Pilastri del Project Management: guida essenziale per il successo

Quali sono i pilastri del Project Management?

A volte sentiamo parlare di gestione di progetto e ci sembra qualcosa di distante, tecnico, quasi astratto. Ma la verità è che, senza rendercene conto, tutti noi ci troviamo spesso a gestire progetti nella vita quotidiana. Quando pianifichiamo un viaggio, organizziamo una festa o decidiamo come affrontare una settimana intensa di studio o lavoro, stiamo già applicando, in modo naturale, alcuni principi base del project management.

Ti sorprende? In realtà è abbastanza logico: ogni attività che svolgiamo, ogni compito che portiamo a termine – grande o piccolo che sia – richiede una certa organizzazione, un uso intelligente del tempo e delle risorse, e magari anche la collaborazione con altre persone. Ecco perché dico spesso che il project management non è solo per ingegneri o manager: è uno strumento utile per tutti.

Alla sua radice, infatti, il project management non è altro che la capacità di pianificare, gestire e concludere un lavoro rispettando tempi, costi e obiettivi. È un processo fatto di fasi ben precise, supportato da buone pratiche, metodologie strutturate e strumenti specifici. Il suo scopo? Raggiungere un risultato nel modo più efficace possibile, evitando sprechi e imprevisti.

Capire questo processo e conoscerne i pilastri fondamentali è il primo passo per affrontare qualunque progetto – personale o professionale – con maggiore sicurezza e consapevolezza. E questa guida serve proprio a questo: aiutarti a vedere il project management non come un concetto complesso, ma come un alleato utile nella tua formazione e nella tua attività quotidiana.

Gestione progetto e organizzazione d’impresa

A prima vista, la gestione di progetto può sembrare un’attività semplice e lineare. Ma quando ci spostiamo dal contesto personale a quello aziendale, e iniziamo a parlare di team, obiettivi strategici e coordinamento tra più persone, tutto si complica rapidamente.

Un aspetto fondamentale che ho imparato è che non esiste un sistema unico e valido per tutti. Ogni progetto ha caratteristiche proprie: cambiano le persone coinvolte, le risorse disponibili, i tempi, il contesto di mercato. Ecco perché non possiamo pensare di usare un’unica formula “copia e incolla” per affrontare ogni sfida.

Questa è anche la ragione per cui, nella mia esperienza, diventa fondamentale affidarsi a un team di project manager professionisti. Quando ci sono più reparti coinvolti, obiettivi complessi da raggiungere e scadenze da rispettare, avere qualcuno che sappia orchestrare il lavoro con metodo e competenza fa davvero la differenza. Magari ora ti sembra un’esagerazione, ma andando avanti ti accorgerai quanto sia centrale questa figura nella buona riuscita di un progetto.

Proprio perché ogni realtà ha le sue specificità, nel tempo sono nate diverse metodologie di project management. Ognuna di esse risponde a esigenze particolari e ha i suoi punti di forza e i suoi limiti. Alcune funzionano meglio in ambienti stabili e prevedibili, altre sono perfette per contesti dinamici e soggetti a cambiamenti frequenti.

La chiave sta nel capire quale metodologia si adatta meglio al tipo di progetto e al contesto organizzativo. E questa scelta non è mai casuale: richiede analisi, esperienza e capacità di adattamento.

Project Management Tradizionale: significato e fasi

Quando parlo di project management tradizionale, spesso uso anche il termine “gestione a cascata”. Il motivo è semplice: si tratta di un metodo che segue una sequenza lineare e ordinata, dove ogni fase deve essere completata prima di poter passare alla successiva.

Questo approccio funziona bene quando il progetto è chiaro fin dall’inizio e non sono previste molte modifiche in corso d’opera. In pratica, il lavoro viene suddiviso in blocchi, e ogni blocco rappresenta una fase con obiettivi e attività specifiche. Anche se c’è un po’ di flessibilità nel definire il numero delle fasi, solitamente ne troviamo sei, che rappresentano il cuore di questa metodologia.

