazione. Le variabili di uscita rappresentano le decisioni da prendere e le conseguenti azioni da compiere.
Scopri di più sull’Albero di Decisione su Wikipedia.
Per capire se è davvero arrivato il momento di prendere una decisione e magari di farti aiutare visivamente da un esempio di Decision Tree, puoi fare ricorso al principio di LRM (Last Responsible Moment) di Scrum. LRM afferma che una delle chiavi fondamentali per prendere una decisione è farlo quando non è possibile fare altrimenti, né prima, né dopo. Le decisioni, cioè, vanno prese nei momenti opportuni, senza procrastinare, né affrettare. Una decisione è opportuna quando è necessaria e quando hai a disposizione tutte le informazioni utili possibili.
Ignorando lo schema di LRM rischierai di prendere una decisione fuorviante, che potrebbe avere conseguenze nel tempo.
Come funziona l’Albero di Decisione?
L’Albero delle Decisioni prende in ingresso un’istanza (INPUT) descritta mediante un vettore ed emette in uscita una decisione (OUTPUT) per esempio binaria (SÌ/NO). Il processo di svolge in sequenza sulla base di una serie di nodi che verificano una determinata condizione. Ogni nodo può avere due o più diramazione, procedendo lungo il flusso si giunge alla decisione collegata al valore della variabile esaminata.
Albero delle Decisioni esempio
Ecco un esempio di Albero delle Decisioni basato sul quesito iniziale, puramente esemplificativo, “Se concedere un mutuo”.
No Fear! I KPI Decision Making
Mi sono sopra soffermato sulla velocità nelle decisioni, come fattore premiante. E lo ribadisco: essere veloci è vantaggioso, a condizione che la velocità abbia un fondamento nei dati.
Se prendo una decisione, in modo rapido, significa che ho raccolto sufficienti informazioni per valutare da diverse prospettive il problema. Come Product Manager significa che ho coinvolto nel processo decisionale i collaboratori e gli stakeholders chiave, ad esempi il Project Manager o il Product Owner, oppure il capo sviluppo.
Per la raccolta dei dati ancora una volta mi prefiggo come obiettivo di essere rapido e selettivo: un 60% del totale delle informazioni rilevanti è più che sufficiente come base di analisi. All’interno di quel 60% sono in grado di dare un peso in base alla fonte.
Cosa significa? Vuol dire che il ruolo della persona, il livello di esperienza e il grado di coinvolgimento nel processo sono discriminanti per attribuire il giusto valore al dato informativo.
Ti è mai capitato di partecipare a riunioni molto specifiche nelle quali hai avuto la netta sensazione che ci fossero persone fuori luogo? Ti faccio un esempio, sei il Product Manager che sta seguendo lo sviluppo lato UX di un prodotto B2B. Chi ti aspetti di trovare in un meeting sulle decisioni strategiche in merito? Probabilmente non un responsabile commerciale che spinge per orientare le scelte in modo tale che siano funzionali soprattutto in ottica vendita e clienti. Non che non sia importante, ma non è quello il punto e la sede.
Nota Bene: Nelle sessioni di design thinking su temi trasversali, viceversa, avere pareri da background diversi e da ottiche distanti, rappresenta un importante valore aggiunto per il processo.
Come utilizzare le metriche nelle decisioni?
Come Product Manager non avrai paura delle decisioni, anche impopolari, perché sarai in grado di motivarle e di condividerle efficacemente.
Per ottenere tale duplice risultato, farai ricorso a uno strumento potente e versatile: i KPI. Presumo che tu sappia perfettamente cosa sono i KPI e che, nello svolgimento della tua professione, hai già avuto più di un’occasione per metterli a frutto.
In questo contesto, mi interessa fare focus su come utilizzare le metriche chiave per prendere decisioni strategiche e per misurarne gli effetti.
Un set di metriche decisionali ad alto impatto potrebbe comprendere i seguenti elementi:
- Dati profilanti dei clienti
- Informazioni sugli stakeholder coinvolti (investitori e figure aziendali)
- Dettagli del prodotto (p. es. punti di forza e di debolezza)
- Sprint del processo
- Elenco dei costi e dei finanziamenti
A cosa ti serve un set di metriche? A ricavare dati e numeri che misureranno le performance in relazione agli obiettivi prefissati e che ti daranno risposte alle domande:
- Come sta procedendo il prodotto?
- Sono state individuate aree di miglioramento? Se sì cosa è necessario fare per intervenire?
- Le azioni intraprese hanno dato risultati soddisfacenti? Se no, quali sono i punti critici prioritari? Posso prendere rapidamente decisioni reversibili ad alto impatto?
Il Product Manager sa utilizzare ogni tipo di feedback per ottimizzare il proprio processo decisionale e sa quali metriche lo aiutano per superare eventuali ostacoli lungo tale processo.
Immaginiamo di volere sapere i clienti sono soddisfatti della nuova release del prodotto. Quale metrica ci aiuta a capire se ci sono decisioni strategiche da prendere nel piano di azione? La metrica CSAT misura la soddisfazione del cliente sulla base di un sondaggio/questionario, su scala da 1 a 5. I risultati che otterrai ti aiuteranno a capire quali decisioni prenderle e con quali membri del team.
Perché non dovresti mai avere paura di prendere decisioni?
Sai perché la paura delle decisioni dovrebbe spaventarti? Perché quando non decidi sprechi tempo e denaro.
Nessuna decisione strategica, più o meno complessa, si compie da sola: il tempo scorre inesorabilmente e nel frattempo niente e nessuno ti aspetterà. Più tempo passa fra la decisione e l’azione e peggio sarà per il business e per il team: cosa succede mentre tu ti dibatti in quesiti amletici? Succede che il mercato continuerà la sua evoluzione, il processo procederà come impostato e il team avanzerà nel piano di azione settato.
Il tutto mentre tu rischi di restare bloccato. Paralizzato mentre provi ad analizzare tutti i dati disponibili, mentre continui a cercare nuove informazioni da elaborare e ti sforzi (invano!) di prevedere tutte le possibili conseguenze delle tue decisioni. Come uno scacchista che tenta di anticipare ogni possibile mossa dell’avversario. Quando, in realtà, l’unico avversario da battere è la paura di decidere che ti attanaglia.
Si tratta di un lusso che come Product Manager non puoi permetterti: il non decidere è di per sé la peggiore decisione che puoi prendere.
Conclusione: action plan su come prendere decisioni senza paura
Agisci con metodo e raziocinio, senza buttare tempo in decisioni non prioritarie (usa il Principio di Pareto), valutando le decisioni reversibili e le decisioni irreversibili e stabilendo le metriche decisionali che ti serviranno come guida.
Per concludere, ogni volta che senti che la paura di prendere decisioni sta prendendo il sopravvento sulla tua capacità di azione, puoi muovere lo stallo con un piano di azione che inizia con queste 3 domande:
- Questa decisione è davvero necessaria oppure ha un impatto trascurabile?
- Questa decisione è reversibile?
- Ho raccolto dati sufficienti e da fonti autorevoli in materia?