Una panoramica sulle ceremonies in Scrum
Le cerimonie Scrum sono momenti fondamentali all’interno del framework Scrum e rappresentano le tappe chiave in cui il team si coordina, riflette, pianifica e migliora il proprio lavoro. Non si tratta solo di riunioni operative: ogni cerimonia ha uno scopo preciso e contribuisce a mantenere una direzione chiara nel percorso di sviluppo.
Anche se spesso si pensa che servano solo per gestire lo sprint in corso, in realtà il loro valore si estende molto oltre. Le cerimonie aiutano il team a costruire un metodo di lavoro sostenibile e continuo, capace di adattarsi nel tempo.
Scrum, infatti, è un framework per lo sviluppo agile, nato nel contesto del software ma ormai applicato con successo anche in altri settori. Al centro c’è l’idea di lavorare in modo incrementale e iterativo, rilasciando valore frequentemente e migliorando lungo il percorso.
È proprio attraverso gli Sprint – cicli brevi e ripetibili – che il team ha l’opportunità di confrontarsi e riallinearsi regolarmente. E sono le cerimonie Scrum a scandire questi momenti.
Dallo Sprint Planning, in cui si definiscono gli obiettivi del lavoro da svolgere, al Daily Scrum, che consente al team di sincronizzarsi ogni giorno; dalla Sprint Review, dove si analizzano i risultati ottenuti, fino alla Sprint Retrospective, pensata per riflettere su ciò che può essere migliorato: ogni cerimonia ha un ruolo preciso nel mantenere alta l’efficienza, la trasparenza e la motivazione del gruppo.
In definitiva, le cerimonie Scrum non sono semplici rituali, ma strumenti strutturati per guidare la collaborazione e l’adattamento continuo, due elementi essenziali per raggiungere obiettivi di business in modo agile, realistico e condiviso.
Che cos’è Scrum?
Scrum è un framework all’interno del quale gli individui possono inquadrare e affrontare problematiche complesse, mentre realizzano prodotti del più alto valore possibile.
Scrum stesso si basa su una struttura semplice, per garantire una collaborazione efficace al team mentre è al lavoro su prodotti complessi.
Scrum Ceremonies e Framework Scrum
La metodologia Scrum implementa al suo interno il metodo scientifico dell’empirismo. Scrum sostituisce un approccio algoritmico programmato con un approccio euristico, nel rispetto delle persone e dei principi di auto-organizzazione, per affrontare l’imprevedibilità e risolvere problemi complessi. Il grafico qui sotto dà un’idea di Scrum in azione.
Le Quattro Scrum Ceremonies
Scrum viene eseguito attraverso momenti chiamati sprint, brevi percorsi di lavoro che durano di solito non più di due settimane. Per assicurare la corretta esecuzione di uno sprint si impiegano quattro diverse cerimonie in scrum:
- Pianificazione dello sprint
- Scrum quotidiano
- Revisione dello sprint
- Retrospettiva dello sprint
Pianificazione dello sprint
Tra le principali cerimonie Scrum, lo Sprint Planning è uno degli appuntamenti più importanti. Si tratta del momento in cui il team si riunisce per pianificare il lavoro del prossimo sprint, ovvero il ciclo di sviluppo che solitamente dura da una a quattro settimane.
Durante questa riunione, tutti i membri del team – inclusi il Product Owner e lo Scrum Master – collaborano per definire quali attività verranno affrontate e quali risultati si intendono raggiungere entro la fine dello sprint.
Lo Sprint Planning non è solo una lista di cose da fare: è un’occasione preziosa per chiarire le priorità, allineare le aspettative e distribuire il lavoro in modo realistico, tenendo conto della capacità del team e della complessità dei task. Alla fine della cerimonia, il team dovrebbe avere una visione chiara di ciò che può essere consegnato e un piano ben definito per come farlo. Questo momento dà ufficialmente il via allo sprint e pone le basi per un lavoro focalizzato, collaborativo e orientato al risultato.
Scrum quotidiano
Nel ritmo quotidiano del lavoro agile, una delle cerimonie Scrum più ricorrenti è il Daily Scrum, spesso chiamato anche stand-up meeting. Si tratta di una breve riunione giornaliera, della durata massima di 15 minuti, in cui tutto il team si incontra per condividere lo stato di avanzamento del lavoro.
