La metodologia OKR è compatibile con Agile? E se sì quali sono i vantaggi e le eventuali contrindicazioni? Sono domande urgenti. Soprattutto per i manager e gli imprenditori che hanno passato anni a implementare la metodologia Agile nella propria organizzazione e poi (quasi improvvisamente) sono stati travolti dal fenomeno degli Objective and Key Result.
Ecco perché voglio soffermarmi su come combinare OKR e Agile.
Se anche tu sei già diventato un Jedi OKR e stai cercando il modo per utilizzare tale metodo nei team Agile, questo articolo è per te.
Cos’è la Metodologia Agile?
La prima pubblicazione del Manifesto Agile risale agli ’90 del XX secolo. L’urgenza alla quale rispondeva e risponde è quella di trovare un approccio nuovo per soddisfare le esigenze e i bisogni del mercato di sviluppo dei software. Un panorama diventato esponenzialmente veloce e competitivo.
La metodologia Agile Project Management nasce per la gestione iterativa e suddivisa in fasi del progetto/prodotto (inteso come un modello software). Le fasi, denominate Sprint, producono risultati lavorabili. Dal momento che lo Sprint è breve (generalmente 2 settimane), dà modo ai team auto-organizzati di rilasciare segmenti di processo via via che sono completati.
Tale output periodico consente altresì di verificare che i segmenti rilasciati siano quelli attesi. Se così non è, i team si impegnano a correggere rapidamente gli errori segmento per segmento, ovvero bit by bit. Tale tempestività, riduce le probabilità di un fallimento su scala più ampia: il controllo è non solo continuo, ma anche adattivo in base alle esigenze e alle contingenze.
In questa ottica, è del tutto lecito considerare Scrum e Kanban due sottoinsiemi della Metodologia Agile.
Cosa sono gli OKR?
La Metodologia OKR non è una novità. Eppure soltanto da pochi anni ha cominciato ad attirare su di sé gli sguardi curiosi di chi cerca metodi di gestione aziendale innovativi.
Gli inizi degli OKRs (acronimo di Objectives and Key Results) risalgono agli anni ’70 dello scorso secolo e il loro ideatore è Andy Grove. A lui dobbiamo la prima fase di sperimentazione del metodo OKR in Intel. Ma è stato grazie a John Doerr che gli OKR sono diventati quelli che conosciamo oggi. Nel 2014 Google ha svelato come tale metodologia abbia rivoluzionato il sistema di gestione aziendale dal 1999, grazie proprio a Doerr.
Ecco perché negli ultimi anni si è assistito a un vero e proprio boom della Metodologia OKR, oggi felicemente utilizzata non soltanto da Google, ma anche da Amazon, Microsoft, Spotify, Twitter, LinkedIn, Zalando e altre big companies.
Se ti interessa conoscere in quale modo LinkedIn, Microsoft e Google usano gli OKR, leggi qui.
OKR vs Agile: Strategia vs Esecuzione
Visto che parliamo di due metodologie di gestione aziendale fra le più popolari e innovative, la domanda è: come implementarle in sinergia?
Ogni teoria filosofica procede dalla precedente per contrapposizione (rottura totale), oppure per evoluzione (continuità). Il nostro compito è quindi capire se e quale sono i punti di contatto e di divergenza fra OKR e Agile.
Se le idee sono antitetiche e le funzionalità coincidenti, o viceversa, è comunque possibile trovare un modo per rendere compatibili i due metodi? È una domanda intrigante, che esige una risposta non superficiale.
OKR vs Agile: focus su obiettivi
Scomponiamo un’organizzazione, per esempio un’organizzazione aziendale, nei quattro elementi atomici che la compongono:
- Cultura
- Strategia aziendale
- Tattica
- Azione esecutiva
Ciascuno di questi livelli è pervaso da un livello superiore: gli obiettivi. Per tale motivo troviamo: obiettivi di cultura aziendale (mission), obiettivi strategici (vision), obiettivi di tattica e obiettivi di operatività (output).
In linea generale, gli obiettivi aziendali come mission e vision sono fissati dai leader e dal management. Dopodiché con il processo di cascading percorrono tutta la piramide gerarchica. Così facendo, però, si rischia un corto circuito connettivo: oltre il 90% dei membri dell’organizzazione aziendale sono potenzialmente tagliati fuori. E se anche vengono messi a conoscenza, ignorano il più delle volte la motivazione delle scelte di strategia aziendale. In sintesi, la loro azione esecutiva resta slegata.
Per collegare la cultura e la strategia ai livelli di esecuzione serve un cambiamento di mentalità. Tale nuovo mindset è alla base delle metodologie di gestione aziendale di ultima generazione. È in questo punto esatto del processo che OKR e Team agile si incontrano.
OKR cosa sono e perché sono strategici?
