OKR e KPI: come differenziarli e ottimizzare le prestazioni aziendali

Differenze OKR e KPI esempi pratici

In questo articolo, voglio offrire una guida chiara e dettagliata per spiegare cosa sono i KPI, ovvero i Key Performance Indicators. Il mio obiettivo è aiutare chi si avvicina per la prima volta a questo argomento a comprendere non solo il significato dei KPI, ma anche il loro ruolo nel management aziendale e come possano essere utilizzati in modo efficace per migliorare le performance di un business. Mi rivolgo soprattutto a studenti o neofiti, quindi ho scelto un linguaggio semplice e accessibile, in modo che anche chi ha poca esperienza possa seguire facilmente ogni parte del contenuto e applicarne i concetti nella pratica.

L’articolo è strutturato per guidare il lettore in un percorso logico e graduale. Nella prima parte spiego cosa sono i KPI, fornendo una definizione chiara e illustrando il loro ambito di applicazione. I KPI sono strumenti fondamentali per misurare le prestazioni aziendali e possono essere usati in moltissimi contesti: dal monitoraggio delle vendite alla valutazione delle strategie di marketing, fino all’analisi delle attività operative e al controllo di qualità.

Successivamente, entro nel merito dei principi fondamentali su cui si basa il funzionamento dei KPI. Mi concentro su tre aspetti chiave: la specificità, la misurabilità e la rilevanza. Per ciascuno, fornisco esempi concreti per mostrare come questi principi vengano applicati nella gestione quotidiana di un’impresa. Capire questi concetti è essenziale per costruire indicatori davvero efficaci e pertinenti rispetto agli obiettivi dell’organizzazione.

La seconda parte dell’articolo è dedicata all’utilizzo dei KPI nel management aziendale. Qui descrivo in che modo i KPI possano essere sfruttati in maniera strategica dai professionisti per allineare le attività operative agli obiettivi più ampi dell’azienda. Offro anche alcuni esempi pratici di KPI comunemente utilizzati, per rendere ancora più chiaro come questi strumenti supportino la pianificazione e il processo decisionale.

Parlo poi dei vantaggi e degli svantaggi legati all’uso dei KPI. Tra i benefici principali, evidenzio la possibilità di disporre di dati oggettivi e verificabili per guidare le scelte aziendali. Tuttavia, non ignoro i rischi: ad esempio, una gestione eccessivamente focalizzata su metriche sbagliate o non rilevanti può portare a decisioni poco efficaci o fuorvianti.

Infine, offro una serie di linee guida pratiche su come scegliere i KPI più adatti alle esigenze del proprio business. Spiego come la scelta debba dipendere da diversi fattori, tra cui il settore di attività, gli obiettivi strategici e le risorse disponibili. L’idea è fornire un criterio chiaro per selezionare solo quegli indicatori che abbiano un vero impatto sulle performance aziendali e che aiutino concretamente a prendere decisioni migliori.

Nel corso dell’articolo, utilizzerò in modo naturale le parole chiave “KPI cosa sono” e “KPI management”, così da garantire una comprensione completa e pratica dell’argomento trattato. Il mio intento è che ogni lettore possa acquisire una base solida da cui partire per applicare i KPI nel proprio contesto lavorativo o di studio.

KPI cosa sono?

Non ho intenzione di dilungarmi troppo su cosa sono i KPI perché ho recentemente approfondito l’argomento, analizzando anche alcuni KPI esempi sui migliori indicatori di prodotto. In ogni caso, ritengo utile ripassare sommariamente le basi per arrivare più preparati al punto focale dell’articolo, del resto non si può sfruttare al massimo qualcosa che non sia stato in precedenza definito e capito a fondo.

L’acronimo KPI, che sta per Key Performance Indicator, indica un indicatore chiave di prestazione utilizzato per misurare e monitorare il progresso verso un obiettivo specifico. Si tratta di uno strumento essenziale per capire se ciò che si sta facendo sta realmente portando risultati, ed è applicabile in qualsiasi tipo di organizzazione, indipendentemente dal settore o dalla dimensione.