Le 6 fasi fondamentali del project management tradizionale

• Avvio

• Pianificazione

• Progettazione

• Esecuzione

• Test

• Monitoraggio e completamento

Vediamole una per una, così da capire cosa succede in ciascun passaggio.

Avvio

È il momento in cui tutto ha inizio. In questa fase si definisce l’obiettivo del progetto, si raccolgono i requisiti iniziali e si coinvolgono gli stakeholder. È un momento di analisi e confronto, in cui spesso il team fa un vero e proprio brainstorming per chiarire aspettative e risultati attesi. È qui che si gettano le basi per tutto il resto.

Pianificazione e progettazione

Questa è la fase in cui si costruisce il piano operativo. Io la chiamo spesso la “fase dell’incastro perfetto”: bisogna fare in modo che le soluzioni progettuali combacino con i requisiti stabiliti. Si definiscono i tempi, i costi, le risorse necessarie e si progettano le attività in dettaglio. Ogni elemento deve essere coerente con gli obiettivi stabiliti nella fase di avvio.

Esecuzione e test

Qui si passa all’azione. Durante l’esecuzione, il team realizza concretamente ciò che è stato pianificato. Subito dopo si passa ai test, che servono a verificare che tutto funzioni come previsto. Se qualcosa non va, si torna indietro, si rivedono le attività e si correggono gli errori. Questo ciclo può ripetersi più volte, finché il prodotto o il servizio non raggiunge uno standard di qualità accettabile.

Monitoraggio e completamento

È la fase conclusiva, ma anche quella più delicata. Si verificano i risultati, si consegna il progetto e si avvia il monitoraggio finale. Tuttavia, anche dopo la consegna, spesso sono necessari aggiornamenti, manutenzione e assistenza. In alcuni casi, questa fase può proseguire per mesi o addirittura anni.

Strumenti utili per il Project Management tradizionale

Se scegli di lavorare con un approccio tradizionale, è fondamentale usare strumenti che ti aiutino a visualizzare il progresso nel tempo. Il più noto tra questi è il diagramma di Gantt, che rappresenta graficamente le fasi e le attività del progetto lungo una linea temporale. È utile per capire cosa è stato fatto, cosa manca e se siamo in linea con le scadenze.

Questo metodo è molto utile quando si lavora in ambienti regolamentati, o quando il cliente ha fornito già all’inizio una documentazione dettagliata. È particolarmente efficace per progetti dove è richiesta una struttura chiara, prevedibile e controllata. Tuttavia, come vedremo nelle prossime sezioni, esistono anche approcci più flessibili, pensati per contesti dinamici o creativi.

 

Il Project Management con Agile

Se il metodo tradizionale si basa su una struttura rigida e lineare, l’approccio Agile ha cambiato completamente il modo di pensare alla gestione dei progetti. È nato per rispondere all’esigenza di maggiore flessibilità, specialmente nei contesti dove i cambiamenti sono frequenti e spesso imprevedibili, come ad esempio nello sviluppo software.

Io ho scoperto Agile anni fa e da allora l’ho visto trasformare radicalmente l’ambiente di lavoro di molti team. A differenza del modello a cascata, Agile suddivide il progetto in piccoli cicli di lavoro detti iterazioni, che permettono di testare, correggere e migliorare in corsa.

Come funziona Agile

Nel metodo Agile, il progetto non viene pianificato tutto nei minimi dettagli dall’inizio. Si lavora a blocchi, ognuno dei quali produce un risultato concreto, un piccolo pezzo del prodotto finale. Questi blocchi vengono testati, valutati, e poi si passa al successivo, adattando il piano man mano che si procede.

La collaborazione continua con il cliente, i feedback costanti e la capacità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti sono elementi chiave di questo approccio.

I vantaggi di Agile

Dalla mia esperienza, i principali benefici dell’approccio Agile sono:

• Maggiore adattabilità: puoi cambiare direzione rapidamente, senza rifare tutto da capo.

