Capacità organizzative: guida pratica e strumenti per la gestione del lavoro

Project Management: le competenze richieste

Le competenze organizzative e gestionali sono diventate ancora più centrali nel mondo contemporaneo. Viviamo in un contesto in cui il cambiamento è continuo e rapido, e di conseguenza anche il modo di fare business evolve in fretta. Chi non riesce ad adattarsi alle nuove dinamiche e a sviluppare una gestione del lavoro più flessibile e strategica, rischia di rimanere indietro, ai margini del mercato.

La pandemia da Covid-19 ha rappresentato uno spartiacque significativo. Ha generato una crisi economica globale che ha colpito in maniera disomogenea i vari settori: da un lato, molti comparti hanno subito una forte riduzione della domanda, aggravata dall’aumento dei costi di produzione e distribuzione; dall’altro lato, alcuni ambiti hanno conosciuto una crescita improvvisa, soprattutto quelli legati al digitale, alla logistica e alla sanità.

In parallelo, si è avviato un processo di digitalizzazione accelerata, che ha spinto moltissime aziende ad aggiornare in tempi brevi i propri modelli organizzativi e ad attivare o potenziare canali di vendita online. Questo scenario ha reso evidente quanto sia indispensabile dotarsi di strumenti efficaci per la gestione del lavoro, capaci di adattarsi al cambiamento, ottimizzare le risorse e favorire decisioni più agili e consapevoli.

Chi più chi meno, abbiamo tutti bisogno di una specie di mago del management, dotato di vistose capacità organizzative e gestionali. Un mago che ci prenda per mano e ci guidi attraverso queste dinamiche, per molti nuove e sconosciute. Ma, bisogna stare ben attenti – all’interno di questi processi non è il denaro a fare la differenza. Oggi non è il denaro l’artefice del cambiamento, ma il modo in cui gestiamo le cose. I manager con un certo tipo di capacità e competenze organizzative stanno diventando i veri capitani in grado di guidare le navi attraverso le peggiori tempeste. 

La gestione agile e il vantaggio comparativo che segue il cambiamento

Avere competenze di gestione agili non è più un vantaggio accessorio: è ciò che segnerà la differenza tra progetti di successo e progetti fallimentari nel prossimo futuro. Chi saprà essere agile potrà ottenere un vantaggio competitivo reale, riuscendo a produrre beni o servizi a costi inferiori, grazie alla propria capacità di adattarsi rapidamente a scenari in continua evoluzione.

Oggi viviamo in un mondo iperconnesso, in cui centinaia di milioni di persone lavorano da remoto: dalla Cina al Pakistan, dall’India al Bangladesh, dalle Filippine all’Europa fino agli Stati Uniti. In questo contesto globale, le competenze di project management, unite all’uso efficace degli strumenti digitali, sono diventate più indispensabili che mai.

Un progetto ben gestito — con metodo, precisione e flessibilità, e costruito sulle specifiche esigenze di ogni azienda — può determinare il successo o il fallimento di un’intera iniziativa. Nello scenario attuale, plasmato da crisi pandemiche, instabilità economiche e digitalizzazione spinta, la fase di gestione non può più permettersi di essere rigida o ancorata a vecchi schemi.

È tempo di abbandonare i lunghi report riassuntivi, i documenti formali e le strategie obsolete, che non tengono conto della velocità con cui cambia il contesto. Il sistema si sta trasformando proprio adesso, mentre ne discutiamo, e nessuno può dire con certezza come andrà a finire. Ma una cosa è sicura: chi saprà adattarsi per primo ai nuovi paradigmi della “nuova economia”, sarà in grado di guidare il cambiamento.

In tempi che cambiano così rapidamente, è fondamentale sviluppare un pensiero veloce, aperto, capace di integrare nuovi principi operativi in tempo reale. Altrimenti, il rischio è che le nostre aziende non riescano a stare al passo e si trovino in difficoltà crescenti.

Le competenze di gestione progetti, per definizione, comprendono la pianificazione, l’organizzazione e la gestione del lavoro e delle attività. Questo include una varietà di operazioni quotidiane come la comunicazione efficace, la gestione del budget, delle risorse umane e del tempo, senza dimenticare l’organizzazione di call, meeting e attività collaborative. In sostanza, saper gestire bene il lavoro oggi significa essere pronti a rispondere con lucidità e flessibilità a qualunque sfida ci venga posta dal mercato.