Una cosa che ritengo fondamentale chiarire, soprattutto per chi è alle prime armi, è che un KPI non ha valore assoluto: il suo significato dipende sempre dal contesto in cui viene usato e dall’obiettivo che si vuole raggiungere. Proprio per questo, i KPI possono essere strutturati su più livelli, a seconda dell’area che si intende analizzare:

• Macro Level: a questo livello i KPI servono per monitorare l’intera organizzazione. Sono legati a obiettivi strategici generali, come la crescita del fatturato, la quota di mercato o la soddisfazione globale del cliente.

• Medium Level: qui si parla di KPI usati da dipartimenti specifici o team di lavoro. Un team marketing, ad esempio, potrebbe monitorare il tasso di conversione di una campagna pubblicitaria o il costo per lead.

• Specific Level: infine, a livello più dettagliato, i KPI possono riguardare il singolo collaboratore. In questo caso, servono per valutare le performance individuali, come il numero di task completati, la puntualità nelle consegne o la qualità del lavoro svolto.

Questa suddivisione per livelli aiuta a mantenere coerenza e allineamento tra gli obiettivi strategici dell’azienda e le attività operative di ogni singolo attore coinvolto, dal management ai singoli dipendenti.

Anche le tipologie di obiettivi sono trasversali e possono essere relative alla crescita finanziaria del business, oppure alla fidelizzazione dei clienti, o ancora alla soddisfazione degli stakeholders. Avremo modo di entrare nei dettagli e di capire le applicazioni pratiche analizzando i successivi KPI esempi pratici.

KPI definizione

Niente di meglio che prendere a prestito la definizione di una fonte autorevole per fissare un concetto.

Definizione KPI Investopedia: “Key performance indicators (KPI) gauge a company’s output against a set of targets, objectives, or industry peers”.

Gli elementi del KPI sono quindi indicatori, intesi come dati quantitativi (non qualitativi) che misurano il progresso di un processo verso un obiettivo. Come si realizza la misurazione dell’efficacia del processo? Analizzando i dati di input e confrontandoli con l’output.

Per dimostrare la neutralità dell’indicatore in sé stesso, ecco un esempio di KPI. Voglio misurare il tasso di apertura delle e-mail durante una campagna di e-mail marketing. L’indicatore di misurazione è l’open rate in relazione al numero totale di invii effettuati.

Su 2000 e-mail inviate (input), 700 sono state aperte (output), con un open rate del 35%. Tale dato in sé e per sé non è né positivo, né negativo, ma semplicemente quantifica in modo neutro il processo. Per capire se il tasso di open rate del 35% è un successo oppure un fallimento, dobbiamo fare riferimento all’obiettivo strategico che ci siamo prefissati.

OKR cosa sono?

Ho recentemente dedicato una guida a cosa sono gli OKR e non è mia intenzione ripetermi. Ritengo sia sufficiente, prima di entrare nel merito delle differenze fra OKR e KPI, fissare soltanto i concetti chiave. In ogni modo, se hai tempo ti lascio questo link nel quale puoi ascoltare direttamente dal guru John Doerr cosa sono gli OKR.

OKR, acronimo di Objectives and Key Results, è un framework strutturato per la definizione e il raggiungimento degli obiettivi. L’ho trovato particolarmente utile per tradurre una visione strategica in azioni concrete, che siano misurabili e condivise da tutto il team.

Ogni OKR è composto da due elementi fondamentali:

• L’Objective (O) rappresenta l’obiettivo principale, espresso in forma qualitativa. È unico e descrive dove si vuole arrivare. Deve essere chiaro, ispirante e sfidante, ma allo stesso tempo comprensibile per chiunque all’interno dell’organizzazione.

• Le Key Results (KR), invece, sono le tappe intermedie che segnano il progresso verso quell’obiettivo. Sono da 3 a 5 per ogni Objective, e hanno la caratteristica di essere quantificabili, verificabili e specifiche.

Questa combinazione permette di orientare il lavoro quotidiano verso un traguardo comune, mantenendo sempre tracciabilità e chiarezza sullo stato di avanzamento. È proprio questo equilibrio tra ispirazione (Objective) e concretezza (Key Results) che rende gli OKR così efficaci in contesti dinamici e orientati alla crescita.