Lo scopo principale di questo appuntamento è molto semplice ma fondamentale: assicurarsi che tutti siano allineati, aggiornati su ciò che è stato fatto, su cosa si intende fare nel corso della giornata e su eventuali ostacoli emersi.
È un momento pensato per favorire la trasparenza, la collaborazione e la sincronizzazione tra i membri del team, così che ciascuno sappia esattamente come stanno progredendo gli altri e dove eventualmente offrire supporto.
Non è una riunione per prendere decisioni strategiche né per discutere problemi in dettaglio: il Daily Scrum serve a mantenere il ritmo, a rafforzare la comunicazione e a individuare subito eventuali deviazioni rispetto agli obiettivi dello sprint. È un’abitudine semplice, ma estremamente efficace per aumentare la responsabilità individuale e la coesione del gruppo.
Revisione dello sprint
Un’altra cerimonia fondamentale nel metodo Scrum è la Sprint Review, conosciuta anche come revisione dello sprint. Questa riunione si svolge al termine di ogni sprint ed è pensata per esaminare il lavoro completato e confrontarsi sui risultati ottenuti. È un momento di apertura, in cui il team presenta ciò che è stato realizzato, spesso con una dimostrazione pratica del prodotto o delle funzionalità sviluppate.
Durante la Sprint Review, ogni membro del team può raccontare il contributo che ha dato, spiegare cosa è stato portato a termine, cosa è rimasto indietro e, se necessario, chiarire eventuali modifiche rispetto alla pianificazione iniziale. È una riunione molto utile anche per coinvolgere gli stakeholder (come clienti, responsabili o altri reparti), che possono fornire feedback diretti e condividere osservazioni sul lavoro svolto.
La Sprint Review non serve solo a “fare il punto”, ma è uno strumento prezioso per valutare il valore generato dallo sprint, verificare se il team è sulla strada giusta e, soprattutto, adattare il Product Backlog in base a ciò che è emerso. In altre parole, è un momento che unisce trasparenza, confronto costruttivo e orientamento al miglioramento continuo.
Sprint Retrospective
Quando si parla di Sprint Retrospective, siamo di fronte a una delle cerimonie Scrum più importanti dal punto di vista del miglioramento continuo. Questa riunione si svolge alla fine dello sprint, subito dopo la Sprint Review, ed è dedicata esclusivamente al team Scrum. È il momento in cui il gruppo si ferma per riflettere sul lavoro svolto, non tanto in termini di risultati concreti, ma di processo, collaborazione e metodo di lavoro.
L’obiettivo principale della Sprint Retrospective è identificare cosa ha funzionato bene e cosa invece può essere migliorato. Ogni membro del team è invitato a condividere in modo aperto le proprie osservazioni, esperienze e idee. Si parla di ciò che ha agevolato il lavoro, ma anche di eventuali difficoltà incontrate, errori commessi o tensioni emerse durante lo sprint.
Non si tratta di un momento di giudizio, ma di una pratica costruttiva per apprendere dall’esperienza e per fare piccoli ma continui passi avanti. Alla fine della riunione, il team stabilisce azioni concrete di miglioramento da applicare già nel prossimo sprint. In questo modo, la Retrospective non chiude solo un ciclo, ma apre la porta a una versione migliore del team, più consapevole, più efficace e sempre più unito.
Scrum Ceremonies & Sprint Planning
Cerimonia iniziale: la Pianificazione
Partecipanti: team di sviluppo, Scrum Master, Product Owner
Quando: all’inizio di uno Sprint
Durata: di solito un’ora per ogni settimana di iterazione-es. uno sprint di due settimane inizia con una riunione di pianificazione di due ore.
Quadro Agile: Scrum (naturalmente anche i team Kanban pianificano, ma non si basano su un programma fisso di iterazione con una pianificazione formale dello sprint).
La cerimonia iniziale Scrum aiuta a mettere le basi per l’intera squadra e la prepara allo sprint successivo, creando un percorso regolare verso uno sprint di successo. La pianificazione dello sprint richiede la partecipazione di tutti i ruoli scrum con responsabilità diretta verso il prodotto: il team di sviluppo, lo scrum master e il product owner. La pianificazione, naturalmente, è precedente allo sprint. Di solito dura un’ora o due.