• Coinvolgimento attivo del cliente: il cliente partecipa al processo, può fare richieste o modifiche in tempo reale.

• Risultati incrementali: si vedono progressi costanti, anche se piccoli, che motivano il team.

• Riduzione dei rischi: testando ogni fase, è più facile accorgersi subito di eventuali problemi.

Questo approccio funziona molto bene in contesti creativi o tecnologici, dove le esigenze cambiano spesso e c’è bisogno di una grande velocità di esecuzione.

Gli svantaggi di Agile

Naturalmente, non è tutto semplice. Anche il metodo Agile ha alcune criticità:

• Troppa flessibilità può disorientare: senza una guida chiara, i team meno esperti rischiano di perdere il focus.

• Difficile stima di tempi e costi: visto che il progetto evolve strada facendo, non è sempre facile fare previsioni dettagliate.

• Richiede comunicazione continua: il successo dipende molto dalla capacità del team di collaborare e aggiornarsi costantemente.

Insomma, Agile funziona bene solo se il team è coeso, motivato e pronto a lavorare in modo collaborativo.

Il Project Management con Scrum

Scrum combina alcune funzionalità del TPM e della gestione del progetto Agile e fornisce una struttura organizzata e tuttavia flessibile. È stato introdotto per la prima volta nel 1986 e il termine è stato preso in prestito dal rugby, che ci crediate o no, perché si riferisce alla formazione dei giocatori. Da questi primi dati potrai tranquillamente evincere che una delle caratteristiche principali di Scrum è l’importanza data al lavoro di squadra. In altre parole, la squadra lavora all’unisono.

Come in Agile, anche i progetti in Scrum sono divisi in attività più piccole e indipendenti l’una dall’altra in termini di completamento. Inoltre, ogni attività riceve un tempo assegnato nello sprint – si tratta dell’arco temporale in cui l’attività deve essere svolta. Gli sprint possono durare da due settimane fino a un mese, ma più comunemente durano due settimane.

Puoi anche avere sprint giornalieri, in cui spedisci solo una certa fase del progetto. Proprio questa “ossessione” per il tempo collega Scrum al TPM e fornisce più struttura. 

Una cosa interessante di Scrum è la premessa da cui parte: non possiamo prevedere nei minimi dettagli la portata, il livello di cambiamento che inevitabilmente entrerà in gioco. Perché è molto probabile che, durante il processo, un cliente cambi idea sulle proprie esigenze relative al prodotto/servizio da erogare. Per questa ragione non puoi aver già fatto piani e strategie definitive. In questo senso Scrum include il cambiamento come elemento essenziale tra i pilastri del project management.

È qui che entra in gioco il lavoro di squadra. Dal momento che non puoi sapere con estrema precisione come si svilupperanno le cose, invece di concentrarti su quei dettagli che tecnicamente non puoi controllare, devi agire pensando alla consegna rapida e al rapido adattamento alle circostanze e alle condizioni di mercato in continua evoluzione.

Al fine di massimizzare l’efficienza nella consegna, le responsabilità sono suddivise in tre ruoli: il Product Owner (PO), lo Scrum Master e il Team. Questi ruoli ottimizzano la comunicazione tra i membri del team.

I 4 ruoli in Scrum

Il Product Owner

Il PO un portavoce del cliente. Si assicura che le esigenze e i desideri del cliente siano chiaramente espressi in fase di progettazione e realizzazione. Questa figura deve avere un quadro ampio degli elementi in gioco, perché collega i team di sviluppo e gli stakeholders. Il suo compito non è quello di suggerire una soluzione tecnica, ma piuttosto di comunicare ciò di cui l’azienda ha bisogno, chiedere perché ne ha bisogno e trasmettere il messaggio a tutti gli stakeholder.