OKR formula

Per scrivere correttamente un OKR si può fare riferimento a una formula traducibile sotto forma di dichiarazione di intenti, indicando cosa si vuole fare e come si procederà per farlo. Ad esempio:

O = Migliorare le prestazioni del sito Web

• KR (1): avere un tempo massimo di risposta pari a 1 secondo
• KR (2): abbassare il tasso di rimbalzo al 35%
• KR (3): posizionare 3 parole chiave

Differenze OKR e KPI esempi pratici

Dopo aver chiarito cosa sono i KPI e aver ripassato come si struttura un OKR, è il momento giusto per concentrarci sulle differenze tra questi due strumenti e, soprattutto, sul motivo per cui integrarli all’interno della stessa strategia può fare davvero la differenza.

I KPI sono utili quando abbiamo a che fare con processi consolidati: ci servono per misurare le performance e l’output in situazioni che conosciamo già. Sono numeri che ci dicono come stanno andando le cose rispetto a standard o obiettivi già definiti. Con i KPI possiamo valutare l’efficienza di una campagna marketing, la produttività di un team, la qualità di un servizio clienti.

Gli OKR, invece, guardano più in là. Ci aiutano a definire traguardi ambiziosi, anche nuovi, che magari non abbiamo mai raggiunto prima. Mentre i KPI descrivono lo stato attuale, gli OKR ci danno una direzione da seguire: ci indicano dove vogliamo arrivare e come possiamo sapere se ci stiamo riuscendo.

Quindi, mentre con i KPI teniamo sotto controllo il presente, con gli OKR costruiamo il futuro. È questa complementarità che li rende una coppia vincente nella gestione per obiettivi.

Quando integriamo OKR e KPI, costruiamo un sistema solido ma flessibile, in cui:

• i Key Results ci aiutano a dare priorità alle azioni davvero strategiche;

• i KPI diventano strumenti di misurazione concreti, legati direttamente agli obiettivi che vogliamo raggiungere.

Insieme, OKR e KPI formano un unico linguaggio strategico, capace di unire visione, misurazione e miglioramento continuo. Un vero alleato per ogni professionista o team che voglia evolvere con metodo e consapevolezza.

OKR e KPI non sono affatto alternativi, ma perfettamente complementari.

OKR e KPI esempi pratici di allineamento

Facciamo il caso che all’interno di un’azienda commerciale due diversi Team stiano lavorando sul medesimo processo finalizzato al monitoraggio e all’eventuale implemento del “numero di lead generati al mese”.

Il Team A (Reparto Marketing) usa tale riferimento come Key Results

Il Team B (Reparto Sales) lo utilizza come KPI, avendo come indicatore una soglia minima di lead

Affinché l’allineamento complementare  del processo funzioni, l’obiettivo del Team A dovrà essere sufficientemente ambizioso. Se non lo è il KR non si integra nell’obiettivo aziendale più grande che è quello di favorire la conversione finale ovvero la vendita.

Nella stessa azienda il budget mensile viene usato dal Team Management in ottica finanziaria e dal Team Sales in ottica incentivo di vendita.

Il Team Management ha fissato in > 40.000 € il fatturato (KPI) per rispettare la marginalità mensile (KR)

Il Team Sales ha stabilito in 35.000 € il fatturato (KR) per stare in media con l’obiettivo annuale (O).

I due team sono disallineati. Poiché uno dei principi fondanti della Metodologia OKR è la trasparenza nella comunicazione, sulla base del quale tutti conoscono gli OKR di tutti, si può rapidamente e preventivamente intervenire. I due gruppi di lavoro si confrontano e rivedono le proprie strategie, individuando e rimuovendo gli ostacoli nel percorso di compromesso.

KPI esempi pratici

Usare un sistema di gestione per obiettivi in modo efficace non significa solo sapere cosa sono i KPI o come si costruiscono gli OKR. Quello che davvero fa la differenza è la scelta consapevole e mirata delle metriche giuste, ovvero la capacità di individuare i KPI più rilevanti rispetto al contesto specifico in cui si opera.

I KPI, infatti, non hanno valore se non sono funzionali agli obiettivi reali dell’organizzazione. Ogni indicatore deve essere selezionato in base alle esigenze contingenti, ai bisogni concreti del business, al comportamento dei clienti, e persino al grado di coinvolgimento e soddisfazione dei collaboratori.

