Indici di performance aziendale: caratteristiche KPI ed esempi
Settare gli indici di performance aziendale consente al manager di verificare al bisogno se e in quale misura gli obiettivi strategici sono stati raggiunti. Per tale motivo torno a parlare degli indicatori KPI (Key Performance Indicators) facendo focus su come realizzare una misurazione efficace delle attività svolte e dei processi attuati in funzione dell’obiettivo aziendale.
Se il processo funziona, posso dare continuità all’azione e, se opportuno, implementarla. Se il processo non risponde come previsto, dovrò mettere in atto soluzioni correttive per migliorarlo.
Indicatori KPI: cosa sono e perché servono?
Ho dedicato un approfondimento a cosa sono i KPI, acronimo inglese di Key Performance Indicators, ovvero indicatori chiave di prestazione. Ti invito a leggerlo per seguire lo sviluppo logico dal concetto, già espresso, di metrica utile a descrivere quanto e come ci si avvicina (o ci si scosta) da un obiettivo prefissato, ai key points sui quali mi concentrerò in questo articolo:
- gli indici di performance aziendale sono allineati con gli obiettivi aziendali (livello macro) e sono definiti all’inizio di ogni strategia, per poi essere valutati durante il processo al fine di monitorarne l’andamento;
- gli indicatori KPI includono un indicatore numerico esatto, motivo per il quale fra le caratteristiche KPI rientra anche la misurabilità e la raggiungibilità di detto obiettivo.
- gli indici di performance aziendale non sono numeri buttati a caso in un report, ma servono per stabilire che il processo sia sulla strada giusta.
Indici di performance aziendale: 3 parametri da misurare
Gli indicatori KPI sono scelti sulla base degli obiettivi, i quali a loro volta dipendono dalla qualità dei processi e dal settore dell’organizzazione. Tale livello di variabilità non deve indurre a pensare che i KPI siano totalmente soggettivi: per quanto si possa avere mano libera nella selezione delle metriche prestazionali, gli indici di performance aziendale fanno comunque riferimento a 3 parametri di base.
- Efficacia: per misurarla si scelgono indicatori atti misurare se l’output prodotto nei processi è congruo rispetto ai requisiti di partenza.
- Efficienza: la misurazione dell’efficienza richiede indicatori KPI relativi al costo finale del prodotto realizzato con il processo. Tale costo deve essere il più basso possibile rispetto al numero di risorse utilizzate e al tempo impiegato.
- Valore: la metrica da misurare serve a capire se il processo ha generato valore aggiunto per l’organizzazione. Con valore aggiunto si identifica la misura dell’incremento di valore realizzato con capitale e lavoro a partire dalle risorse iniziali. Tale aspetto riguarda anche il miglioramento nella comunicazione di detto valore aggiunto presso gli stakeholders strategici.
Caratteristiche KPI: il metodo SMART
Se da un lato il numero degli indici di performance aziendale spazia in un range da 3 a 10 (ma puoi sceglierne di più, o anche di meno), dall’altro è importante selezionare gli indicatori KPI utili e utilizzabili per misurare efficacia, efficienza, valore, qualità, sicurezza o qualsiasi altro parametro che rientri nel piano strategico aziendale.
Il product manager collabora a determinare il numero e la tipologia degli indicatori KPI da monitorare, perché conosce il processo della gestione del prodotto e sa quale sono i dati effettivamente necessari per la creazione di valore.
Per identificare le caratteristiche KPI puoi trarre spunto dal metodo SMART di definizione degli obiettivi aziendali. Nell’acronimo SMART ogni singola lettera definisce le caratteristiche di un obiettivo:
- Specific (specifico)
- Measurable (misurabile)
- Achievable (realizzabile)
- Relevant (rilevante)
- Time-based (basato sul tempo)
Caratteristiche KPI specifico
Metti a fuoco l’obiettivo, soltanto così potrai concentrare le energie sufficienti per raggiungerlo. Per essere specifico, l’obiettivo deve avere contorni chiari e definiti dalle risposte alle seguenti domande: “Cosa voglio fare?”; “Perché è importante?”; “Chi è coinvolto?”; “Quali risorse mi servono?”.
Caratteristiche KPI misurabile
Accertati di identificare sia gli indicatori di performance aziendali che possano essere espressi sotto forma di numeri, sia lo strumento idoneo per il monitoraggio in modo tale da misurare le prestazioni dell’organizzazione durante il processo.
Caratteristiche KPI realizzabile
Circoscrivi le tue ambizioni, commisurandole alle risorse e alle capacità. Per quanto l’obiettivo alzi l’asticella, mirando a un miglioramento e al conseguimento di valore, dovrà in ogni caso restare nei limiti della fattibilità.
Caratteristiche KPI rilevante
Se non è pertinente non è importante. Prima di dedicare risorse ed energie a perseguire un obiettivo, accertati che ne valga davvero la pena e che sia allineato con altri obiettivi strategici ad esso correlati. Per esempio potresti scegliere un KPI specifico, misurabile e realizzabile, ma non rilevante. Tale KPI si rivelerà inefficace e, in conclusione, inutile nell’ambito della strategia aziendale.
Caratteristiche KPI basato sul tempo
Fissa sempre una data di scadenza: avrai una deadline che scandisce il piano delle attività sia a breve che a lungo termine e potrai organizzare il tempo per priorità, senza perdere di vista l’obiettivo finale. La continuità del piano ti darà anche l’opportunità di misurare gli indici di performance aziendale secondo la periodicità più opportuna.