Lo Scrum Master

Non è un tradizionale team leader o un project manager nel suo significato classico, ma funge da cuscinetto tra il team e qualsiasi elemento esterno che possa distrarre. Lo Scrum Master assicura che si segua il framework Scrum. Incoraggia la squadra a migliorare. Ciò che distingue lo Scrum Master da un tradizionale Project Manager è che non gestisce persone, o in altre parole, fornisce una guida molto limitata perché ci si aspetta che in Scrum il team sia auto-organizzato.

Il Team

Abbiamo già detto che il team è in un certo senso la base della metodologia Scrum. Funziona come un’unità che svolge tutti i compiti. A differenza degli approcci più tradizionali, il team è auto-organizzato e persino incoraggiato a comunicare direttamente con i clienti e le parti interessate al fine di comprendere meglio i problemi e ottenere feedback preziosi.

Le Riunioni e gli Sprint in Scrum

Ciò che distingue Scrum dai suoi fratelli è la quantità di riunioni. Scrum si basa su 5 tipi di riunioni: 

• Affinamento del Backlog
• Sprint Planning
• Daily Scrum
• Sprint Review
• Sprint Retrospective.

Affinamento del Backlog

L’affinamento, detto anche grooming del Backlog è il processo di revisione degli elementi del Backlog di prodotto. Si avanza verificando che tutti siano stati adeguatamente preparati e ordinati, in modo che l’ordine stabilito funga da guida su dove e come dirigere l’attenzione del team e come assegnare priorità alle attività. Questa fase preliminare è importantissima: in definitiva è qui che si definisce l’efficienza degli sprint che si andranno a fare.

Sprint Planning

Il planning segue logicamente l’incontro precedente di affinamento. Quando il PO decide dove si ci si deve concentrare primariamente, il team ottiene un quadro più chiaro di ciò che deve costruire e del perché farlo.

Meeting Quotidiano

I meeting giornalieri sono semplici incontri che non dovrebbero durare più di 15 minuti. Sono anche chiamati stand-up, perché si svolgono in piedi. Lo scopo principale di questi incontri è che il team si aggiorni a vicenda sui progressi.

Alla fine di uno sprint, il team organizza due eventi: la revisione dello sprint e la retrospettiva dello sprint.

Sprint Review

La revisione dello Sprint o Sprint Review è fondamentale. Per procedere a farla bisogna che tu abbia un prodotto consegnabile alla fine di ogni sprint. La revisione è estremamente importante perché dà l’opportunità ai membri del team di presentare il lavoro agli stakeholder e vedere fino a che punto le esigenze sono state soddisfatte.

Sprint Retrospective

La retrospettiva dello sprint si svolge dopo la revisione dello sprint e fornisce lo spazio per il feedback necessario. È qui che il team discute su cosa è andato bene, cosa si deve ancora lavorare o migliorare e, in definitiva, cosa si deve completare.

I Vantaggi del Project Management con Scrum

Scrum è adatto a progetti in cui la consegna deve essere rapida. Inoltre, Scrum aiuta il team ad adattarsi ai cambiamenti improvvisi. Facendo le cose attraverso piccoli incrementi e testando costantemente, è molto più facile capire dove si trova il problema e risolverlo in un batter d’occhio. E sebbene l’enorme quantità di riunioni e delega di compiti possa sembrare un po’ scoraggiante e persino opprimente all’inizio, è utile quando nel team ci sono persone inesperte che ancora non comprendono appieno i progetti o le attività. In questo caso va bene perché c’è sempre qualcuno che si occupa dell’intero progetto.

Gli Svantaggi del Project Management con Scrum

Sì, probabilmente hai già capito. Anche la grande quantità di incontri e sprint può essere uno svantaggio. Alcune persone la trovano davvero stressante perché hanno la sensazione che l’accento sia più sulla pianificazione degli sprint che sul lavoro effettivo. Diventa anche più complicato preparare budget e piani e stimare un progetto complessivo quando ci sono molte funzioni. Inoltre, a questo livello è difficile integrare un progetto in Scrum che ha altri reparti che non lavorano su Agile. Un altro aspetto negativo secondo alcuni è che la necessità di una consegna così rapida può forse tarpare le ali ad alcune idee che sarebbero fiorite nel tempo. Ultimo, ma non meno importante, alcune persone credono che le consegne non debbano avvenire con tale frequenza.

