OKR cosa sono? 8 punti sugli Objectives and Key Results

In questa guida mi dedico all’approfondimento di una strategia di management aziendale: gli OKR. Prima di iniziare vorrei mettere in chiaro cosa puoi aspettarti dalla lettura. Punto per punto procederemo non soltanto a capire gli OKR cosa sono, ma andremo ad analizzare le seguenti tematiche:

Caratteristiche della metodologia Objective and Key Results
Applicazioni e vantaggi OKR
Come raggiungere un obiettivo OKR > Esempi

OKR cosa sono – Origini

Per capire cosa sono gli OKR, fissiamo esattamente cosa significa OKR e quali sono le origini di tale metodologia.

OKR significato – L’acronimo di Objectives and Key Results identifica un framework usato per produrre allineamento a livello di organizzazione e a livello di team di lavoro, fino ad arrivare al singolo individuo.

Sai a chi dobbiamo la creazione del framework OKR? A Andy Grove, uno dei fondatori di Intel Corporation (della quale è stato a lungo anche CEO). Sotto la sua guida Intel ha avviato il passaggio dai chip ai microprocessori, con il risultato di aumentare la potenza del PC e diminuirne a tal punto il costo da renderlo un bene di consumo onnipresente. A tutto vantaggio dei ricavi che, sotto la direzione di Grove, sono passati da $ 1,9 miliardi di USD a $ 26 miliardi di USD.

Tali numeri sono, senza dubbio, il risultato di competenze professionali e di una visione fuori dal comune, ma se una parte del merito la ascriviamo al metodo di Grove, allora capire OKR cosa sono è ancora più stimolante.

OKR cosa sono? Sono i post-it sullo schermo del tuo computer o sulla bacheca dell’ufficio che fissano le domande alle quali provi a dare risposta: quale è la meta, come ci arrivo, quanto manca.

OKR cosa sono – Metodologia

Il metodo di allineamento OKR si base su una struttura a 3 livelli: per ogni Objective (O) ci sono minimo 3 massimo 5 Key Results (KR) e relative metriche di misurazione.

Scomponendo il concetto di OKR cosa sono:

gli Objectives sono la destinazione, la meta o l’ambizione da raggiungere
i Results sono la direzione da seguire, le tappe intermedie

Ecco, invece, cosa non sono gli OKR:

Non sono un bersaglio da colpire
Non sono uno strumento per definire un bonus
Non sono un mezzo di valutazione delle persone del Team

Considerazioni sul Metodo OKR

Al termine di questa prima parte introduttiva, mi soffermo sui punti che emergono finora con maggiore evidenza nel Metodo OKR.

Numero limitato di obiettivi: fissare un numero di obiettivi è un atto di onestà intellettuale e di consapevolezza delle proprie risorse. Ogni volta che assumiamo un impegno, dicendo “Sì” a un progetto, stiamo decidendo di non allocare il nostro impegno e la nostra concentrazione in qualcos’altro. Se ci sforziamo di focalizzarci su tutto, alla fine non riusciremo a concentrarci bene su nulla.

“Il principale strumento che un OKR dovrebbe fornire è la concentrazione. E ciò accade soltanto se manteniamo basso il numero di obiettivi” (cit. Andrew Grove)

Trasparenza: essendo un framework di allineamento condiviso, gli OKR sono trasparenti a ogni livello del processo di lavoro e dell’organizzazione. Ogni individuo può connettere il proprio obiettivo a un obiettivo aziendale, coordinandosi con altri team. Per farlo è richiesto un sistema funzionale di informazione.

Libertà: essendo completamente svincolati dal concetto di prestazione e di valutazione, gli OKR superano il tradizionale principio di revisione e mirano piuttosto alla gestione continua, lasciando al contempo piena libertà nelle ambizioni. Il metodo OKR prevede la totale libertà di fissare mete ambiziose e contempla anche la possibilità di fallire.

OKR cosa sono – Applicazioni pratiche

Gli ambiti di applicazione di OKR sono diversificati. Del resto, avendo analizzato gli OKR cosa sono e dopo averli definiti come un “framework di allineamento e di crescita strategica” (sia per l’individuo che per l’organizzazione), è logico che tutte le aziende che utilizzano le metodologie agili, come ad esempio Agile Project Management, vi facciano ricorso.