 

 

Il ruolo del Project Manager e l’importanza della soddisfazione personale

Non sono proprio questi i compiti di un buon Project Manager? Certo, si tratta di un ruolo molto impegnativo, ma il livello di difficoltà è proporzionale alle possibilità di migliorare nel complesso il metodo di gestione progetti. Di fronte a nuove sfide, il PM deve cercare soluzioni che apportino benefici non solo ai prodotti/servizi erogati, ma anche alla struttura stessa dell’azienda.

Ecco che la figura, l’identità del project manager si va a posizionare su un più ampio insieme di capacità e competenze organizzative. Skills utilizzate per affrontare i nuovi problemi emergenti e allo stesso tempo creare un ambiente di lavoro efficiente, funzionale, in cui tutti si trovino bene e siano felici di lavorare. Oggi il PM deve lavorare attentamente proprio sul livello di felicità, di soddisfazione, sia dei clienti che dei dipendenti, utilizzare le sue capacità per controllare la situazione. Deve farlo sapendo che tutti, i dipendenti come gli imprenditori, con i loro problemi specifici, possono trovarsi in una situazione difficile. Per questa ragione il project manager deve bilanciare attentamente tra gli obiettivi dell’azienda, il fatturato, e la soddisfazione dei dipendenti, avendo cura delle loro condizioni di salute. In questo momento la soddisfazione personale gioca un ruolo primario. Avere dalla propria parte persone soddisfatte del loro lavoro rappresenta già almeno metà del percorso fatto per mettere in piedi un processo funzionale e redditizio.

Ogni giorno di fronte a noi si presentano nuove sfide – studiando il contesto e cambiando noi stessi, ampliando le nostre conoscenze, adattando la nostra metodologia alle nuove situazioni per trarne il meglio, saremo in grado di rispondere.

Il mercato sta cambiando rapidamente e senza soluzione di continuità. Allo stesso tempo la richiesta di manager bravi ed aggiornati, capaci di gestire un progetto anche sott’acqua, se ce ne fosse bisogno, è in costante crescita. I project manager devono saper prevedere tutti gli elementi, i fattori che potrebbero avere un impatto sul flusso di lavoro, analizzarli e superare gli ostacoli che si presentano lungo il cammino. In caso contrario, se i manager non sono in grado di vedere il quadro completo, potrebbero lasciare i loro migliori dipendenti in remoto senza istruzioni chiare, un framework condiviso, una preparazione adeguata e un flusso di lavoro costante. Ciò comporterebbe un rapido declino a livello delle loro prestazioni lavorative.

Le regole del lavoro a distanza nei nuovi scenari di business

Fino a poco tempo fa, il mondo del business era scandito da ritmi e strutture ben definiti: orari fissi, presenza in ufficio, strumenti di gestione e comunicazione consolidati. Oggi, questo scenario è radicalmente cambiato. Ci siamo spostati da una routine lavorativa “9-17” a una condizione in cui il lavoro da remoto è diventato la norma, portando con sé l’impressione — per molti — di essere sempre connessi, sempre disponibili, 24 ore su 24.

Dopo un iniziale entusiasmo legato alla flessibilità e alla libertà offerte dal lavoro a distanza, molte aziende hanno sperimentato un calo di produttività, spesso dovuto a una gestione inadeguata del nuovo modello operativo. L’assenza di competenze organizzative solide può trasformare una grande opportunità in un rischio concreto.

Quando, invece, il lavoro da remoto è pianificato e gestito con metodo, può davvero generare benefici significativi: migliora il morale del team, aumenta l’efficienza operativa e stimola una maggiore responsabilità individuale. Ma attenzione: se mal gestito, può causare disorganizzazione, disconnessione tra i membri del team e perdita di motivazione, fino a svuotare l’azienda dei suoi elementi più vitali.

Senza competenze organizzative e gestionali adeguate, il lavoro a distanza rischia di lasciare dietro di sé solo un guscio vuoto, in cui le persone si sentono isolate, le attività si disperdono e la struttura aziendale perde coesione. Per questo motivo, è oggi più che mai necessario investire in strumenti e metodologie di gestione del lavoro capaci di guidare il cambiamento in modo sostenibile e produttivo.