Siamo a metà del nostro articolo e finora abbiamo discusso di TPM, Agile e Scrum. Le pagine seguenti sveleranno altre tre metodologie: Scaled Agile, Lean e Kanban.

Il Project Management con Scaled Agile Framework (SAFe)

Tra i vari approcci moderni alla gestione di progetto, il Scaled Agile Framework, noto semplicemente come SAFe, è uno dei più recenti ma anche uno dei più adottati a livello aziendale. Nonostante la sua “giovane età” – l’ultima versione è stata pubblicata nel 2020 – si è già guadagnato un posto di rilievo tra i metodi più utilizzati nel mondo del lavoro, specialmente quando si parla di grandi organizzazioni e team distribuiti.

Ma cosa rende SAFe così apprezzato?

Prima di tutto, a differenza di altri modelli più rigidi o focalizzati su un singolo progetto, SAFe non è una metodologia “singola” nel senso tradizionale. È meglio considerarlo come una raccolta strutturata di pratiche e principi, una vera e propria base di conoscenza costruita su esperienze concrete e casi di successo.

SAFe nasce per scalare l’agilità all’interno di organizzazioni complesse. Questo significa che non si limita a supportare un solo team, ma aiuta interi reparti – e talvolta intere aziende – a coordinarsi secondo una logica agile, superando i classici confini funzionali e gerarchici.

Il suo scopo principale è quello di favorire l’agilità aziendale, cioè la capacità di un’organizzazione di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato mantenendo alta l’efficienza e la qualità dei risultati.

SAFe si basa su dieci principi guida, che prendono spunto dai valori del lean thinking e dell’approccio agile. Questi principi servono a orientare il comportamento, i processi decisionali e la cultura del lavoro, non solo nei team operativi ma anche nei livelli più alti dell’organizzazione.

I 10 principi dello Scaled Agile Framework

1. Abbraccia una visione economica
2. Applica il system thinking
3. Assumi variabilità e Preserva opzioni
4. Costruisci in modo incrementale con cicli di apprendimento integrati veloci
5. Basa le pietre miliari sulla valutazione obiettiva dei sistemi di lavoro
6. Visualizza e limita i lavori in corso, riduci le dimensioni dei batch e gestisci le lunghezze delle code
7. Applica la cadenza (timing), sincronizza con la pianificazione tra più livelli
8. Sblocca la motivazione intrinseca ai knowledge workers
9. Decentralizza il processo decisionale
10. Organizza tutto intorno al valore

I principi fondamentali non sono gli unici nuclei del metodo. SAFe ha anche una serie di valori fondamentali. Come i valori che abbracciamo nella vita di tutti i giorni e che si riferiscono alle cose che dobbiamo avere o su cui lavorare, i valori nel SAFe implicano lo stesso ragionamento. Vengono introdotti per migliorare la cultura del lavoro interna al team mentre invitano le persone dovrebbero comportarsi in quel determinato modo all’interno di quella cultura per essere più efficienti. E naturalmente, questi valori fondamentali sono intrecciati con i principi.

I Vantaggi del Project Management con Scaled Agile Framework (SAFe)

Il SAFe è sicuramente adatto alle aziende con un gran numero di team, rende i progetti più trasparenti, aiuta i team interfunzionali a comunicare meglio perché richiede un alto livello di coordinamento e allineamento tra team e livelli di gestione che aumentano la dipendenza dal lavoro. Consente alle persone coinvolte di vedere il quadro generale.