Le aziende di nuova generazione, fra le quali Airbnb, Facebook, Google e Spotify (tanto per citare i giganti a livello globale), usano tale framework nei processi di gestione per definire “What” and “How”.

L’Objective è la missione, l’ambizioso obiettivo che risponde alla domanda “Cosa?”.
I Key Results sono le tappe intermedie, misurabili e necessarie, per giungere al traguardo e rispondono alla domanda “In quale modo?”.

Tale struttura può essere declinata dall’alto verso il basso: prima si definiscono gli obiettivi e i risultati aziendali, poi quelli del Team e infine quelli del singolo individuo coinvolto nel processo. A ogni stadio deve essere garantita la massima trasparenza e condivisione.

Team, collaboratori e Project Owner (ruolo che può essere svolto dal CEO, dal manager incaricato, o dal team leader) si accordano sugli OKR:

Fissano l’Objective e stabiliscono quali Key Results servono per tagliare il traguardo e in quale modo ci si impegna ad attuarli.
Procedono in autonomia e con l’auto-gestione durante l’intero svolgimento del processo.
Programmano eventuali follow-up intermedi di allineamento.
Misurano il raggiungimento dell’Objective.

OKR cosa sono – Caratteristiche

Qui di seguito andiamo a delimitare più nello specifico le caratteristiche degli Objective and Key Results.

Se misuriamo l’Objective in una scala da 1 a 100, già il raggiungimento del 70/80% può considerarsi (mediamente) un ottimo traguardo. In questa ottica, dobbiamo valutare il margine che ci separa dal pieno raggiungimento dell’obiettivo come la nostra occasione di crescita. Se centriamo il 100% dell’obiettivo, potrebbe significare che abbiamo settato una missione non sufficientemente ambiziosa, oppure che abbiamo settato un Committed OKR (ne parliamo più sotto).

I Key Results, misurati con numeri e dati reali, devono essere raggiunti al 100%, dal momento che rappresentano le milestones di lavoro e rendono manifesto se la strada fatta è nella giusta direzione e a che punto esatto si trova ogni team/collaboratore.

Ti propongo un recap logico-cognitivo relativamente alle evidenze fin qui emerse sulla metodologia OKR.

Inizia dalla fine: in OKR prima stabilisco l’obiettivo e successivamente indico i Key Results. L’Obiettivo mi dà la direzione e mi obbliga a pianificare le azioni e i task da completare, in relazione alla meta prefissata.
Allinea la visione: la condivisione fra i diversi livelli dell’organizzazione e la completa trasparenza degli OKR previene problematiche collegate alla mancanza di comunicazione o all’inefficienza della medesima.

In particolare l’allineamento impedisce agli individui di interrompere il flusso di lavoro, poiché ognuno sa esattamente a che punto si colloca il proprio lavoro e quello degli altri in relazione all’obiettivo.

Mi soffermo su questo aspetto e lo chiarisco con un esempio pratico.

Nel trimestre in corso l’Objective della squadra è rifare il sito ottimizzandolo lato SEO, il web designer potrebbe avere come task (Key Results) quello di completare la User Interface. Ne consegue che a nessun membro del Team verrebbe mai in mente di andare a disturbarlo per progettare di sistemare la Landing Page dell’e-commerce.

OKR cosa sono – Tipologie

Abbiamo accennato ai Committed OKR. Si tratta di una delle due tipologie principali di Objectives and Key Results. L’altra è quella degli Aspirational OKR.

Committed OKR: cosa sono?

I Committed OKR sono relativi a impegni concordati da raggiungere alla fine di un ciclo. L’Objective in questa tipologia di OKR non implica l’assunzione di rischi superiori alle capacità del Team e delle persone impegnate. In ogni caso, per quanto la squadra sia chiamata a non allontanarsi troppo da ciò che conosce bene, senza correre i rischi derivanti dall’abbandono della propria zona di comfort, i Key Results devono comunque avere un impatto di cambiamento positivo.

La percentuale di successo dovrebbe essere quanto più prossima al 100%.
Le risorse impegnate dovrebbero essere commisurate all’assolvimento dell’impegno.
Gli OKR Committed dovrebbero rientrare nell’ambito del miglioramento continuo.
Quando l’Objective del Committed OKR è raggiunto e il risultato ottenuto è percepito dal Team come un elemento del Business As Usual, l’OKR cessa di essere tale.