–> Vuoi sapere cos’è la gestione agile dei progetti?

Per quanto il lavoro a distanza possa essere un terreno ricco di sfide, ci sono anche soluzioni relativamente veloci e poco costose che i manager possono adottare per facilitare la transizione. Queste azioni includono:

1/ Lavorare direttamente con le persone

Lavora direttamente con le persone, i dipendenti. Aiutare i dipendenti a lavorare in modo efficiente è oggi una questione cruciale. Oggi infatti non c’è più la supervisione faccia a faccia, lo scambio diretto di informazioni. C’è l’isolamento sociale, ci sono le distrazioni a casa, c’è il cambiamento nell’ambiente di lavoro e nei processi lavorativi.

Per queste ragioni il project manager deve sostenere i collaboratori! Stabilire controlli quotidiani strutturati: molti manager remoti di successo effettuano una chiamata quotidiana con i loro dipendenti remoti.

Comunicare necessità ed aspettative legate al lavoro da casa e all’ambiente remoto

Sarà necessario sviluppare un piano di comunicazione interpersonale adatto e una piattaforma per lavorare in un ambiente virtuale o remoto. In questo processo è buona norma per il project manager dare forma alle sue aspettative relative alla squadra. Esprimersi su come opereranno singolarmente ed in modo collaborativo in questo nuovo spazio sarà utile per identificare ulteriormente i ruoli. Infine, una nota di metodo: si dovrà mettere da parte un po’ di tempo all’inizio di ciascun progetto con collaboratori in remoto per identificare come i ruoli, le responsabilità, i compiti, gli orari e le scadenze saranno comunicati ai membri del team e agli stakeholders.

Il piano di comunicazione interpersonale

Il piano di comunicazione rappresenta una parte abbastanza critica per ogni progetto. Oggi che la distanza sociale e le restrizioni hanno imposto il lavoro da casa, è ancor più essenziale per il successo di un progetto che le competenze organizzative siano implementate sin dal modo di scrivere. Il project manager che usa le sue capacità di gestione per identificare queste sfide e sviluppa un piano di comunicazione adeguato ha maggiori probabilità di continuare a gestire con successo un progetto, anche durante una pandemia.

È necessario fornire diverse opzioni tecnologiche di comunicazione: la sola posta elettronica non è sufficiente. I lavoratori remoti possono beneficiare di una tecnologia più “ricca”, come la videoconferenza, che dà ai partecipanti molti degli spunti visivi che avrebbero se fossero faccia a faccia.

Ci sono altre circostanze in cui la velocità nella collaborazione è più importante del dettaglio visivo. Per queste situazioni, è necessario fornire funzionalità di messaggistica individuale mobile (come Slack, Zoom, Microsoft Teams, ecc.) che possono essere utilizzate per conversazioni più semplici e meno formali, così come per comunicazioni meno legate al time-schedule.

2/ Familiarizzare con la tecnologia disponibile

Utilizzando le tue capacità di gestione, potrai introdurre nuove tecnologie nel lavoro quotidiano con il tuo team, così come con i tuoi clienti. Familiarizza, introduci e condividi le tue conoscenze sull’analisi dei dati con i tuoi dipendenti, permettendo loro di imparare. Per lavorare puoi utilizzare programmi come Tableau Public, SAS Tableau Public, SAS. Ultimo, ma non meno importante, ricordati di padroneggiare il buon vecchio Excel e i fogli di calcolo di Google. Naturalmente, ci sono Jira, Eylean, Blossom, Active Collab, SprintGround, che daranno al vostro team la possibilità di collaborare creando dei veri e propri uffici virtuali. In questo modo sarà più facile per voi seguire i reciproci progressi, così come seguire l’impianto generale del progetto.

Strumenti e software di analisi come Clutch24, AdEspresso’s Ads Examples, AdSwiper’s Facebook Ad Spy Tool ti aiuteranno anche a posizionare il tuo business fornendoti una modalità efficiente per esplorare la politica della concorrenza, avendo chiari suggerimenti sulle tendenze locali e globali nella tua nicchia di business.

