OKR cosa sono e quali software usare per gestirli al meglio
OKR cosa sono? L’acronimo di Objective Key Results significa “Obiettivo e Risultati Chiave”. Vengono usati sia come strumento efficace nel Management By Objectives (MBO), sia come canale privilegiato per comunicare dove l’organizzazione sta andando e quali sono le milestones necessarie per arrivarci.
Avendo già dedicato una guida di approfondimento su cosa sono gli OKR, utilizzerò il tempo che vorrai dedicare a questo nuovo articolo sugli Objectives and Key Results per capire in quale modo le principali organizzazioni mondiali se ne servono per le proprie strategie, ovvero quali sono gli errori OKR da evitare e quali, viceversa, le migliori pratiche.
Infine, per offrire a chi fosse interessato l’opportunità di usare la metodologia OKR, ho realizzato una classifica con i 3 migliori software di gestione OKR.
OKR cosa sono, chi li ha inventati e chi li usa?
Gli Objective Key Results sono una metodologia di definizione e gestione degli obiettivi. Gli OKR nascono dalla combinazione di due elementi molto caratterizzati: l’obiettivo (O), anche molto ambizioso, che segna la direzione finale e i risultati chiave (KR), concreti e misurabili, che indicano a che punto siamo e se la strada è quella giusta.
Ma a chi dobbiamo la formulazione di tale metodologia? E quali aziende e organizzazioni se ne servono? Ne parliamo subito nel prossimo capitolo.
Cosa sono gli OKR: da Google alla conquista del mondo
Per spiegare gli OKR cosa sono oggi, vorrei partire dall’inizio, cioè da chi ha inventato gli OKR. Il concetto di obiettivo e risultati chiave è stato ideato negli anni ’70 da Andy Grove, ma deve la sua popolarità a John Doerr, uno dei primi finanziatori di Google.
È proprio Doerr nel suo libro “Measure What Matters” a raccontarci in quale modo gli OKR sono diventati la metodologia di gestione per obiettivi nell’allora startup Google. Anno 1999, Palo Alto, Larry Page e Sergey Brin, due ‘dropouts’ di Stanford, vogliono: “Organize the world’s information and make it universally accessible and useful”.
Organizzare le informazioni del mondo e renderle universalmente accessibili e utili: è la bandiera di Google e Doerr investe 11,8 milioni di dollari in questo ambiziosissimo obiettivo. Durante una riunione con il team fondatore – che oltre a Page e Brin comprendeva anche Marissa Mayer, Susan Wojcicki e Salar Kamangar – Doerr introduce a Google la filosofia OKR per costruire un modello di pianificazione aziendale, misurabile da 3 risultati chiave:
- KR #1: Vorrei finire la mia presentazione in tempo.
- KR #2: Vorrei che creassimo un set campione per Google OKR trimestrali.
- KR # 3: Vorrei ottenere un accordo di gestione per una prova OKR di tre mesi.
Ecco in quale modo Google ha impostato la sua strategia aziendale basata sul framework OKR. L’esempio di Big G è stato da poi seguito anche altre grandi società, fra le quali posso citare: LinkedIn, Dropbox, Spotify, Netflix, Uber e AirBnB.
Cosa sono gli OKR nella formula Doerr
Prima di passare oltre, faccio ancora riferimento alla formula Doerr per definire in modo esaustivo gli Objectives and Key Results:
O = ciò che deve essere raggiunto. L’obiettivo è significativo, concreto e di ispirazione. L’obiettivo serve come antidoto al pensiero non focalizzato.
KR = risultati che servono per monitorare come ci muoviamo verso l’obiettivo. I Key Results sono specifici, realistici, limitati nel tempo e, soprattutto, misurabili.
Una volta che tutti i KR sono stati completati, l’Objective è necessariamente raggiunto.
OKR cosa sono e 3 errori da evitare
La filosofia OKR è semplice ma non semplicistica: imparare a scrivere gli OKR richiede tempo e conoscenza dei processi interni all’organizzazione. Qui di seguito elenco una serie di approcci non corretti che possono condurre a conclusioni affrettate e ad applicazioni riduttive. Ecco, secondo la mia esperienza, quali sono gli errori OKR più comuni e perciò più insidiosi:
- Sedersi sul BUS: il Business As Usual è in contrasto con l’ambizione che caratterizza l’obiettivo. Gli OKR dovrebbero avere come fine ultimo quello di aggiungere valore e non di mantenere lo status quo.