Sprint backlog e user story
Cerimonie Quotidiane: Daily Scrum
Partecipanti: team di sviluppo, scrum master, product owner
Quando: una volta al giorno, tipicamente la mattina.
Durata: Non più di 15 minuti. Non prenotate una sala conferenze per fare lo stand up da seduti. Stare in piedi aiuta a mantenere la durata della riunione breve!
Agile Framework: Scrum e Kanban
Si tratta di una breve cerimonia scrum che assicura che tutti sappiano cosa sta succedendo. È un modo per garantire la trasparenza all’interno del team. L’inizio non è momento in cui aver paura o andare in confusione. Ecco perché c’è bisogno di una riunione informativa leggera e divertente, senza mettere nessuno al muro.
Il daily Scrum è uno spazio che ogni membro del team si prende per rispondere alle seguenti domande:
- Cosa hai completato ieri?
- Su cosa stai lavorando oggi?
- Sei bloccato su qualcosa?
Il daily scrum è, come dice, un evento quotidiano, che di solito si svolge ogni mattina con il team di sviluppo, lo scrum master e il product owner. È breve, circa 15 minuti, ed è per questo che viene anche chiamato standup meeting. Farlo in piedi fa sì che non si trascini troppo nel tempo.
Per funzionare lo scrum quotidiano richiede una buona dose di responsabilità individuale. Ciascuno riferisce onestamente rispetto a ciò che ha fatto, quello che ha intenzione di fare e come potrebbe rimanere bloccato nel processo. Tutto ciò avviene di fronte agli altri. Dover riferire in un tale contesto sociale prepara il team al successo, perché sarebbe imbarazzante per il singolo non poter mostrare progressi davanti agli altri. Lo scrum quotidiano non è limitato ai team che condividono un luogo fisico. Se i team lavorano in remoto, la cerimonia può essere condotta con una videoconferenza o una chat di gruppo.
Revisione dello sprint
Partecipanti: team di sviluppo, scrum master, product owner
Opzionale: stakeholder del progetto
Quando: alla fine di uno sprint o di una milestone
Durata: 30-60 minuti
Quadro agile: Scrum e kanban.
Come per la pianificazione, la revisione per i team kanban dovrebbe allinearsi con le milestone del team piuttosto che essere impostata su una cadenza fissa.
Una volta che lo sprint è giunto al termine, arriva il momento di riunire la squadra al completo per fare una demo e mostrare il lavoro all’interno del team. Ogni membro del team esamina le nuove caratteristiche sviluppate e qualsiasi dettaglio su cui si è lavorato durante lo sprint. In questo modo i membri del team si congratulano tra di loro per il successo nello sprint – aspetto molto importante per il morale. Vedere il lavoro finito è essenziale per l’intero team, agile mentor e stakeholder compresi. In modo che possa fornire un contributo di ritorno e si possano ottenere feedback dagli stakeholder del progetto.
A differenza di altre ceremonies, qui la revisione può richiedere tutto il tempo necessario per dimostrare per intero il lavoro fatto dal team. Di nuovo, i partecipanti sono: il team di sviluppo, lo scrum master e il product owner, ma anche altri team coinvolti nel progetto e gli stakeholder.
Queste demo non sono revisioni parziali, ma revisioni complete del lavoro. Se non è così, allora il peso specifico della sprint review viene sminuito. Le revisioni devono soddisfare il livello di qualità stabilito dal team o non possono altrimenti essere considerate complete (e in quel caso non dovrebbero essere nemmeno mostrate nella sprint review).
Scrum Retrospectives
Partecipanti: team di sviluppo, scrum master, product owner
Quando: Alla fine di un’iterazione
Durata: 60 minuti
Quadro agile: Scrum e Kanban.
I team delle cerimonie Scrum fanno scrum retrospectives a cadenza fissa. Anche i team Kanban possono beneficiare di retrospettive occasionali.
L’ultima delle quattro scrum ceremonies è chiamata sprint retrospective. Si verifica alla fine di uno sprint, dopo la revisione, e di solito dura un’ora. La retrospettiva include il team di sviluppo, lo scrum master e il product owner.
