Quando mi approccio ad aziende e organizzazioni che decidono di allineare gli obiettivi, scalandoli a multi livello (dal macro all’individuo), mi accerto prima di tutto che siano chiare le motivazioni alla base della loro scelta metodologica. Nel caso del metodo per obiettivi e risultati chiave è necessario seguire un processo logico che inizia dal livello teorico (cosa sono gli OKR) e viene progressivamente ‘messo a terra’, fino ad arrivare alle esercitazioni pratiche progettate su quella specifica realtà. Per il passaggio dalla teoria alla pratica, trovo molto utile analizzare alcuni OKR case study di successo: studiare chi ce l’ha fatta è la migliore fonte di ispirazione. Mi auguro che lo sia anche per chi legge.

Cosa vuol dire OKR? OKR è acronimo di Objectives and Key Results, ovvero obiettivi e risultati chiave.
OKR cosa sono? Il metodo OKR è un sistema di gestione per obiettivi, collaborativo, ideato da Andrew Grove in Intel nel 1975 (guarda il video nel quale spiega cosa sono e come funzionano gli OKR). Gli obiettivi (O) sono sfidanti, coinvolgono sia i team, sia gli individui e hanno delle milestones, i risultati chiave (KR), misurabili.
Quali aziende usano gli OKR? Gli objectives and key results possono essere modulati su aziende e organizzazioni di varie dimensioni e in ogni settore, da startup innovative a multinazionali e-commerce. Citiamo per esempio Airbnb, Cisco, Deloitte, Google, Intel, LinkedIn, Microsoft, Salesforce, Spotify e l’elenco potrebbe continuare.

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#1 OKR case study: Google Chrome

Quando ci si avvicina al metodo OKR ci si imbatte inevitabilmente in Google. Non è un caso, dal momento che il metodo in oggetto deve a Big G la propria fama. Nel 2014 Google ha fatto notizia, svelando come alla base del proprio modello organizzativo vi fossero gli OKR, introdotti in azienda da John Doerr nel 1999 quando l’azienda contava appena 40 persone nello staff. Vi è un’intera bibliografia a riguardo.

Ciò che interessa maggiormente è che ancora oggi Google usa gli OKR per stabilire obiettivi annuali e organizza riunioni di allineamento ogni tre mesi per condividere e valutare i risultati chiave. La strategia di crescita di Big G è saldamente legata agli OKR, come dimostra il progetto che ha dato vita a Google Chrome.

OKR Google: in quale modo Chrome è diventato il browser numero 1?

Gli OKR in Google hanno una storia lunga e costellata di successi e (senza dubbio) di qualche insuccesso: chi non ricorda Google+? Giova ricordare che l’insuccesso fa parte del mindset OKR e nulla toglie al valore del metodo Objectives and Key Results.

L’OKR case study Google Chrome rende pienamente l’idea di come la metodologia OKR sia in grado di fare esplodere le potenzialità della leadership e del teamworking.

Quando il CEO di Google, Sundar Pichai, decise di creare il browser del futuro (rilasciato per la prima volta il 2 settembre 2008), aveva le idee chiare: doveva essere non soltanto tecnologicamente evoluto, ma anche il più popolare fra gli utenti.

Un piano così ambizioso richiedeva un OKR altrettanto sfidante.

Esempio OKR Google Chrome

Objective (O) = creare e sviluppare la piattaforma client di nuova generazione per il Web e le sue applicazioni

1° Key Results (KR) = raggiungere 20 milioni di utenti attivi 7 gg su 7 entro la fine del 2008
2° Key Results (KR) = raggiungere 50 milioni di utenti attivi 7 gg su 7 entro la fine del 2009
3° Key Results = raggiungere 100 milioni di utenti attivi 7 gg su 7 entro la fine del 2010.

Iniziative per raggiungere le milestones:

Ampliare gli accordi di distribuzione con gli OEM (Original Equipment Manufacturers).
Avviare la campagna di marketing “Chrome Fast” per accrescere la consapevolezza del prodotto negli Stati Uniti.
Creare un avviso passivo per gli utenti di Chrome rimasti inattivi.
Ampliare la fascia demografica degli utenti lanciando Chrome anche per OS X e per Linux.