OKR è un framework di gestione per obiettivi e risultati chiave. La loro funzionalità è focalizzata sull’implementazione della strategia aziendale. I team lavorano insieme per un obiettivo comune, precedentemente settato e chiaramente comunicato.
Nel processo di outcome, avviene l’allineamento degli obiettivi da livello individuo a livello organizzativo. Ogni membro dell’organizzazione sa esattamente sempre cosa sta facendo e perché. E ugualmente ogni team ha contezza di cosa fanno gli altri team.
Gli OKR hanno due componenti basilari che rispondono a due domande:
- Dove vogliamo andare?
- Come ci arriviamo?
La risposta alla prima domanda determina l’Objective (l’obiettivo): è la meta da raggiungere, che definisce in termini qualitative le aspirazioni.
La risposta alla seconda domanda determina i Key Results (i risultati chiave): sono le milestones, le tappe utili e necessarie per avvicinarsi alla meta. In quanto risultati sono misurabili e quantificabili.
Perché l’Agile funziona per l’efficienza del processo?
La Metodologia Agile aumenta l’efficienza dei team nel processo complesso e innovativo di progettazione/produzione.
Agile è la risposta ai metodi di gestione ‘a cascata’ e pur essendo stata formalizzata in ambito di sviluppo software, è funzionale in qualsiasi ambito.
In sostanza la Metodologia Agile fa focus sui risultati finali ed ‘esplode’ la forza degli OKR che sono focalizzati sugli obiettivi aziendali.
Il metodo OKR implementa il processo Agile
La Metodologia OKR è uno strumento potente che organizzazioni, team e individui hanno a disposizione per allinearsi sulla base degli obiettivi.
La Metodologia Agile, d’altra parte, consente alle organizzazioni di strutturarsi per raggiungere gli obiettivi.
L’applicazione sinergica del framework OKR e Agile permette in definitiva di settare gli obiettivi, decidere quali funzionalità sviluppare e dare un senso alle priorità definite.
Come si realizza tale processo di integrazione? Quando si lavora in un ambiente Agile, i team rischiano di concentrarsi eccessivamente su ciò che fanno, ovvero di focalizzarsi esclusivamente sul lavoro definito da attività. Gli OKR possono riequilibrare questo processo non soltanto comunicando con trasparenza assoluta gli obiettivi multi-livello, ma anche raccontando le storie ad essi associate.
Il team Agile, grazie al Metodo OKR, si orienta sul perché delle decisioni prese e sul peso misurato che tali scelte hanno in relazione alle metriche dei risultati.
Metodologia OKR: compatibilità del paradigma
Il Metodo OKR e la Metodologia Agile possono combinarsi in una relazione simbiotica e sostenersi a vicenda. Anzi, si può affermare che gli OKRs sono così compatibili e tolleranti, che hanno le potenzialità per diventare il principale paradigma di gestione. Senza con ciò inficiare la sinergia con altre metodologie di gestione aziendale.
Prendiamo un team Agile: all’inizio del trimestre, la squadra trova un accordo sul risultato da ottenere. Tale risultato corrisponde ai KR (Key Results). In questo modo i risultati chiave diventano in qualche modo simili agli Acceptance Criteria (Criteri di Accettazione) piuttosto che alle milestones di progressione verso l’obiettivo. Un passaggio importante è la concordanza sugli OKR: in un ambiente Agile i team sono auto-organizzati e responsabilizzati. Ne consegue che è il team che imposta e scrive gli OKRs, possibilmente sotto la guida di supervisione del Product Owner.
Ugualmente, un punto di contatto fra OKR e Agile è nella concentrazione del focus. Se da un lato il processo Agile limita il WIP (Work In Progress), dall’altro la Metodologia OKR richiede un numero contingentato di Objective and Key Results: un solo obiettivo e da 1 a massimo 5 KR ad esso associati.
Metodologia OKR e Leadership Agile
Un aspetto che diversifica OKR e Agile è il concetto di leadership.
Il leader nella Metodologia Agile ha la responsabilità di rimuovere gli ostacoli lungo il processo, in modo tale che i team possano sprigionare tutta la propria forza lavoro sul prodotto. L’efficacia e la produttività del team Agile porta benefici a tutti i livelli dell’organizzazione: la rimozione degli ostacoli consente di muoversi più agilmente in risposta ai mutabili fattori esterni.
Il leader nella Metodologia OKR definisce la destinazione e ha la responsabilità di impostare la strategia per arrivarci. Nel processo di implementazione OKRs le squadre non si limitano a ‘eseguire gli ordini’, ma sanno come scegliere la cosa giusta da fare. La squadra allinea i propri obiettivi, a seconda delle aree di specializzazione e di competenza, con quegli degli altri team. In questo modo ognuno dà il proprio contributo al miglioramento aziendale e al progresso verso l’obiettivo strategico.