3/ Centralizzare e condividere i dati

La normativa sul lavoro da casa ha imposto alle organizzazioni di centralizzare dati, documenti e rapporti all’interno di singole piattaforme per la condivisione di file. Gli strumenti di produttività, tra cui Asana, Wrike, ZOHO One, e Microsoft Power Apps contengono applicazioni di elaborazione testi, fogli di calcolo, presentazioni e database. Se abbinati a strumenti di comunicazione e gestione dei progetti – possiamo avere in un unico portale condiviso dai membri del team e dagli stakeholders un luogo di lavoro remoto funzionale. 

A questo livello le nostre competenze organizzative e gestionali hanno bisogno di basarsi su informazioni scritte e condivisibili con gli altri. Il pacchetto Atlassian ci dà un approccio olistico alla gestione dei dati, sin dalla registrazione, per seguire il flusso di lavoro del dipendente e farlo comunicare all’interno del progetto, tenendo traccia dei progressi, avendo un chiaro backlog di ciò che è stato e deve essere fatto. Atlassian facilita la realizzazione di reportistica e aiuta nel time-tracking necessario per monitorare il flusso di lavoro e gestire la parte finanziaria con i clienti.

4/ Adottare un metodo per velocizzare il processo decisionale e di pianificazione

Bisogna stabilire un processo chiaro, fatto di riunioni giornaliere, settimanali, documenti condivisi, rapporti. Adattarsi alla nuova cultura e all’ambiente di lavoro richiede eccellenti capacità di gestione. 

• Organizzare le attività del progetto; 
• tracciare i progressi; 
• avere uno sguardo visivo sul flusso di lavoro del progetto; 
• collaborare efficacemente; 
• mantenere gli orari del team equilibrati; 
• sapere dove viene impiegato il tuo tempo; 
• elencare i gusti e i problemi del team relativi al processo di gestione del progetto o allo strumento che stai utilizzando. 
• È imperativo stabilire una chiara catena di comando e un processo di risposta rapida per assicurare un’azione rapida e decisiva. 

Come puoi vedere le abilità di gestione devono essere efficienti e ramificate.

I Project Manager che possiedono competenze organizzative e gestionali solide svolgono un ruolo cruciale fin dalle prime fasi di ogni progetto, a partire dalla valutazione e implementazione di strumenti orientati alla produttività. Questi strumenti — spesso suite digitali di project management — sono fondamentali perché forniscono notifiche puntuali, report di avanzamento, monitoraggio delle scadenze e una visione d’insieme sull’andamento delle attività.

Grazie a questi sistemi, il Project Manager è in grado di valutare lo stato dei compiti, misurare il completamento delle attività in percentuale e stimare il tempo ancora necessario per rispettare le deadline. In pratica, si tratta di strumenti che permettono non solo di lavorare meglio, ma anche di anticipare problemi e ricalibrare le risorse, laddove necessario.

5/ Gestire il flusso di lavoro e la struttura organizzativa

Un altro passo fondamentale nella gestione del lavoro è la capacità di definire e strutturare un flusso organizzativo chiaro ed efficace. Questo significa saper disegnare un diagramma semplice e comprensibile che rappresenti i ruoli, le responsabilità e le connessioni tra le varie funzioni aziendali.

Una struttura organizzativa ben definita aiuta i lavoratori a muoversi in modo fluido sia orizzontalmente (tra reparti o team) sia verticalmente (rispetto ai livelli di responsabilità). Inoltre, consente a tutti di capire come sta funzionando l’azienda in tempo reale, favorendo la trasparenza, il coordinamento e il senso di appartenenza.

Saper gestire il flusso di lavoro e rappresentarlo in modo visivo è un’abilità chiave che, nelle mani giuste, può fare la differenza tra un’organizzazione che funziona e una che fatica a mantenere la rotta.

Gli strumenti per gestire il workflow

Utilizzando specifici strumenti di gestione progetti potrai lavorare sulle tue capacità di gestione progetti. Stiamo parlando di tool come Miro.com, dei grafici di Gantt, o MS Project, strumenti che possono aiutarti nel processo, l’utilizzo delle risorse e il rapporto tra previsione pianificata ed effettiva per i progetti.