Come finisce questa storia? Come tutti sappiamo: oggigiorno Chrome copre una quota del mercato dei browser superiore al 65% e stacca nettamente il competitor principale Safari fermo al 18% circa. Ciò che forse non sai è che per arrivare a questo traguardo, Sundar Pichai e suoi team hanno fronteggiato più di un fallimento: nel 2008 hanno ampiamente mancato l’obiettivo e anche nel 2009 non ce l’hanno fatta (arrivando a 38 milioni di utenti attivi per sette giorni).

#2 OKR case study: Microsoft

Per quanto riguarda Microsoft OKR case study, è il Principal Lead Program Manager, Sandeep Chadda, a spiegare perché il sistema funziona e quali sono gli insegnamenti che se ne possono trarre.

OKR: mindset di crescita

Gli Objectives and Key Results supportano la crescita nonostante gli errori, anzi proprio grazie ad essi. Poiché l’obiettivo deve essere ambizioso non sempre viene raggiunto. Quando ciò accade, il team ha l’occasione di imparare, identificando le aree di miglioramento che possono riguardare ad esempio la pianificazione, la stima delle risorse, KR troppo (o troppo poco) aggressivi.

In ogni caso è essenziale imparare dagli sbagli commessi, così che anche gli insuccessi possano essere celebrati come occasione di apprendimento (= learning zone).

In Microsoft, conclude Chadda: “Gli errori sono attesi, rispettati, controllati e corretti”.

OKR: trasparenza e linguaggio

Il fatto che OKR sia una metodologia condivisa favorisce la trasparenza all’interno dell’organizzazione. Chadda evidenzia l’efficacia dal punto di vista della comunicazione: “Chiunque in Microsoft ha la possibilità di restare aggiornato sulle priorità della leadership. Il che è fondamentale per permettere ai team e ai singoli individui di allinearsi con gli obiettivi generali”.

Inoltre, gli OKR offrono alle persone all’interno dell’azienda una lingua comune e universalmente conosciuta: tutti sanno leggere gli OKR di qualsiasi prodotto o di un altro team e capiscono al volo il tipo di problemi e di sfide che si stanno affrontando.

OKR Microsoft: goals e priorità

Gli OKR definiscono l’obiettivo e forniscono lo scopo. Ne consegue una naturale assegnazione delle priorità per il conseguimento disciplinato di una meta ben chiara e comune a tutto il team.

OKR no limits

I confini dell’organizzazione non hanno più senso di esistere dal momento che tutti i team e ogni singolo individuo hanno un obiettivo comune e la medesima motivazione al suo raggiungimento. Anche le connessioni fra team e team vengono rafforzate, perché il fallimento di un risultato chiave di uno specifico team può comportare il mancato raggiungimento dell’obiettivo più grande e generale.

Gli OKR abbattono i limiti.

#3 OKR case study: LinkedIn

Per quanto riguarda LinkedIn il loro OKR case study inizia con il racconto di Reid Hoffman, fondatore e CEO. L’azienda era pronta al salto di crescita e fu chiamato come AD Jeff Weiner (attuale Executive Chairman).

Durante una delle prime riunioni, Weiner chiese a Hoffmann quale fosse il processo decisionale, ovvero quali decisioni avrebbe dovuto prendere. Hoffman rispose: “La palla è in mano tua. Prendila e inizia a correre”.

Questo passaggio di consegne, talmente semplice da sembrare brutale, ha segnato l’inizio di una delle transizioni di maggior successo nella Silicon Valley: Weinar ha guidato LinkedIn dall’IPO all’attuale capitalizzazione di più di 20 miliardi di USD.

Hoffman sapeva che per funzionare un’azienda si deve concedere al proprio leader un potere decisionale chiaro e unico. E i fatti gli hanno dato ragione. La leadership di Weinar ha avuto come mappa di riferimento il sistema OKR, all’interno del quale il CEO di LinkedIn ha tracciato una rotta ben definita.