- Fare trincea: fare ostacolo alla trasmissione del flusso di comunicazione degli OKR significa rendere sfocata la strategia complessiva e, di conseguenza, estromettere dal coinvolgimento sia i team di lavoro che gli stakeholders.
- Sbagliare indicatori: la gestione per obiettivi non richiede necessariamente l’uso del framework OKR. Qualunque metodologia si scelga è necessario capirne lo scopo. Prendiamo ad esempio OKR vs KPI: gli OKR hanno uno scenario più ampio dei KPI (Key Performance Indicators) dal momento che misurano il cambiamento, mentre i KPI misurano lo stato di salute.
Objective Key Results best practice
Alla luce di quanto appena detto, per evitare gli errori OKR possiamo mettere in atto alcune misure preventive. Mi riferisco alle buone pratiche che ci permettono di utilizzare al meglio gli Objective Key Results, per stabilire lo scopo e fissare i risultati da raggiungere durante il processo.
Ti suggerisco la seguente check list per verificare che tu stia correttamente usando gli OKR:
- Sii ambizioso con l’obiettivo
- Lega l’obiettivo a quelli strategici più grandi
- Il KR funziona soltanto se puoi misurarlo
- Il KR è un risultato, non un compito
- Ogni KR deve avere un proprietario
Oltre alle suddette buone pratiche, ci sono anche dei tools ti permettono di usarli al meglio. Dedico il prossimo capitolo a una mini classifica di software OKR.
OKR cosa sono e quali software utilizzare?
Dal momento che gli OKRs sono usati per congiungere gli sforzi verso il raggiungimento di obiettivi allineati con la direzione strategica, scriverli correttamente può essere complesso.
I software OKR servono a semplificare e a ottimizzare il processo di impostazione e di monitoraggio degli OKR a livello di organizzazione, di team e individuale.
Se ti interessa saperne di più, ho compilato una classifica dei tre migliori strumenti software OKR. Per il giudizio ho tenuto presenti pochi, ma fondamentali, criteri di valutazione:
- Usabilità: il software è sufficientemente facile da usare? Ha un’interfaccia intuibile e features complesse ma non complicate?
- Assistenza: la società di produzione ha un buon supporto tecnico? Trovo informazioni e tutorial sul prodotto online?
- Integrazione: posso collegare il software OKR con altri strumenti di gestione degli obiettivi o di gestione HR?
1. Profit.co: software OKR completo
Partiamo nella nostra carrellata con Profit.co, piattaforma utilizzata da aziende e imprese che fanno uso della metodologia OKR per le attività strategiche e di apprendimento. Lo strumento è usabile in quanto facilmente installabile e piuttosto intuibile. Fra i punti di forza di Profit.co c’è la possibilità di usufruire di oltre 300 metriche sulla base delle quali definire le proprie personalizzate.
Un altro vantaggio è dato dalla possibilità di implementare Profit.co su diverse piattaforme e sistemi operativi, come ad esempio: Windows, Android, iOS, Web, Cloud.
2. Wrike: software OKR facile
Il software OKR Wrike si adatta ad organizzazioni e team di lavoro di varie dimensioni, così che non è difficile trovare un piano adatto alle esigenze dell’azienda. La registrazione alla piattaforma dà accesso al piano gratuito di prova. Mentre la pagina help center offre supporto pratico sull’utilizzo del prodotto a seconda dell’esigenza. Se non fosse sufficiente, è possibile inviare un ‘ticket’ al servizio di assistenza.
Un altro aspetto che mi preme rimarcare sono le integrazioni personalizzate con oltre 400 applicazioni in locale e su cloud, cosicché è possibile collegare Wrike a strumenti Microsoft, Google, Adobe®, Creative Cloud®, JIRA etc.
3. FlowyTeam: software OKR economico
L’ultimo software OKR che ti presento è FlowyTeam. Come gli altri due è progettato per rendere la visione aziendale coinvolgente e interattiva, attraverso la partecipazione e la condivisione di obiettivi e risultati. Ha un piano gratuito completo che include i primi 10 utenti e nel quale è compreso il monitoraggio di OKR e KPI. In questo modo manager e dipendenti possono non soltanto impostare obiettivi, più o meno strategici, ma anche monitorare le prestazioni e revisionarle con rapporti real time.
L’ultima caratteristica di FlowyTeam che evidenzio è l’opportunità di pianificare un meeting di demo per imparare a utilizzare lo strumento ed essere in grado di fissare gli obiettivi in modo chiaro, collegandoli a risultati chiave sia a livello di organizzazione che personali, oppure di team.