Gli Svantaggi del Project Management con Scaled Agile Framework (SAFe)

Sul lato degli svantaggi, alcuni ritengono che il framework SAFe non sia puramente agile, perché richiede troppa pianificazione anticipata e un’alta definizione dei processi. Inoltre, SAFe ha più un approccio top-down al processo decisionale piuttosto che un approccio basato sul team. Ciò può minare alcuni dei principi agili fondamentali, come la proprietà collettiva, l’adattabilità e i ruoli meno fissi. Questo svantaggio ha portato il SAFe a essere criticato come metodo gerarchico e in un certo senso poco flessibile.

Come puoi vedere, indipendentemente dall’approccio che stiamo affrontando, i maggiori punti deboli finora sembrano essere l’inflessibilità e la rigidità.

Il Project Management con Lean

Prima di proseguire, credo sia utile fare una piccola pausa e ricapitolare quanto visto finora. A parte il project management tradizionale (TPM), che segue un approccio più lineare e rigido, tutte le altre metodologie che abbiamo incontrato – come Agile, Scrum e SAFe – hanno un’origine comune: il pensiero Agile.

Ciò che accomuna questi metodi è l’idea di suddividere il progetto in parti più piccole e gestibili. Questo consente di ottenere risultati graduali, testabili e migliorabili nel tempo. Tuttavia, ogni metodologia sviluppata a partire da Agile si concentra su aspetti diversi.

• Agile mette al centro le consegne rapide e continue.

• Scrum cerca di risolvere i problemi attraverso una struttura organizzativa fatta di ruoli, incontri e cicli brevi.

• SAFe, invece, parte dal principio che “più cervelli ragionano meglio di uno” e applica l’agilità a livello aziendale, coinvolgendo diversi team.

Ora siamo pronti ad esplorare un altro approccio molto interessante: il metodo Lean.

Anche Lean prende ispirazione dall’Agile, ma introduce una prospettiva diversa. Qui, l’attenzione si sposta sul flusso di lavoro continuo e sul concetto di valore reale per il cliente. La priorità assoluta è mantenere costante la qualità in ogni singolo passaggio del progetto, assicurandosi che ogni attività generi un output utile e di valore.

L’obiettivo del metodo Lean, in poche parole, è eliminare tutto ciò che non serve, tutto ciò che non contribuisce direttamente a raggiungere un risultato concreto e di qualità. In questo modo si risparmia tempo, si evitano sprechi e si ottimizzano le risorse.

La metodologia Lean si basa su 3 idee

• Fornire valore dal punto di vista del cliente
• Eliminare gli sprechi (cose che non apportano valore al prodotto finale)
• Perseguire il miglioramento continuo

I Vantaggi del Project Management con Lean

Dalla mia esperienza, Lean è particolarmente utile quando l’obiettivo è migliorare i processi e garantire una qualità costante nel tempo. Ecco alcuni dei suoi principali benefici:

• Flessibilità: si adatta facilmente a diversi tipi di progetti e settori.

• Qualità omogenea: ogni parte del progetto deve soddisfare gli stessi standard elevati.

• Responsabilità condivisa: ogni membro del team è coinvolto e incoraggiato a dare il proprio contributo per migliorare.

• Efficienza operativa: si riducono attività inutili e si risparmia tempo e risorse.

• Apprendimento continuo: ogni ciclo di lavoro offre l’opportunità di analizzare, capire e migliorare.

In altre parole, Lean spinge il team a concentrarsi sull’essenziale, a evitare complicazioni inutili e a trovare modi sempre nuovi per lavorare meglio.

Gli Svantaggi del Project Management con Lean

Come ogni metodologia, anche Lean ha i suoi limiti. Uno dei punti più delicati riguarda l’equilibrio tra efficienza e priorità. Trattare tutte le fasi del progetto con la stessa intensità può essere rischioso: non tutte le attività hanno lo stesso peso, e a volte si rischia di sprecare tempo prezioso su aspetti secondari.

Inoltre, il concetto di miglioramento continuo può generare incertezza: quando possiamo davvero dire che un progetto è “finito”? In alcuni contesti, questa spinta al perfezionamento costante può diventare controproducente.