Sprint Agile e Super Sprint OKR
Gli Sprint Agile hanno una durata media di 2 settimane, mentre per gli OKR si parla di Quarter, ovvero di trimestri (= 13 settimane).
Un Super Sprint che in ogni caso è frazionale e che conduce a un momento di revisione. Esattamente come succede nello Sprint Agile.
Durante il trimestre i Team di lavoro OKR monitorano i processi in atto ogni settimana, massimo ogni 2 settimane in modo tale da:
- Capire dove si trova il team
- Misurare i risultati ottenuti
- Fare focus sulle priorità emerse e sui benefici ottenuti
- Individuare le aree di miglioramento
- Allinearsi internamente (membro per membro) e in relazione agli Team di lavoro
Agile e OKR insieme per la creazione di valore
Ho iniziato questo articolo dall’assunto che gli OKR siano una metodologia compatibile e integrabile con altri sistemi MBO (Management By Objectives). Le risposte fin qui fornite mi confortano nella mia ipotesi iniziale. In particolare, gli OKRs vanno a integrare alcune lacune riscontrabili in Agile e nei suoi sottoinsiemi (come Kanban e Scrum).
Il processo Agile è incentrato sulla gestione dei risultati realistici del Team. La visione olistica dell’obiettivo finale non è contemplata e il rischio è quello di perdere di vista il contesto più ampio. Il Metodo OKR viceversa parte dall’obiettivo strategico finale e misura di conseguenza gli output richiesti. Un punto di contatto e di allineamento con il processo Agile orientato al feedback.
Nella Metodologia OKR il successo non è il 100% del risultato e nemmeno il 70%, oppure il 65%. Il numero percentuale (o qualsiasi altra unità scelta per misurare la milestone) è importante, ma non è lo scopo ultimo. Gli OKR sono un metodo per imparare anche (soprattutto!) dagli insuccessi, per crescere e per progredire a tutti i livelli dell’organizzazione.
Il valore aggiunto è il vero scopo della Metodologia OKR. Attraverso l’implementazione Agile degli obiettivi, trasparenti e condivisi, puoi concentrarti sulla creazione di valore e abilitare Team autonomi OKR e Agile.
Metodologia OKR e compatibilità con altre metodologie: mie considerazioni
Il cambiamento di mentalità è il punto di contatto più stringente e insieme più rivoluzionario di Agile e OKR.
Da un lato la comunità degli sviluppatori Agile sostengono che l’organizzazione sia tanto più efficace quanto più resiliente. L’azienda in grado di adattarsi rapidamente ed efficacemente alle mutevoli contingenze ha maggiori possibilità di crescita.
Il nuovo mindset da solo però non basta. Servono anche azioni pratiche che toccano processi aziendali e prodotti. Un team OKR Agile sa trarre vantaggio dall’agilità di processo grazie al framework degli obiettivi. È così che le due metodologie nei fatti si completano a vicenda, colmando le rispettive lacune.
La nuova Metodologia OKR Agile consente all’organizzazione di avere una gestione scalabile e un sistema trasparente.
Come vedi le possibilità di avere una gestione aziendale strategica sono molteplici. Trovare la metodologia giusta è ciò che fa la differenza nel risultato finale.
Nella mia esperienza come consulente e imprenditore ho avuto modo di seguire la crescita e lo sviluppo di varie tipologie di organizzazioni: start-up, professionisti e aziende. In ogni progetto il focus è stato quello di cercare l’approccio adatto per pianificare dalla strategia all’azione.
Le competenze tecniche e la mentalità dei professionisti del Team di Luciano Castro & Partners, composto da esperti in Scrum, Waterfall, Design Thinking e Lean (certificati PMP, Agile, ITSQB, ITIL e Microsoft), ci consentono di vagliare insieme il miglior percorso possibile.
FAQ Metodologia OKR vs Metodologia Agile
Posso usare il Metodo OKR come unico paradigma di gestione?
Gli OKR non sono un framework assolutista, né entrano in conflitto con la metodologia di gestione tradizionale per KPI, o Agile. La chiave è che gli OKR diventino il paradigma di gestione della tua organizzazione Agile, in modo sinergico e complementare.
La metodologia OKR è compatibile con Agile e altre metodologie MBO?
Sì OKR e Agile funzionano insieme. Gli OKRs infatti colmano delle lacune del toolkit Agile, come ad esempio l’orizzonte troppo limitato: danno chiarezza sull’obiettivo finale piuttosto che focalizzarsi sui minimi cambiamenti. Così aumenta anche l’autonomia e la consapevolezza del Team.
Quali sono i vantaggi della Metodologia OKR Agile?
I vantaggi di una Metodologia combinata OKR Agile sono legati alle potenzialità di ‘fare esplodere i reagenti’ per complessivo miglioramento. Lo scopo finale è non tanto il raggiungimento degli obiettivi del Team quanto la creazione di valore nei processi aziendali, attraverso un’organizzazione agile e resiliente.