Missione e Visione di LinkedIn

Per portare la barca verso la migliore meta possibile la Mission e la Vision devono essere chiaramente articolate. In questo modo si dà corpo a una strategia all’interno della quale i leader seguono i valori fissati e professati, dando l’esempio e spingendo tutti a muoversi nella direzione giusta.

Per far sì che i valori aziendali siano qualcosa di più di uno slogan, Weinar è convinto che il leader possa portare a termine la missione assegnata attraverso il raggiungimento di obiettivi chiaramente delineati e misurati da risultati tangibili e resi noti.

La cosa importante è non usare in modo intercambiabile i termini Mission e Vision. La definizione circoscritta e puntuale ci riporta al metodo OKR.

“La visione è il sogno”, dice Weinar. È l’obiettivo ambizioso e sfidante.

Per LinkedIn la visione è: “Creare opportunità economiche per ogni professionista”, laddove con professionista si intende ogni singolo individuo facente parte degli oltre 3,3 miliardi di persone comprese nella forza lavoro globale. La visione non è immediatamente realizzabile e richiede lo sforzo di più generazioni di lavoratori e di collaboratori per essere raggiunta, talvolta soltanto in parte. Si punta alla luna per atterrare fra le stelle.

La missione è il modo nel quale l’azienda compie sforzi pratici per raggiungere la propria meta visionaria. In LinkedIn, la missione è connettere i lavoratori e i professionisti di tutto il mondo per supportarli nella crescita e nella produttività. In questo caso, come si vede, il pubblico dell’azienda sono i circa 600 milioni di utenti presenti sulla piattaforma e la missione è quella di dare loro l’opportunità di avere successo.

La missione può essere spacchettata in obiettivi concreti che misurano l’azienda in termini di efficienza e di efficacia.

Il modello OKR Google ispira LinkedIn

Google è utilizzato come esempio emblematico di azienda la cui missione operativa raccoglie al suo interno i tratti di una visione ambiziosa.

La corporate mission non era quella di essere un motore di ricerca che offrisse più velocemente in prima pagina i risultati leggermente migliori. Bensì: “Organizzare le informazioni del mondo per renderle universalmente accessibili e utili”. Il motore di ricerca e tutti i prodotti aziendali aspirano a realizzare una missione visionaria, ispirando le persone a dare il meglio di sé stesse.

Google ha costruito un team di visionari in missione, piuttosto che un insieme slegato di persone pagate per fare il proprio lavoro.

OKR case study: in quale modo LinkedIn utilizza gli OKR?

Il sistema di gestione e di monitoraggio OKR è usato in LinkedIn per aiutare i dipendenti a connettersi totalmente alla mission aziendale, sposandone la vision.

L’acronimo di Objectives and Key Results non è soltanto un trucco di leadership per assegnare task ai team, ma un qualcosa che concretamente supporta ogni livello dell’organizzazione.

Weiner, comprendendo il potenziale motivazionale degli OKR, sostiene che devono essere relativi a qualcosa che si vuole realizzare in un periodo di tempo preciso, puntando diretti verso l’obiettivo posto sull’estremità dell’arco temporale piuttosto che facendo focus sul piano dettagliato. Quel punto serve per:

Creare urgenza

Stabilire le priorità

Allineare il focus mentale collettivo

Secondo Weiner l’importanza degli OKR cresce in modo proporzionale rispetto alla seniority del dipendente: quanto più preminente è la tua posizione nella scala di leadership tanto più invierai segnali agli altri membri del team e dell’organizzazione in generale.

Il leader, nel pensiero di Jeff Weiner, è il promotore di un senso di condivisione mentale: traccia la strada, assegna le priorità e celebra le vittorie nelle tappe di avvicinamento ai goal aziendali.

Come allinea gli obiettivi OKR LinkedIn?

Le riunioni di allineamento OKR in LinkedIn hanno una cadenza così stabilita:

una volta la settimana: meeting di 3 ore;
ogni sei settimane: riunione per intera giornata;
due volte l’anno: plenaria fuori sede su più giorni.