Poiché le scrum ceremonies fanno parte di un processo e di un metodo agile, è tutta una questione di reazione al cambiamento. Ciò naturalmente include ottenere subito un feedback e poter agire rapidamente su di esso. Le scrum ceremonies sono finalizzate al miglioramento continuo e la retrospective è un metodo per assicurarsi che il prodotto e la cultura di sviluppo siano in costante miglioramento.
La Sprint Retrospective è uno degli appuntamenti più significativi per la crescita e il benessere del team. Si tratta di una riunione dedicata all’autoanalisi, in cui il gruppo si ferma per riflettere su cosa ha funzionato bene e su cosa, invece, può essere migliorato rispetto allo sprint appena concluso. In molti sensi, è simile a un post-mortem, ma con uno spirito completamente orientato al futuro: si individuano le fragilità e le tensioni emerse, non per giudicare o accusare, ma per rafforzare i punti deboli e affrontare il prossimo sprint con maggiore consapevolezza.
Durante questa cerimonia, la conversazione può estendersi anche oltre i temi operativi, toccando aspetti relazionali, dinamiche di team e abitudini di lavoro. È un momento di confronto autentico, in cui ogni membro del team è chiamato a contribuire con spirito costruttivo. Non si tratta di lamentarsi o criticare a vuoto, ma di collaborare per trovare soluzioni concrete ai problemi emersi. È questo che rende la retrospettiva davvero utile: il passaggio dall’osservazione all’azione.
È fondamentale ricordare che la retrospective non è una caccia al colpevole. Al contrario, è uno spazio sicuro dove si può parlare apertamente, senza timore di giudizi, con l’obiettivo comune di migliorare. E quando tutto è andato per il meglio? Anche in quel caso, la retrospettiva ha un ruolo: è l’occasione per riconoscere gli sforzi, valorizzare i risultati e rinforzare il morale del team.
Se il cuore dello Scrum è il miglioramento continuo, allora la Sprint Retrospective è lo strumento pratico che rende possibile questo cambiamento. E se dovessimo sintetizzarne l’essenza in due parole, quelle parole sarebbero: critica costruttiva. Perché è proprio dal confronto sincero e dal desiderio di crescere insieme che nascono i team più forti e resilienti.
Scrum Ceremonies e Lavoro Remoto
Con la diffusione sempre maggiore del lavoro a distanza, è diventato fondamentale capire come adattare in modo efficace anche le cerimonie Scrum a questo nuovo contesto. Lavorare da remoto è una realtà che offre grandi vantaggi – flessibilità, autonomia, riduzione degli spostamenti – ma comporta anche sfide specifiche, soprattutto quando si cerca di mantenere attivo un approccio agile.
È importante sapere che Scrum, in sé, non impone la co-locazione fisica del team. Tuttavia, uno dei principi del Manifesto Agile afferma che il modo più efficiente e diretto per trasmettere informazioni all’interno di un team di sviluppo è la conversazione faccia a faccia. E su questo non ci sono dubbi: il contatto diretto facilita la comunicazione, riduce i malintesi e rafforza le relazioni. Ma non è l’unica strada possibile, e soprattutto non è sempre la più praticabile.
Nel mondo del lavoro distribuito, infatti, dobbiamo imparare a trasformare quel principio in qualcosa di adattabile al digitale. Videochiamate, strumenti collaborativi, chat e lavagne online sono le nuove forme di “faccia a faccia”. Non basta copiare ciò che funzionava in presenza e portarlo su Zoom o Teams: serve ripensare le dinamiche, valorizzare la chiarezza comunicativa, la puntualità e la responsabilità individuale.
Per i team già maturi e ben rodati, il passaggio al remoto può addirittura rafforzare la collaborazione, riducendo distrazioni e rendendo le cerimonie più focalizzate. Ma per i team meno esperti o appena formati, la distanza può portare disorganizzazione, silenzi, mancanza di coinvolgimento.
Ecco perché è fondamentale riconoscere le sfide, affrontarle con consapevolezza e costruire delle pratiche agili realmente adatte all’ambiente digitale. Una volta fatto questo, le cerimonie Scrum in modalità remota possono diventare ancora più potenti di quelle tradizionali, sfruttando al massimo i vantaggi del lavoro distribuito e minimizzando i suoi limiti. Con gli strumenti giusti e un team ben allineato, la distanza non è più un ostacolo, ma una nuova opportunità di crescita e innovazione.