Categorie di indici di performance aziendale
Gli indicatori KPI sono i rilevatori che segnalano cosa sta funzionando, in quale misura e perché tale porzione del processo creerà valore.
Nella gestione per obiettivi, ragiono partendo dalla fine: prima stabilisco un obiettivo SMART e quindi pianifico una strategia per raggiungerlo, all’interno della quale inserisco dei rilevatori (i KPI) che fungono da alert.
Consigli per la lettura: se cerchi nuovi input sul Management By Objectives (MBO) ti suggerisco questo libro dall’illuminante sottotitolo “Come non usare un cacciavite per piantare un chiodo”.
A seconda del settore di attività e della missione dell’organizzazione posso utilizzare specifiche tipologie di KPI, selezionandoli fra le principali categorie:
- KPI generali = sono relativi al volume del processo
- KPI qualità = misurano la qualità dell’output sulla base di standard precisi
- KPI costo = metriche che segmentano i costi del processo
- KPI tempo = monitorano il tempo che trascorre dall’avvio del processo alla sua conclusione
All’interno di queste macro categorie ogni reparto aziendale (p. es. marketing, commerciale, finanziario, produzione) stabilirà i propri KPI sulla base degli obiettivi di vendita, delle campagne promozionali, di customer satisfaction etc.
Come usare gli indicatori di performance aziendali: esempi pratici
Per dimostrare in quale modo puoi servirti dei KPI porto qualche esempio pratico di come usare gli indicatori di performance aziendali. Supponiamo che tu abbia analizzato i canali di vendita: l’e-commerce mostra margini di miglioramento in termini di profitti (revenue) e di allargamento di portata della base clienti.
L’obiettivo è quindi impostare una campagna di online marketing efficace, in termini di costi e di conversioni di vendita. Quali KPI scelgo? Eccone 3 possibili:
- Volume del traffico/Lead generation: monitorando il rapporto fra il volume del traffico sul sito e la quantità di lead (contatti profilati) generati, cerco di capire in quale modo il coinvolgimento del pubblico si converte (o non si converte) in vendita.
- Click Through Rate (CTR): è un indicatore che mostra la percentuale di click in rapporto al numero di visualizzazioni dei singoli annunci in una campagna pubblicitaria on-line, fornendo una misura della sua efficacia.
- Cost Per Click (CPC): è il costo che vado a sostenere per ogni singolo click da parte dell’utente sull’inserzione promozionale a pagamento.
Esempi di indici di performance aziendale economico-finanziari
La stessa azienda presa a modello nel caso precedente può decidere di impostare una strategia di sviluppo economico-finanziaria, scegliendo alcuni indicatori KPI come:
- Crescita percentuale dei ricavi: è un indicatore di prestazione fondamentale per le aziende. Per calcolare il tasso di crescita in un anno, dovrai prendere il valore più recente, sottrarre il valore dei ricavi ad inizio del periodo considerato, dividere la cifra ottenuta per il valore iniziale e moltiplicare il tutto per 100. Se il numero ottenuto è positivo ho una crescita/sviluppo, se invece è negativo saranno necessarie delle azioni correttive in ambito sales e marketing.
Formula crescita percentuale
{[Valore ricavi finale – Valore ricavi iniziale] / Valore ricavi iniziale}*100
- Controllo delle spese: lo scopo è quello di attivare un indicatore di performance che rintracci eventuali sprechi di risorse finanziarie. Il report in oggetto dovrà contenere dati su profitti e perdite, basato su entrate/uscite, in un determinato arco temporale. Potrai così capire se e dove sono possibili tagli che generino un risparmio da investire nelle attività più vantaggiose.
- ROI (Return On Investment): è uno degli indicatori di performance più comuni perché fornisce il ritorno economico ottenuto da un investimento, come può essere la campagna di digital marketing dalla quale sono partito.
Formula ROI
Reddito Operativo (ovvero guadagno derivante dall’investimento fatto) / Capitale investito.
Indici di performance aziendale: 3 best practices
Prima di concludere, voglio lasciarti degli spunti per fissare gli obiettivi aziendali in modo smart, cosicché il processo ne tragga il massimo beneficio possibile.
- L’obiettivo è specchio della strategia
L’obiettivo e i relativi indicatori KPI sono gli uni riflesso dell’altro e tutti e due specchiano le esigenze dell’azienda e la sua mission statement. Se la visione complessiva è poco lungimirante o approssimativa, avrai obiettivi scadenti dettati da KPI poco performanti.
“Se non miri a nulla, lo colpirai ogni volta” (Zig Ziglar)
Scegli i KPI che riflettono i tuoi obiettivi e la tua visione, senza lasciarti fuorviare da statistiche generaliste o da ‘esperti’ improvvisati. Domandati sempre cosa è più significativo avendo come riferimento l’azienda e il prodotto e le loro features strutturali e distintive.
- L’obiettivo è strumento di trasparenza
Avere un obiettivo chiaro toglie le zone d’ombra e i gap comunicativi, agevolando il team di lavoro e i manager durante il processo. Ogni indicatore KPI segna un punto di arrivo e insieme una tappa che dice a che punto ci si trova e come procede il percorso.
- L’obiettivo è traguardo e tappa
Scomponi gli obiettivi a lungo termine in una serie di risultati da raggiungere lungo il piano di azione, alcuni di essi saranno consequenziali, altri invece potranno essere simultanei. Se hai un obiettivo annuale, i controlli degli indicatori KPI su base trimestrale possono rappresentare dei pit-stop per verificare se procedi dritto verso il traguardo.