A seconda del livello, l’incontro ha una portata diversa, guidando l’azienda verso obiettivi micro e/o macro.

Durante il meeting settimanale vengono discussi gli aggiornamenti tattici per assicurarsi che tutti i membri dei vari team siano focalizzati su ciò che stanno facendo, condividendo obiettivi e principi e senza dimenticare la visione superiore.

Weinar è convinto che uno dei segreti dell’applicazione del metodo OKR in LinkedIn siano proprio riunioni efficaci ed efficienti che fanno sì che la squadra sia focalizzata e ben avviata nel percorso, senza distrazioni o deviazioni.

OKR LinkedIn: vittorie e compassione

A mio avviso, il bello degli OKR è che lasciano spazio all’immaginazione sia negli obiettivi stretch (vedi il caso OKR Google Chrome), sia nelle procedure pratiche e attuative.

Il case study OKR LinkedIn conferma la mia opinione, dal momento che lo stesso Jeff Weiner avvia le riunioni settimanali di allineamento in modo anticonvenzionale. Il CEO, prima di discutere di metriche e di tattiche, celebra le vittorie dei membri del team. In giro per la sala riunioni chiede a ciascuno di condividere un successo della settimana precedente a livello personale e professionale. In questo modo il clima si stempera e l’energia assume il segno positivo.

La positività unitamente alla compassione sono alla base del successo del leader, secondo Weiner. Essere compassionevole, nella sua ottica, significa capire ciò che l’altra persona sta vivendo e al contempo mantenere l’oggettività necessaria e sufficiente per agire di conseguenza.

L’esempio al quale Weiner si ispira per rendere l’idea del leader compassionevole è quella di un uomo costretto a sopportare un peso enorme. La compassione del leader gli consentirà di comprendere lo sforzo della persona (facendo suo il punto di vista dell’altro), nonché di agire per migliorare la situazione.

Pur con le dovute differenze, a me è tornata in mente la storia di Eracle e di Atlante.

Formula OKR LinkedIn

Le domande chiave nel metodo OKR, così come teorizzato da Grove, sono:

“Dove voglio andare?” = quali sono gli obiettivi
“Come voglio arrivarci?” = cosa devo monitorare per assicurarmi di progredire

Tali quesiti vengono declinati su tutti i gradini della scala: individuo, team, organizzazione. Ogni persona ha i propri OKR su base trimestrale. Ciò che fa la differenza, secondo Weiner, è la sinergia reciproca: gli OKR del singolo sono collegati con gli OKR del team i quali, a loro volta, sono raccolti negli OKR macro di gestione aziendale. Tale allineamento è il segreto della potenza ed efficacia del metodo OKR.

Per quanto riguarda la formula OKR LinkedIn, le parole del CEO Weinar ci sono di aiuto per scomporla nei suoi elementi base:

Objective (O): non facilmente realizzabile. A basse aspettative possono corrispondere risultati brillanti sul breve periodo, ma alla lunga le persone restano ancorate allo status quo e lo stesso vale per i team e per l’intera azienda.
Key Results (KR): da 3 a 5 per trimestre in carico a ogni singolo team. Un numero maggiore è controproducente, perché potrebbe distrarre da ciò che deve essere fatto prioritariamente.

OKR Case Study: il mio punto di vista

I casi studio OKR di Google, Microsoft e LinkedIn sono esemplificativi al massimo perché forniscono risultati macroscopici. Ma le storie di successo e di leadership illuminata non riguardano soltanto i giganti IT.

Nella mia esperienza sul campo ho avuto modo di seguire da vicino il percorso di avvicinamento al metodo OKR di aziende con progetti molto diversificati per settore e per budget.

Spero di averti incuriosito abbastanza da volerne sapere di più. In tal caso, puoi contattarmi per condividere con me idee e considerazioni, anche in merito al tuo progetto di business.

OKR case study: 3 casi di successo

OKR case study: imparare da 3 casi di successo (Google, Microsoft, LinkedIn)