Per questo, quando scelgo i KPI da utilizzare in un progetto o in una strategia, parto sempre da una domanda fondamentale: “Cosa devo davvero sapere per migliorare le mie decisioni?”. Solo dopo aver chiarito questa risposta ha senso andare a definire le metriche.

Dal momento che i KPI possono variare molto in base all’ambito di applicazione, ho deciso di raccogliere le tipologie principali e proporre per ciascuna esempi pratici, così da offrire un quadro utile e immediatamente applicabile a chi vuole iniziare a utilizzare questi strumenti con efficacia.

KPI esempi pratici per vendita

• SQL generate: numero di contatti qualificati pronti per la vendita.

• Valore contratti firmati/mese: somma in euro dei nuovi contratti conclusi in un mese.

• Tasso di conversione: percentuale di lead che diventano clienti.

• Costo per SQL: spesa media per ottenere un lead qualificato.

KPI finanziari esempi

• Margine di profitto lordo o netto
• OCF (Operating Cash Flow)
• Crediti attivi o debiti
• GIR (Growth In Revenue) ovvero crescita in termini di entrate

KPI clienti esempi

• Clienti mantenuti: numero di clienti rimasti attivi in un certo periodo.

• Tasso di abbandono: percentuale di clienti persi nello stesso periodo.

• NPS (Net Promoter Score): punteggio che misura la soddisfazione e la fedeltà dei clienti.

• LTV (Lifetime Value): valore economico totale che un cliente genera nel tempo.

KPI aziendali esempi

• Tempo medio per obiettivo: giorni medi per completare un’attività.

• Soddisfazione dipendenti: punteggio medio ottenuto da sondaggi interni.

• Tasso di abbandono: percentuale di dipendenti che lasciano l’azienda.

KPI esempi pratici per Web marketing

• Visite mensili al sito: numero di accessi al sito web ogni mese.

• Post pubblicati: contenuti creati su social o blog ogni settimana/mese.

• MQL (Marketing Qualified Leads): contatti qualificati generati dal marketing.

• Tasso di conversione social: percentuale di utenti che compiono un’azione dopo una campagna.

• PPC/ROI annunci: costo per clic e ritorno sull’investimento delle campagne a pagamento.

OKR e strategia degli obiettivi

Come per i KPI anche per gli OKR non dobbiamo mai perdere di vista l’aspetto strategico. Il che, come detto, vuol dire individuare l’obiettivo da perseguire e la metrica da misurare per avvicinarci all’obiettivo.

Sapere cosa misuriamo e soprattutto perché lo stiamo facendo è determinante. Viceversa, provare a misurare tutto e “buttare dati” a caso è, nella migliore delle ipotesi, una distrazione di risorse.

Se l’Objective è la meta (e lo è!) in linea di principio avrà una valenza qualitativa e non quantitativa. Viceversa i Key Results, che segnano le tappe di avvicinamento, devono sempre contenere un dato che permette di capire se e quanto ci stiamo avvicinando al traguardo. I KR sono specifici, misurabili e limitati nel tempo.

Ancora una volta: l’impatto positivo sarà tanto maggiore quanto più ponderata è la scelta del numero che si inserisce nel Key Result.

Esempi su come scrivere OKR

O = soddisfare i nostri clienti

• KR (1): raccogliere il feedback di almeno 20 clienti al mese
• KR (2): alzare il tasso di fidelizzazione dei clienti >90%
• KR (3): mantenere un NPS (Net Promoter Score) non inferiore a 9

O = rafforzare la cultura aziendale

• KR (1): implementare il ciclo di feedback tramite sondaggi a cadenza settimanale
• KR (2): fissare a 8/10 il punteggio minimo di soddisfazione dei dipendenti/collaboratori
• KR (3): lanciare un nuovo programma di tutoraggio entro la fine del secondo trimestre di ogni anno

O = migliorare il blog aziendale

• KR (1): avere almeno 50 nuovi post pubblicati ogni bimestre
• KR (2): realizzare almeno 5 post a trimestre con interviste a esperti di settore
• KR (3): arrivare a 2.000 iscritti alla Newsletter entro il prossimo semestre

