Key Performance Indicators esempi: 55 metriche da usare

In questo articolo ho deciso di soffermarmi su specifici Key Performance Indicators esempi.

Ho recentemente messo in luce l’importanza degli indici di performance aziendale in ottica di miglioramento operativo e strategico.

A tal fine, il segreto per un uso efficace degli indicatori KPI è scegliere la metrica funzionale per misurare un obiettivo rilevante e performante. In questo modo potrai:

• Creare una base di dati analitici per ottimizzare il tuo processo decisionale.
• Focalizzare l’attenzione su ciò che conta maggiormente.

“Ciò che viene misurato viene fatto” (cit. Peter Drucker)

Quando decidi di utilizzare il metodo di gestione con i KPI devi impostare gli obiettivi, corrispondenti al livello di prestazione atteso e monitorare i progressi in relazione a tali obiettivi.

 

Cosa sono i KPI?

 

L’acronimo KPI (Key Performance Indicator) si riferisce a uno strumento gestionale che dà modo di misurare una performance rispetto all’obiettivo impostato e di quantificare la suddetta prestazione su un arco di tempo prestabilito.

Quando lavoriamo con i KPI lo sforzo è concentrato sul migliorare quegli indicatori che potranno portare vantaggi sul breve, sul medio o sul lungo termine (a seconda dell’obiettivo di riferimento).

Con gli indicatori chiave di prestazione:

• Il team ha un obiettivo al quale puntare
• Il manager prende decisioni funzionali al miglioramento dell’organizzazione
• Insieme raggiungono pietre miliari utili per valutare i progressi

 

A cosa servono i KPI?

 

Ogni settore può usare i KPI per progredire negli obiettivi micro e macro all’interno dell’organizzazione. Più sotto avrò modo di mostrare alcuni Key Performance Indicators esempi, relativi a diverse aree aziendali: la flessibilità dei KPI è ciò che consente di applicarli in vari contesti.

Il loro essere modulabili però non è l’unico motivo per il quale le aziende e le organizzazioni si servono degli indicatori chiave di prestazione. Fra gli altri vantaggi mi preme evidenziare i seguenti:

• Forniscono dati oggettivi e numeri reali sui progressi verso il raggiungimento del risultato
• Aiutano a rilevare ciò che è importante per migliorare il processo decisionale
• Permettono un confronto sulla variazione delle prestazioni in un arco temporale
• Tengono traccia di efficienza ed efficacia, nonché di parametri come qualità e conformità.

 

Quali sono le tipologie di KPI?

 

Per quanto modulabili e applicabili a vari settori aziendali e a diverse aree strategiche, i KPI possono essere classificati a seconda del tipo di focus.

• KPI strategici: gli indicatori chiave di prestazione qui compresi sono atti a monitorare il quadro generale e lo stato di salute dell’organizzazione. Si tratta di 1 massimo 3 KPI che indicano come si sta muovendo a livello macro l’organizzazione nel contesto di riferimento e sul medio-lungo termine. Esempi di KPI strategici sono i ricavi o le quote di mercato.
• KPI operativi: l’obiettivo di questi KPI è generalmente a breve termine e le prestazioni misurate sono relative ai processi e all’efficienza organizzativa. Esempi di KPI operativi sono le vendite di zona e il CPA (Cost Per Acquisition).
• KPI di funzione: sono legati a specifiche funzioni o aree aziendali, come marketing, finanziario, HR e via dicendo. Un KPI di funzione, a seconda dell’obiettivo, può essere classificato anche come strategico oppure come operativo. Più sotto ti mostrerò molti esempi di KPI di funzione.

 

Come si strutturano i KPI?

 

Per scrivere un buon KPI serve essenzialmente chiarezza:

• Chi usa i KPI? Focus sul team
• Cosa si vuole ottenere? Focus sull’obiettivo
• Come si procede? Focus sulle milestones strategiche e su come si intende misurarle

Una volta che avrai risposto alle domande di cui sopra, ti troverai a gestire il processo o il progetto con un set di KPI SMART, ovvero:

• Specific (Specifico): definisci i contorni dell’obiettivo, evitando vaghezza e dispersività.
• Measurable (Misurabile): se non puoi misurarlo non è un obiettivo, motivo per il quale dovrai essere in grado di quantificare i progressi.
• Attainable (Raggiungibile): l’obiettivo dovrà essere conseguito nel tempo stabilito e con le risorse disponibili.
• Realistic (Realistico/Rilevante): l’obiettivo quando è realizzabile è anche realistico, ovvero commisurato alle risorse e al massimo sforzo da esse producibile per raggiungere un traguardo pertinente allo scopo.
• Time-bound (Definito nel tempo): i KPI hanno sempre una tempistica che prevede un inizio e una fine del processo, con tappe intermedie utili a misurare l’andamento.