1. Fai un piano chiaro in modo da poter far emergere tutti gli indicatori chiave, così come prevedere i rischi e i vincoli. 
2. Costruisci una strategia di mitigazione basata su questi indicatori, in modo da poter risultare preparato a potenziali errori nel flusso di lavoro proposto e nella struttura organizzativa. In questo le capacità di gestione adeguate sono davvero utili.
3. Assicurati di poter utilizzare strumenti come Pipefy.com, e Gorgios.com per importare tutti i processi aziendali in un unico luogo. Qui potrai riunire i tuoi dipendenti, per semplificare i processi, rendendoli più efficienti, facili da tracciare e seguire, e più facili da identificare i problemi e gli impedimenti. Infine utilizza le tue capacità di gestione per organizzare il flusso di lavoro.

Questi strumenti vi daranno anche un’eccellente panoramica della situazione urgente all’interno della vostra azienda, con tutte le metriche, grafici, rapporti, analisi trasversali e intersettoriali, dando input per costruire una strategia ancora più efficace basata su questo.

6/ Valutare gli obblighi finanziari in corso e fare un piano di emergenza finanziaria

In qualunque fase del ciclo aziendale, è fondamentale avere piena consapevolezza della propria situazione finanziaria. Quando il mercato si comporta in modo diverso rispetto alle previsioni, e i flussi di cassa non sono quelli attesi, è il segnale che serve una valutazione puntuale delle finanze. Questo significa verificare la liquidità disponibile, analizzare le entrate attese e, se necessario, effettuare tagli mirati per mantenere la sostenibilità operativa.

Un passaggio importante è preparare un piano di contingenza: uno strumento essenziale per finanziare la strategia e adattarsi a un possibile rallentamento del business, tenendo conto delle previsioni di mercato. In momenti di incertezza, diventa ancora più importante mettere in pratica le competenze organizzative e gestionali, per leggere correttamente i segnali del contesto e prendere decisioni rapide ma ponderate.

Tra le azioni più efficaci in questi frangenti, c’è quella di negoziare con fornitori e partner per ottenere condizioni più favorevoli, come una maggiore dilazione nei pagamenti, mentre si esplorano nuove opportunità di mercato. Questo richiede flessibilità, capacità di analisi, visione strategica e, soprattutto, abilità nella gestione delle relazioni.

Stabilire canali di comunicazione affidabili e duraturi con i partner commerciali è altrettanto essenziale. È in questi momenti che entrano in gioco le vere competenze manageriali: la capacità di negoziare concessioni, costruire fiducia, e trovare compromessi vantaggiosi che permettano all’impresa di restare solida e competitiva, anche nelle condizioni più complesse.

Mentre lavori sugli aspetti finanziari potresti aver bisogno di usare strumenti come Startup Financial Model, Xero, Quickbooks, Freeagent, Freshbooks… 

7/ Valutare le esigenze di fornitura attuali e future

Usa le tue capacità di gestione per cercare fornitori e spedizionieri più affidabili. Prendi contatto diretto con la fabbrica, e datti da fare per creare prodotti che rispondano alle esigenze del mercato in base alla ricerca su Amazon, Alibaba, esplorando la concorrenza. Usa Semrush per esplorare la concorrenza, Sellerapp.com, Sonar-tool.com… Cerca nuove proposte, controlla i prodotti più venduti, i prodotti con la migliore recensione e il punteggio più alto e poi,  e fanne uno ancora migliore.

8/ Capire come procedere con le operazioni commerciali

Alla fine, la prima cosa da fare è preparare lo studio di fattibilità per il tuo prossimo progetto. E poi fare domanda per i fondi di emergenza di soccorso che sostengono il tuo business, presenti  in quasi tutti i paesi, sia in termini di prestiti che di fondi non restituibili. In America, la U.S. Small Business Administration (SBA) ha iniziato a concedere prestiti a basso interesse finanziati da numerosi stati, contee e comuni. Anche altre organizzazioni, come la United Way, hanno creato fondi di soccorso COVID-19 che possono fornire ulteriori finanziamenti.

Lo studio di fattibilità vi farà ricercare nuove opzioni, impegnandovi ad esplorare tutte le possibilità, e vi renderà proattivi. E questo è ciò che un project manager deve essere.

Come far lavorare la tua squadra in modo più produttivo?

È tempo di utilizzare le competenze organizzative.

Costruisci la fiducia comunicando con trasparenza.

Nel contesto del lavoro a distanza, è fondamentale stabilire aspettative realistiche, sia per te stesso che per il tuo team. La gestione di un gruppo da remoto richiede un approccio diverso rispetto al lavoro in presenza, soprattutto per quanto riguarda il controllo, il supporto e la comunicazione quotidiana.