Per funzionare bene, il metodo Lean ha bisogno di un team consapevole, con una buona cultura del lavoro e una forte capacità di analisi. Altrimenti, il rischio è quello di applicare le tecniche in modo meccanico, senza ottenere i benefici attesi.

Il Project Management con Kanban

A prima vista, Kanban potrebbe sembrare il più caotico tra gli approcci sopra descritti. Se ti chiedi perché, il motivo è semplice: puoi lasciare le attività del progetto in varie fasi fino a quando non sono necessarie. Ciò significa spesso ‘guai’ e potresti spesso avere l’impressione che le cose non stiano andando secondo i piani. Ma la realtà è diversa. Le due pratiche principali di Kanban sono visualizzare il tuo lavoro e limitare i lavori in corso (Work in Progress – WIP). Kanban gestisce il flusso di lavoro direttamente sulla scheda Kanban. I limiti WIP per le fasi di sviluppo forniscono ai team di sviluppo un feedback immediato sui problemi comuni del flusso di lavoro.

Le schede Kanban, progettate per il contesto in cui vengono utilizzate, variano notevolmente. L’obiettivo è rendere chiaro ai partecipanti e alle parti interessate il flusso di lavoro generale e lo stato di avanzamento dei singoli elementi. Mentre le schede fisiche sono popolari tra alcuni team, le schede virtuali sono un must in qualsiasi strumento di sviluppo software agile per la loro tracciabilità, collaborazione più semplice e accessibilità da più posizioni.

Kanban richiede la comunicazione in tempo reale per assumere piena consapevolezza e trasparenza nel lavoro. Gli elementi di lavoro sono rappresentati visivamente su una lavagna kanban, consentendo ai membri del team di vedere lo stato di ogni parte del progetto in qualsiasi momento. Ciò offre ai team opzioni di pianificazione più flessibili, output più rapidi, messa a fuoco più chiara e trasparenza durante tutto il ciclo di sviluppo.

Kanban può essere flessibile quanto vuoi, ma ha quattro principi per aiutare la spedizione del progetto.

I 4 principi di Kanban

Schede

Ogni attività ha una scheda che include tutte le informazioni rilevanti su di essa; È una sorta di promemoria in cui le informazioni più importanti sono tutte in un unico posto.

Limite lavori in corso

Limita il numero di carte in gioco contemporaneamente; questo impedisce ai team di impegnarsi eccessivamente.

Flusso continuo

Nessun riposo per gli audaci. Organizzi l’elenco degli arretrati in ordine di importanza e ti assicuri che non ci sia un momento di inattività ma che si lavori sempre su qualcosa.

Miglioramento costante

Analizzare il flusso per vedere quanto è efficiente il tuo lavoro, cosa deve essere migliorato o modificato.

I Vantaggi del Project Management con Kanban

Quando parlo del metodo Kanban, mi piace descriverlo come l’approccio più visivo e “rilassato” tra quelli che abbiamo visto finora. È particolarmente adatto a quei team che lavorano in modo autonomo e che non hanno bisogno di una supervisione costante o di una struttura rigida.

In Kanban, l’obiettivo è limitare il carico di lavoro per evitare stress e affaticamento. Ogni attività viene visualizzata su una lavagna Kanban, dove si può vedere chiaramente in quale fase del processo si trova. Questo aiuta tutti a capire cosa è stato fatto, cosa è in corso e cosa resta da fare, senza sovraccaricare il team.

Rispetto ad altri metodi come Scrum, Kanban non impone scadenze strette o sprint intensivi. Si lavora in modo continuo e fluido, concentrandosi solo su ciò che è prioritario in quel momento. Il risultato è un ambiente di lavoro più sereno, dove ogni membro del team può focalizzarsi su pochi compiti per volta, svolgendoli al meglio.

In sostanza, Kanban promuove un flusso di lavoro più equilibrato, riducendo la pressione legata alle consegne e aiutando i team a mantenere alta la qualità, anche in assenza di un coordinamento formale.