 

 

Aggiungo un’ulteriore caratteristica alla quale facevo accenno poco sopra: la flessibilità. I KPI sono utilizzabili in aree aziendali differenti e in organizzazioni di varie dimensioni e settori.

La flessibilità degli indici di performance aziendale riguarda sia l’applicazione che la gestione: se durante il monitoraggio si riscontra che alcuni KPI non sono più efficaci o rilevanti, si può sostituirli o modificarli.

 

Cosa misurano i Key Performance Indicators aziendali?

 

Dopo che avrai strutturato il miglior KPI possibile, a seconda del tipo di obiettivo potrai misurare:

• Input: sono le misure degli attributi (per esempio quantità e qualità) delle risorse usate nei processi per produrre output.
• Output: sono misure di risultato/prodotto che quantificano il lavoro svolto. Possono essere relative a risultati intermedi oppure a risultati finali. Esempio KPI marketing per output di risultato intermedio: brand awareness (metriche branding). Esempio KPI marketing per output di risultato finale: fidelizzazione del cliente (metriche loyalty), conseguente alla campagna di brand awareness.
• Processi: le misure dei processi sono quelle relative all’efficienza, alla qualità e alla coerenza delle attività svolte per produrre uno specifico output.
• Progetti: la misura del progetto risponde alle domande sullo stato dei risultati e sull’avanzamento dei risultati intermedi (milestone) in merito alle iniziative avviate in un contesto progettuale.
• Rischio: le misure di rischio fanno focus sulle minacce al nostro successo e sui fattori che possono incidere nel progresso verso l’obiettivo.
• Dipendenti: sono le misure che permettono di valutare le abilità professionali e le prestazioni lavorative necessarie per mettere in atto la strategia.

 

Key Performance Indicators esempi: quali metriche usare?

 

Prima di procedere con i KPI esempi pratici che ho preparato per questo post, faccio focus sulla terminologia e sulla struttura dei KPI.

Ecco un case study pratico.

Scenario: Alba Coffee è un’azienda che vende caffè. Slogan: “Il buongiorno più buono che c’è”.

Input: costi fissi e costi variabili (per esempio produzione, trasporto, stoccaggio, cubatura personale)

Output: il caffè (per esempio qualità, gusto, packaging etc.)

Risultati da monitorare: vendite su base annuale e quote di mercato

Nell’immagine qui sotto ho impostato i KPI per il case study in oggetto.

 

I Key Performance Indicators sono i risultati che devi misurare perché hanno l’impatto maggiore sul progresso dell’organizzazione verso la sua missione di successo.

 

Key Performance Indicators esempi finanziari

 

Il finance all’interno di un’organizzazione può scegliere di monitorare diverse metriche, in modo tale da produrre i relativi rapporti e verificare le opportunità e le minacce. Qui di seguito ti lascio 7 esempi di KPI finanziari da considerare mentre definisci gli indicatori chiave di prestazione in questa area.

1. Margine di profitto lordo (%)
2. Margine di profitto operativo (%)
3. Margine di profitto netto (%)
4. Rapporto debito/patrimonio netto (D/E)
5. Rendimento atteso sulle attività
6. Indice di rotazione dei crediti
7. Variazioni di bilancio

 

 

Key Performance Indicators esempi per la vendita

 

Gli indicatori chiave di prestazione in ambito sales sono fondamentali nel raggiungimento degli obiettivi. Il loro monitoraggio consente ai manager e ai team di individuare cosa sta funzionando (e in quale misura) nella strategia di vendita. Ecco quali sono i 7 esempi di KPI di vendita must-have:

1. Nuovi contatti in ingresso
2. Conversione dei lead (%)
3. Valore medio dell’ordine
4. Valore upselling (%)
5. Tasso di fidelizzazione dei clienti
6. Volume delle vendite per località
7. Variazione delle vendite su base annuale, semestrale, trimestrale, o Month-over-Month

 

Key Performance Indicators esempi marketing

 

Gli indicatori chiave di prestazione sono altamente funzionali nella misurazione di tutte le fasi di canalizzazione del cliente/utente. I 9 esempi di KPI marketing che trovi qui di seguito permettono di ricavare dati utili ad analisi approfondite, dando modo di allineare gli obiettivi di area con quelli strategici per l’organizzazione.