Come manager con competenze organizzative e di project management sviluppate, il tuo ruolo non è semplicemente quello di controllare, ma piuttosto di guidare, sostenere e orientare il team verso obiettivi comuni. È importante che ogni membro della squadra senta la tua presenza come una risorsa, non come un controllo invasivo.

Allo stesso tempo, è essenziale che anche i tuoi collaboratori conoscano chiaramente i tuoi obiettivi. Quando tutti sanno in che direzione si sta andando e qual è la priorità, è molto più facile lavorare in modo coordinato e produttivo, anche a distanza.

È proprio in questi momenti che si comprende quanto siano centrali le competenze manageriali: la capacità di stabilire obiettivi condivisi, comunicare con chiarezza, motivare a distanza e mantenere il team coeso nonostante le distanze fisiche. In un contesto in continua evoluzione, queste abilità non sono solo utili: sono ciò che distingue un leader efficace da un semplice supervisore.

La checklist per il project manager che deve organizzare il lavoro a distanza

Canali di comunicazione interni

In primo luogo, stabilire nuovi canali di comunicazione utilizzando Skype, Slack, WhatsApp, telefono, gruppi Viber, e-mail, Zoom, Microsoft Teams, ecc.)

Istruzioni chiare

Dal momento che ci potrebbero essere persone anziane nel team, è necesario fornire istruzioni chiare e sempre accessibili, come guide passo dopo passo su come usare gli strumenti, da come accedere e creare un account ad informazioni più avanzate.

Calendario

Fate un piano di comunicazione e un calendario. Puoi usare Google calendar, Trello, Jira, per fare chiamate giornaliere e creare una routine nella comunicazione con i tuoi dipendenti.

Canali di comunicazione con i partner

Dopo aver stabilito la comunicazione in entrata, pensa a sviluppare i migliori canali di comunicazione per comunicare con i partner commerciali.

Puoi anche usare gli strumenti di Asana per questo, come Slack (perché fa canali separati per ogni argomento), Zoom, Skype…

Attrezzatura per il team di lavoro a distanza

Assicurati che il team abbia tutte le attrezzature tecniche necessarie, personal computer adeguati e una connessione internet affidabile. Utilizza Speedtest.net per ottenere dati accurati sulla velocità di internet dei singoli collaboratori, dal momento che sarà di fondamentale importanza per tutti voi avere una connessione internet stabile e veloce.

Oltre ad assicurarti che la tua squadra abbia il software e l’hardware necessari per eseguire i compiti, pensa alla sicurezza. Assicurati che i firewall e i sistemi di protezione siano attivati, per proteggere sia loro, i loro PC, i dati aziendali e le informazioni commerciali.

In caso di criticità, il project manager deve utilizzare le sue capacità gestionali per fornire supporto tecnico, aiutando a superare quei problemi con la sua esperienza. Per alcuni problemi potrebbe essere usare il programma Teamviewer, permettendo al supporto informatico di agire in remoto per sistemare le cose.

Codice di condotta

Preparare un codice di condotta è utile perché tutti in ogni momento sappiano come comportarsi durante le riunioni utilizzando le nuove tecnologie. Come preparare la stanza, come accedere alla call, come alzare la mano, come silenziare il microfono quando non si sta parlando, perché utilizzare una cuffia. 

Call e riunioni

Lasciare commenti, scrivere note, o registrare le riunioni permetterà loro di esaminare tutti i dettagli una volta che la riunione sarà terminata, dando loro tempo per elaborare e capire i compiti assegnati.

Alla fine della riunione è necessario fornire ai partecipanti un breve rapporto, una serie di punti elenco come promemoria del perché e del cosa si fa dopo la riunione. Si possono usare Slack o Asana per dare istruzioni chiare e precise. Usando Asana, è possibile seguire il processo di lavoro simultaneamente, avendo tutte le informazioni sulla situazione attuale e sull’avanzamento del lavoro.

Responsabilizzazione individuale

Una volta che si saranno impratichiti con l’utilizzo delle piattaforme, chiedi ai tuoi dipendenti di organizzare i loro compiti e le loro responsabilità quotidiane. Per questo potrebbero usare anche Trello, che permette loro di elaborare un piano di lavoro, così come tenere le note.