Gli Svantaggi del Project Management con Kanban

Naturalmente, anche il metodo Kanban non è privo di limiti. Se stai lavorando a un progetto con scadenze precise e vincoli temporali rigidi, allora il suo approccio più rilassato potrebbe non essere la scelta più adatta. Kanban funziona bene quando è possibile gestire il lavoro in modo flessibile, ma in situazioni dove è necessario rispettare tempistiche strette, potrebbe non offrire abbastanza controllo.

Inoltre, è importante sapere che Kanban dà il meglio di sé con team autonomi, capaci di autogestirsi e con competenze trasversali. Se il gruppo ha bisogno di una guida costante o di una struttura organizzativa più chiara, oppure se i membri del team hanno competenze molto specialistiche e non intercambiabili, allora Kanban potrebbe non essere efficace come altri approcci più strutturati.

Capisco che, se è la prima volta che ti avvicini a queste metodologie, potresti sentirti un po’ sopraffatto dal numero di nomi, approcci e dettagli. È normale. Proprio per questo motivo ho pensato di offrirti una tabella riassuntiva, così potrai confrontare facilmente le principali caratteristiche di ogni metodo e trovare quello più adatto alle tue esigenze.

Quale metodologia scegliere?

Come è stato detto abbastanza spesso in questo articolo e nei nostri precedenti articoli sulla gestione del progetto, non c’è davvero una risposta definitiva né giusta a questa domanda. Questa guida quasi perfetta è esattamente ciò che suggerisce il nome: una guida introduttiva in modo da poter ottenere le basi e confrontare queste metodologie.

Ognuna di loro condivide qualche somiglianza con gli altri, ma ognuna di loro ha i suoi tratti specifici che la rendono unica. I team di sviluppo software in generale tendono a innamorarsi delle pratiche agili perché acquisiscono i principi di base in tempi relativamente brevi. Se sei abbastanza fortunato, sarai in grado di trovare immediatamente il tuo approccio.

Ma come spesso si scopre, devi provare a combinare molti approcci prima di trovare quello perfetto per il tuo tipo di azienda. La cosa cruciale è usare qualsiasi approccio perché fornirà una qualche forma di struttura e poi, nel corso del tempo, potrai conoscere meglio di cosa hai bisogno.

Oppure puoi assumere un team di project manager esperti che ti aiuteranno a organizzare i progetti e fornire più struttura e crescita alla tua attività, in modo che tu possa fare ciò in cui sei esperto, mentre gli esperti di PM fanno ciò per cui sono specializzati. Alla fine del giorno, è tutto così semplice.

Chi siamo?

Partiamo da Luciano Castro, fondatore dell’azienda. Luciano è un manager guidato dal business con oltre 15 anni di esperienza come CTO e CEO in aziende multinazionali e startup. Ha un forte background tecnico in ambito IT e ottime capacità gestionali ed è innamorato delle metodologie Agile e Lean:

• 15 anni di esperienza
• 8 Certificazioni
• 11 libri pubblicati

Ma non c’è io nella parola Team, quindi Luciano non è l’unica persona che lavorerà al tuo fianco quando scegli Luciano Castro & Partners.

Avrai un team di Project Manager e Product Manager esperti specializzati in Scrum, Waterfall, Design Thinking e Lean. Nel nostro palmares abbiamo più di 2000 progetti completati con successo sia con piccoli e grandi team. Possediamo anche certificazioni in PMP, Agile, Scrum, ITSQB, ITIL e Microsoft. Numeri impressionanti, ma non saremmo stati in grado di farlo con successo senza essere dedicati, appassionati, senza lavorare duramente per fornire la metodologia e l’approccio più adatti a te. Gestiremo ogni fase del viaggio del tuo prodotto e organizzeremo i tuoi compiti e progetti per fasi e priorità. 

Il nostro team sarà lì per monitorare continuamente ogni fase del processo e aiutare la tua azienda a crescere ancora di più.