1. Lead qualificati per il marketing (MQL)
2. Lead qualificati per le vendite (SQL)
3. Ritorno sulla spesa pubblicitaria (ROAS)
4. Tassi di conversione (per obiettivi specifici)
5. Customer Lifetime Value (CLV)
6. Rapporto traffico organico e lead
7. Costo per lead
8. Costo per acquisizione (CPA)
9. ROI delle campagne social

 

 

Key Performance Indicators esempi assistenza clienti

 

Il manager del customer service può utilizzare i KPI per monitorare risultati a breve o a lungo termine, tutti comunque finalizzati a raggiungere obiettivi di servizio alla clientela, di efficienza dei dipendenti e di controllo dei costi. Ho scelto 7 esempi di indicatori chiave di prestazione che consentono di fare una panoramica ampia e insieme definita sull’area funzionale in oggetto.

1. Tempo di risposta
2. First call resolution bound (tasso di risoluzione del primo contatto)
3. Numero di problemi classificati per tipologia
4. Tempo medio di risoluzione
5. Punteggio di soddisfazione del cliente (CSAT)
6. Net Promoter Score (NPS)
7. Costo per conversazione

 

 

Key Performance Indicators esempi ecommerce

 

Se la vendita online è parte del core business, dovranno essere studiati degli indicatori KPI ad hoc. Fra quelle possibili ti segnalo 5 metriche che possono fornire dati rappresentativi.

1. Valore medio di un ordine (AOV – Average Order Value)
2. Costo per acquisizione (CPA – Cost Per Acquisition)
3. Tasso di abbandono del carrello
4. Tasso di conversione
5. Visualizzazioni di pagina per visita

 

 

Key Performance Indicators esempi HR

 

Per quanto concerne i KPI funzionali per l’area risorse umane, è opportuno diversificarli in 3 aree:

• Gestione forza lavoro
• Costi HR
• Recruiting

Ho qui raccolto gli indicatori chiave principali in ciascuna area, dandoti modo di scegliere fra 20 esempi di KPI per Risorse Umane.

 

Esempi pratici KPI gestione capitale umano

 

1. Tasso di assenteismo
2. ROI per esternalizzazione servizi
3. ROI per la formazione
4. Composizione dei lavoratori per genere, esperienza e ruolo
5. Tasso di soddisfazione dei dipendenti
6. Tasso di promozione

 

Esempi pratici KPI costi HR

 

1. Costo del lavoro per equivalente a tempo pieno (Full-Time Equivalent FTE)
2. Percentuale di incidenza costo del personale sul fatturato
3. Benefici totali come percentuale del costo del lavoro
4. ROI del capitale umano
5. Costo funzionale delle risorse umane per dipendente

 

Esempi KPI recruiting

 

1. Tasso di posti vacanti
2. Tasso di rotazione
3. Tasso di dimissioni
4. Previsione del tasso di pensionamento
5. Tasso di turnover volontario
6. Tasso di ritenzione
7. Metriche sulla canalizzazione di reclutamento
8. Rapporto ingresso/uscita di nuovi talenti
9. Spese di reclutamento per nuove assunzioni

 

 

Consigli finali per KPI aziendali più performanti

 

Per quanto ogni organizzazione sia unica, la vera forza dei KPI è che riescono a funzionare in contesti diversificati, contribuendo al raggiungimento di risultati prioritari e al miglioramento delle prestazioni strategiche.

I KPI servono quando riesci a misurare ciò che conta davvero, ovvero quando selezioni quegli indicatori che sulla base dei dati di uno storico rilevante ti permettono di anticipare le tendenze e di prendere le decisioni più impattanti per migliorare i risultati.

Cosa ho imparato dalla mia esperienza sul campo? A saper sfruttare la loro flessibilità. Se ho scelto un set di KPI che non fornisce i risultati aspettati, posso aggiustare il tiro in base ai cambiamenti dell’organizzazione o del mercato. Perché questa tattica di modulazione sia davvero efficace, dovrai prima capire quali sono le modifiche necessarie e sufficienti e poi pubblicare un aggiornamento affinché tutto il team coinvolto sia consapevole della nuova impostazione.

Quest’ultimo aspetto mette in evidenza l’importanza di creare una cultura aziendale KPI based: la gestione per obiettivi perde di efficacia e si svuota del suo valore se gli individui e i team non capiscono cosa sono i KPI e a cosa servono.

Sarà quindi opportuno lavorare sull’alfabetizzazione dell’organizzazione, in modo che i leader e i manager imparino a lavorare sui dati nell’ottica del conseguimento degli obiettivi di livello macro. Contestualmente servirà mettere in atto un programma di educazione dei collaboratori/dipendenti cosicché imparino a prendere decisioni sulla base degli obiettivi di livello micro loro assegnati.

Non appena tale ecosistema diventa operativo, coerente e costante si assiste all’avanzamento misurato e misurabile dei progetti, dei processi e dei sistemi.

 

 

Se vuoi condividere con me quali KPI hai usato per il tuo business, o se cerchi una consulenza specializzata per prendere decisioni ad alto impatto, basate su dati analitici e obiettivi strategici, non esitare a contattarmi.