Costruire un team agile in un ambiente remoto
Il processo/quadro è sempre profondamente legato al Manifesto Agile e ai suoi principi e di solito è fortemente ispirato alla Guida Scrum. Costruire un team agile in un ambiente remoto è una combinazione di due grandi sfide – essere agile e costruire un team. Di seguito vorrei concentrarmi sulle sfide che sono particolarmente comuni quando si combinano questi due aspetti.
I due consigli più importanti
- Mettete da parte un po’ di tempo per controllare la consistenza della comunicazione e il livello della trasparenza, specialmente quando il vostro team è all’inizio del viaggio. In un ambiente remoto è più facile non vedere alcune bandierine rosse di alert.
- Provate a tradurre esercizi e attività in ambiente remoto.
Volete usare una tecnica che conoscete riferita alle riunioni faccia a faccia?
Spesso questa operazione è possibile – vi basterà pensare a come vengono utilizzati elementi dell’ambiente fisico in quella specifica tecnica, a come potete riportarli online online. Esistono lavagne online, documenti condivisi come Google docs, e videochiamate di gruppo (es. puoi dividere una chiamata di 12 persone in quattro chiamate da 3 persone per lavorare in gruppo).
Sfide comuni nella gestione di team remoti
È estremamente facile scivolare nel caos quando si tratta di progetti software. Così tante opzioni nello spazio virtuale, tutte quelle decisioni che non sono ancora state prese, e tutti i cambiamenti che sicuramente arriveranno ad impattare sullo sviluppo.
Come affrontare tutto ciò? La risposta è: struttura flessibile.
Il Framework Scrum
Un buon esempio di questa struttura flessibile è il Framework Scrum. Lo scrum framework stabilisce alcuni must-have e lascia lo spazio per essere riempito con contenuti adatti al prodotto. Nominare esplicitamente ciascuna delle regole, così come le varie fasi del flusso del team è la chiave nel metodo agile, così come il principio kanban – la visualizzazione del flusso di lavoro.
Costruire la fiducia
I primi passi nell’adozione delle cerimonie Scrum, soprattutto in un contesto remoto o in un team poco esperto, possono sembrare impegnativi. Tuttavia, tutto diventa più semplice quando ci si concentra su due elementi fondamentali: promuovere l’autosufficienza e mantenere un alto livello di trasparenza. Queste sono le basi su cui costruire un team coeso, responsabile e davvero collaborativo.
Un punto chiave per il successo di qualsiasi team agile è la fiducia reciproca. Costruire fiducia all’interno del team tecnico, ma anche tra il team tecnico e il cliente, è essenziale per garantire un processo di sviluppo sano e orientato al valore. Non si tratta solo di migliorare la comunicazione, ma di creare un clima in cui ogni membro si senta libero di esprimersi, proporre idee, segnalare problemi e assumersi responsabilità.
È altrettanto importante che anche il team cliente sia coinvolto e formato, così da poter collaborare attivamente e comprendere il processo di sviluppo. Serve trasparenza tra chi sviluppa e chi prende le decisioni di business, per essere certi che si stia costruendo il prodotto giusto, quello che risponde davvero ai bisogni del mercato. Allo stesso tempo, è necessario mantenere apertura e chiarezza all’interno del team, per garantire che il lavoro venga svolto nel modo più efficace e sostenibile possibile.
Quando trasparenza, fiducia e responsabilità diventano valori condivisi, le cerimonie Scrum smettono di essere semplici appuntamenti e diventano strumenti concreti per costruire valore, rafforzare il team e migliorare continuamente.
Autosufficienza e autoregolamentazione
Il lavoro remoto richiede maturità. Ogni membro del team deve essere in grado di assumersi le responsabilità relative al proprio ambiente di lavoro e prendere coscienza dell’auto-organizzazione nell’ambito del proprio lavoro. Proprio come nel lavoro agile. Essere un membro di un team che si auto-organizza richiede prima di tutto di prendere possesso del proprio lavoro, in ogni dimensione, fino a espandere la dimensione del proprio ambiente a tutto il team. La fiducia, l’autosufficienza dei membri del team e l’auto-organizzazione del team sono interconnessi.