O = lanciare un nuovo prodotto di successo

• KR (1): completare gli aggiornamenti del sito Web relativi al nuovo prodotto
• KR (2): finalizzare le schede tecniche e le informazioni per la rete di vendita
• KR (2): collaborare con il marketing per sviluppare le specifiche tecniche da promuovere
• KR (3): realizza un pre-lancio per top clients e partner

Come scrivere un OKR strategico

In questo ultimo capitolo voglio soffermarmi su un aspetto che considero davvero cruciale: l’importanza dell’approccio con cui ci si avvicina alla misurazione. La domanda da porsi non è semplicemente “Quali dati ho a disposizione?”, ma piuttosto “Cosa voglio davvero misurare?”. Saper individuare la metrica che ha un impatto reale, quella che conta davvero per il proprio obiettivo, fa tutta la differenza.

Non esiste una metrica universale valida per tutti. La scelta dipende sempre da dove vogliamo arrivare. È il punto di arrivo che dà senso al percorso: prima definisco l’obiettivo, poi seleziono quale metrica voglio influenzare, e infine disegno le azioni necessarie per ottenere quel cambiamento.

In questo senso, gli OKR si dimostrano uno strumento estremamente efficace, soprattutto per chi lavora nel mondo della gestione prodotto. Il Product Manager, in particolare, è abituato a ragionare in termini di impatto misurabile, partendo dalla metrica che vuole muovere e solo dopo progettando le funzionalità necessarie. È un cambio di prospettiva che mette al centro l’obiettivo strategico, anziché la semplice esecuzione. Ed è proprio questa mentalità che permette di trasformare i dati in leve di crescita reale.

Conclusione su OKR e KPI esempi pratici di strategia

Chiudo questo percorso con un esempio concreto di OKR formulato secondo un pensiero strategico, come sono solito fare quando voglio affrontare un problema complesso e definire una direzione chiara.

Analizzando i dati a mia disposizione, ho osservato che il numero di lead lavorati è aumentato, ma a questo incremento non è seguita una crescita del tasso di conversione. Anzi, il tasso di chiusura delle trattative è addirittura calato. Non ho ancora identificato la causa precisa di questo calo, ma so con certezza che il mio indicatore chiave deve essere il tasso di conversione.

Dopo aver fatto alcune valutazioni, mi rendo conto che un miglioramento del 15% su questo KPI potrebbe generare un impatto estremamente positivo sui risultati finali. Ecco quindi il mio OKR impostato con approccio strategico:

Objective:
Migliorare l’efficacia del processo di conversione commerciale per aumentare le vendite

Key Result 1:
Aumentare del 15% il tasso di conversione lead-to-client

A partire da questo obiettivo e dal primo Key Result, organizzo il mio lavoro secondo un principio chiave: ogni azione è un’ipotesi da testare, un passo da validare sul campo. Per questo motivo:

• Focalizzo l’attenzione esclusivamente sul dato scelto e metto da parte gli indicatori secondari che potrebbero generare distrazione

• Definisco in anticipo le attività e le iniziative da realizzare, così da trasformare le intuizioni in azioni concrete

• Valuto ogni attività sulla base della sua capacità di contribuire al Key Result

Ecco alcune azioni mirate che ho deciso di implementare:

• Segmentare i lead che hanno registrato un tasso di conversione superiore alla media, per identificare pattern e comportamenti comuni

• Pianificare un incontro one-to-one settimanale con ciascun commerciale della rete vendita per raccogliere insight qualitativi dai diversi segmenti di target

• Produrre almeno un tutorial al mese con domande e risposte mirate, per aiutare i clienti a chiarire i dubbi prima del contatto diretto

• Ridurre il tempo di contatto post lead generation a meno di 24 ore, così da intercettare i lead nel momento di massimo interesse

Questo OKR non è solo una lista di attività operative: è un vero e proprio sistema di apprendimento guidato da un obiettivo misurabile, in cui ogni step è finalizzato a generare valore e conoscenza. Ed è proprio in questo modo che, nella mia esperienza, gli OKR diventano uno strumento potente di trasformazione aziendale.

 

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