Organigramma

Fai un organigramma, con tutte le nuove strutture e le persone responsabili. Inoltre, fornisci l’organigramma del flusso di lavoro con l’esatto processo, le fasi e i risultati finali ai dipendenti e ai clienti finali

La condivisione degli obiettivi

Le capacità e competenze organizzative applicate al lavoro a distanza sono quelle di qualsiasi altro progetto. Per ogni compito identificato hai bisogno di stabilire un piano e degli obiettivi. Se vuoi che questi obiettivi siano implementati nella struttura organizzativa, specialmente ora che sei in remoto, hai bisogno di comunicarli ai dipendenti, coinvolgendoli in un processo e rendendoli responsabili di quegli obiettivi. Per farlo devi usare le tue migliori capacità manageriali. E, naturalmente, stabilire le scadenze appropriate.

Controllo a distanza dei lavoratori

Per attività organizzative più dettagliate, potreste usare MS Project, insieme ai grafici di Gantt, che forniscono istruzioni passo dopo passo sulle attività chiave e la loro attuazione. Potreste anche usare questi strumenti per impostare gli obiettivi dell’azienda e aggiornarli, in modo che tutti possano sempre tenerli a mente mentre lavorano.  Dovresti avere una comunicazione chiara con i dipendenti su questi obiettivi e sulle attività che conducono al loro raggiungimento.

Non gestire in modo microscopico, ma dai ai dipendenti la possibilità di prendere decisioni da soli. Fornire loro abbastanza informazioni e impostare le attività, la soglia, i limiti, su cui potrebbero decidere senza il tuo apporto è essenziale in questa direzione. Ma non dimenticate di tenerne traccia, di controllare e monitorare sempre il processo.

Potresti usare strumenti come Asana, Bitrix 24, così come Pipefy, dove puoi impostare il processo, delegare i compiti a ciascuno, e rimanere informato circa la conclusione di quei compiti, capendo anche se i singoli si spingono oltre la loro autorità. Che è il momento in cui devi intervenire, non prima. Dare alle persone l’indipendenza nel lavoro ti porterà più risultati rispetto al sorvegliare ogni loro passo come un cane da guardia. Avrai solo bisogno di controllare le milestone, seguire i rapporti  e ricevere aggiornamenti sui progressi.

–> Qui parliamo della differenza tra Asana e Trello

Uno degli aspetti più delicati della gestione del lavoro a distanza è favorire una comunicazione fluida tra i membri del team. All’inizio può sembrare difficile, soprattutto perché non si è fisicamente vicini, ma è proprio in questi contesti che le competenze manageriali entrano in gioco. Il tuo compito è fornire ai dipendenti gli strumenti giusti per comunicare con facilità, come Slack o piattaforme simili, in modo che possano coordinarsi autonomamente, scambiarsi informazioni e lavorare sugli obiettivi in modo organizzato.

Un altro elemento cruciale è la gestione del tempo e delle attività. Introdurre strumenti di time tracking, come Time Doctor, Hubstaff o Clockify, può essere molto utile per monitorare in modo trasparente le ore di lavoro e il tempo dedicato a ciascun compito. Questi dati non servono per controllare in modo invasivo, ma per ottimizzare le modalità di collaborazione, analizzare eventuali criticità e migliorare la distribuzione del carico di lavoro.

È importante che tu stabilisca fin da subito una piattaforma comune, fornendo anche modelli semplici per la registrazione delle ore. Ma non basta: devi anche comunicare chiaramente le aspettative legate al monitoraggio del tempo e coinvolgere i dipendenti in un confronto aperto, per verificare se i processi funzionano o necessitano di adattamenti.

In sintesi, oggi più che mai, la gestione progetti è una disciplina viva, in continua evoluzione. La pandemia ha portato con sé sfide complesse, ma ha anche aperto la strada a nuove opportunità di crescita. Abbiamo l’occasione per ripensare il nostro modo di lavorare, sfruttando tecniche, strumenti e risorse digitali per renderci più efficienti, più reattivi e più competitivi, sia come professionisti che come aziende.

Investire nelle competenze manageriali e nella gestione efficace dei progetti significa ridurre i costi, aumentare l’efficienza operativa e posizionarsi meglio sul mercato, cogliendo con lucidità le occasioni che il presente ci mette davanti.

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