Devi costruire su tutte queste qualità in modo incrementale – più fiducia significa più spazio per l’autosufficienza. L’autosufficienza e l’autoregolazione del team sono argomenti importanti sia nel lavoro remoto che in quello agile. Quando si sviluppa con metodo agile in un ambiente remoto questa sfida è ancora più importante, perché sia il costo del fallimento che la ricompensa del successo sono raddoppiati.
Il ruolo del Project Manager nella gestione dei team remoti
Ogni nuovo team ha bisogno di trovare il suo framework, per evitare il caos. Il primo compito del project manager quando si inizia un nuovo progetto è quello di aiutare a trovare quel framework, quella prima struttura di base. Poi arriverà tempo di concentrarsi sulla costruzione della fiducia e sulla trasparenza. Solo così ci assicureremo di poter costruire una vera squadra, unita intorno ad un obiettivo comune. Che è qualcosa di diverso da avere un gruppo di grandi specialisti, ognuno concentrato sul proprio ‘progettino’.
Quando la squadra lavora all’interno di questa prima cornice, è tempo di affrontare la prossima sfida. Durante questo processo la squadra comincia ad appropriarsi della cornice che le è stata data e la adatta ai suoi bisogni specifici. Passo dopo passo si creano nuove regole di gruppo, ciascuno influenza il comportamento dell’altro e impara dagli altri. Il lavoro di un Project Manager, o di uno Scrum Master, implica il fatto di trovarsi lì con loro a sporcarsi le mani – aiutarli nella transizione e nell’adattamento ai cambiamenti che incontrano.
Suggerimenti per un ambiente di lavoro remoto
L’agile management in un ambiente remoto è sicuramente possibile, ma può risultare impegnativa. Dovrete concentrarvi allo stesso modo sulle sfide relative alla costruzione del team e su quelle relative all’organizzazione del lavoro a distanza.
Ricordatevi di:
Dare un nome ai vostri valori
Dovete prima capire quali sono i vostri valori, per essere sicuri di poterli poi condividere con tutto il team. I cinque valori di Scrum sono un buon punto di partenza per gestire i valori del team a distanza: Coraggio, Concentrazione, Impegno, Apertura e Rispetto.
Incontrare la squadra ogni giorno
Assicuratevi di coprire non solo gli argomenti tecnici. Se volete che la squadra sia in grado di elaborare i suoi valori in ambito pratico – date loro lo spazio per farlo. Un buon inizio potrebbe essere quello di scrivere un accordo all’interno della squadra – un contratto di squadra dove discuterete come avete intenzione di lavorare e rendervi reciprocamente responsabili.
Far emergere le lacune di comunicazione e i conflitti
Nel contesto del lavoro remoto, può diventare più facile evitare argomenti delicati o conversazioni scomode, soprattutto quando mancano i segnali non verbali e il contatto diretto. Questo rende più difficile raccogliere feedback autentico e tempestivo, un elemento essenziale per la crescita del team. Ecco perché è utile iniziare con piccoli gesti: alla fine di ogni incontro o chiamata, prova a offrire un feedback breve, sia positivo che costruttivo. Questo aiuta a normalizzare il confronto e a creare uno spazio dove tutti si sentono autorizzati a esprimersi.
Un altro aspetto fondamentale da tenere a mente è il ruolo del project manager o Scrum Master in un ambiente distribuito. Non è compito loro proteggere costantemente il team da ogni ostacolo. Al contrario, è importante lasciare ai membri del gruppo lo spazio per sperimentare, imparare dai propri errori e costruire resilienza. Solo così possono diventare più autonomi, capaci di gestire l’incertezza e meno dipendenti dal supporto continuo.
Adattare l’agilità a un contesto remoto è senza dubbio una delle sfide più significative per la comunità agile contemporanea. Ma è anche una grande opportunità. Molte aziende stanno già sperimentando questa trasformazione, spingendosi oltre i confini della co-locazione tradizionale. E mentre il contesto globale cambia, cambia anche il modo in cui collaboriamo. Riuscire a portare avanti uno Scrum efficace anche a distanza non è solo un obiettivo tecnico, ma un’evoluzione culturale. Una che, se gestita bene, può portare enormi benefici a team e organizzazioni, anche in tempi incerti.