Aspirational OKR: cosa sono?

Gli OKR aspirazionali riguardano un’ambizione di cambiamento che ci spinge ad arrivare dove nessuno è arrivato prima. Per tale motivo sono detti anche Moonshots, perché come disse Norman Vincent Peale: “Shoot for the Moon. Even if you miss, you’ll land among the stars”.

Gli Aspirational OKR non hanno un percorso chiaro, in quanto non si ha una reale conoscenza delle risorse necessarie per arrivare a una meta mai raggiunta. Il che non significa non avere una direzione: puntare un obiettivo fuori portata non ha alcun senso e comporta soltanto uno spreco di energia. Viceversa porsi come traguardo qualcosa di difficile, ma non completamente impossibile, è fonte di ispirazione per una spinta costante di tutta l’organizzazione verso nuovi orizzonti.

“Se stabilisci un obiettivo folle e ambizioso e lo manchi, avrai ottenuto comunque qualcosa di straordinario” (cit. Larry Page)

Gli Aspirational OKR possono essere a lungo, oppure a lunghissimo termine e comportano un tasso di fallimento commisurato alla grandezza dell’ambizione. Raggiungere un progresso pari al 65/70% rappresenta già un successo, purché tale risultato sia ottenuto con la massima spinta di ogni elemento coinvolto. Significa che il 65% dovrà essere percepito dalle persone come il nuovo 100%: soltanto in questo modo si otterrà il miglior progresso possibile.

OKR cosa sono – Punti di forza

Rispetto ai metodi tradizionali di management, gli OKR mostrano alcuni punti di rottura, o per meglio dire dei punti di forza.

Fiducia: l’autogestione dei membri del Team e dell’organizzazione è una delle caratteristiche del Metodo OKR già ispezionate. Incentivare la collaborazione fra i membri del Team significa delegare le responsabilità in totale fiducia, affinché le persone in autonomia cooperino per il raggiungimento dell’obiettivo più grande.
Flessibilità: in uno scenario in continuo divenire anche le organizzazioni aziendali devono adottare soluzioni flessibili e strategie di adattamento, senza restare imbrigliate in obiettivi a termine troppo lungo. Gli OKR, su base trimestrale, permettono di reggere il passo rispetto alle sopraggiunte esigenze e alle nuove sfide del mercato.
Comunicazione trasparente: la chiarezza di intenti e la totale trasparenza nella comunicazione agevolano la coenza della strategia aziendale e della gestione organizzativa.

Parlando dei punti di forza degli OKR, John Doerr li sintetizza nell’acronimo F.A.C.T.S.:

Focus: gli OKR mettono a fuoco una serie ridotte di priorità, selezionate con cura, alzando la concentrazione del Team.
Alignment: gli OKR favoriscono l’allineamento degli obiettivi, in base alle priorità e allo scopo finale, a vari livelli di organizzazione.
Commitment: gli OKR si basano su un livello di impegno insieme individuale e collettivo di tutte le parti coinvolte.
Tracking: gli OKR offrono al Team e all’organizzazione l’occasione di monitorare i propri progressi verso un obiettivo e di capire in anticipo quando è il caso di cambiare tattica.
Stretching: gli OKR sono così flessibili da superare il concetto di BAU (“Business As Usual“) e da consentire di apportare cambiamenti significativi e continui.

Ho citato John Doerr e colgo l’occasione per suggerirti un suo ottimo libro sugli OKR: “Rivoluzione OKR. Scopri il metodo degli obiettivi e risultati chiave, per misurare quello che conta davvero” (per la scheda di approfondimento clicca qui).

Raggiungere un obiettivo OKR: esempi

Facciamo adesso un po’ di pratica e vediamo in quale modo ciò che sappiamo degli OKR si traduce in esempi concreti. Ho scelto diverse tipologie di obiettivi per fare capire quanto flessibili siano gli OKR e come siano applicabili a diversi ambiti non solo economici e produttivi.

Esempio OKR settore pubblico

La Città di Utopia ha settato un obiettivo a livello di collettività: “raggiungere la sostenibilità delle finanze pubbliche”. Per tagliare un traguardo così ambizioso, i governanti di Utopia scelgono alcuni Key Results misurabili. Ecco come si presenta il loro OKR:

O = Sostenibilità delle finanze pubbliche.

KR (1) = Ridurre lo scostamento fra budget complessivo e spese dall’11% al 5%.

KR (2) = Investire il 95% delle risorse stanziate per progetti entro la fine dell’anno fiscale.

KR (3) = Spendere il 95% delle risorse provenienti dalle sovvenzioni del precedente anno fiscale.

Esempio OKR aziendale

Greenshoes è un marchio di scarpe, con produzione sostenibile. La missione aziendale è quella di “fare ottimi prodotti nel miglior modo possibile”. Nello sforzo per la sostenibilità ambientale, l’azienda decide di produrre calzature a 0% Carbon Footprint. Per tale motivo, hanno redatto il seguente OKR:

O = Produrre la minore impronta carbonica possibile nella nostra industria.

KR (1) = Catena di fornitori e infrastrutture di spedizione 100% zero rifiuti.

KR (2) = Pagare il 100% di compensazione per tutte le emissioni di anidride carbonica calcolate.

KR (3) = 25% del materiale usato è compostabile.

KR (4) = 75% del materiale usato è biodegradabile.

Esempio OKR settore culturale

Facciamo il caso che l’ufficio marketing di un museo voglia aumentare la base di visitatori. L’analisi del pubblico rivela che il target è composto per la maggior parte da persone sopra i 50 anni, mentre quelli sotto i 30 anni rappresentano appena il 15%. Per invertire questa tendenza, provano a usare questo OKR.

O = Attrarre visitatori più giovani.

KR (1) = Aumentare del 100% la nostra campagna di iscrizione per membri Under 30.

KR (2) = Acquisire menzioni sugli accounts di 5 influencers Instagram locali.

KR (3) = Ottenere una percentuale di risposta del 25% da una campagna postale diretta a diversi codici di avviamento postale geolocalizzati.

KR (4) = Attirare almeno 75 non iscritti al mese agli eventi degli artisti.

Esempio OKR personale

Gli OKR possono essere usati anche per obiettivi di tipo personale. Facciamo il caso che una persona decida di volere arrivare a correre 10 Km dopo un lungo periodo di inattività.

O = Correre 10 Km in meno di 50 minuti entro Maggio.

KR (1) = Andare a correre 3 volte alla settimana per almeno 30 minuti.

KR (2) = Aumentare la distanza percorsa di 1,5 Km ogni settimana.

KR (3) = Aumentare la velocità di 3 secondi al Km ogni settimana.

OKR cosa sono – Conclusioni

Se mi hai seguito fino a questo punto vuol dire che gli OKR hanno fatto presa sulla tua mente, grazie alle loro caratteristiche e ai vantaggi che offrono e che ti riassumo brevemente:

Cooperazione: quando l’obiettivo è chiaro è più facile comunicarlo. Ciò favorisce sia l’autogestione, che rende il collaboratore autonomo e responsabile, sia la collaborazione fra i vari membri del Team.
Ambizione: con l’Objective puntiamo alla Luna per atterrare fra le stelle.
Zero fallimento: i Key Results intermedi, che puntano nella direzione del macro obiettivo, sono comunque un successo per l’intero Team indipendentemente dal traguardo finale, dal momento che ogni Milestone raggiunto è un risultato ottenuto.
SMART: i Key Results sono sempre SMART, ovvero Specific (Specifici), Measurable (Misurabili), Achievable (Raggiungibili), Realistic (Realistici) e Time-bound (a scadenza).

Infine, per quanto riguarda la loro efficacia è ancora più rimarcabile, in quanto del tutto indipendente dal sistema convenzionale di premio/punizione. Gli OKR non sono uno strumento di valutazione delle performance, ma una bussola condivisa che aiuta a rendersi conto se si sta seguendo una direzione comune e se quella direzione è giusta.

In conclusione, gli OKR hanno obiettivi che incoraggiano l’individuo e il gruppo a mettersi in gioco, nell’ottica di un miglioramento continuo e con la mente sgombra dalla paura del fallimento e delle penalizzazioni ad esso conseguenti.