Cosa sono i KPI? Scopri come misurare il successo del tuo prodotto

Cosa sono i KPI? Sono indicatori fondamentali di performance che ogni Product Manager dovrebbe tenere costantemente sotto controllo. Senza un sistema strutturato per monitorare le metriche legate al processo, al ciclo di vita del prodotto e all’esperienza del cliente, qualsiasi iniziativa rischierebbe di diventare inefficace o priva di direzione.

I KPI servono proprio a questo: misurare in modo oggettivo l’avanzamento di un’attività, individuare le criticità e capire da dove ripartire quando si verificano delle battute d’arresto. Che si tratti dell’intera organizzazione, di un singolo team o di un prodotto specifico, i KPI offrono un riferimento concreto per valutare l’impatto reale delle azioni intraprese.

In questa guida voglio accompagnarti a scoprire non solo cosa sono i KPI, ma soprattutto come scegliere quelli più adatti al tuo contesto. L’obiettivo è aiutarti a identificare le metriche che contano davvero, quelle in grado di supportare le tue decisioni strategiche e guidarti nella crescita del prodotto in modo chiaro e misurabile.

Cosa sono i KPI? Definizione

Partiamo dal principio: cosa significa KPI? Questo termine, acronimo di Key Performance Indicator, indica una metrica chiave utilizzata per misurare una determinata performance in rapporto a un obiettivo strategico già definito.

In pratica, ogni KPI rappresenta un dato numerico che serve a valutare quanto un’attività, un processo o un team stia contribuendo al raggiungimento di un obiettivo preciso. È uno strumento di monitoraggio e analisi che aiuta a capire se si sta andando nella direzione giusta, se è necessario correggere il tiro o se si è raggiunto il risultato atteso.

No obiettivi no KPI: senza un set di obiettivi chiari perderai sia il focus, che la motivazione e nessun tipo di indicatore di prestazione potrà esserti di supporto.

Immagina di essere al volante di un’auto, ma senza strumenti di bordo e con la visibilità ridotta. Come fai a sapere se stai andando nella direzione giusta? Certo, potresti contare sulla tua esperienza da guidatore, affidarti all’intuito o ai segnali esterni, ma questo approccio non sempre basta per anticipare ostacoli, cambiare rotta in tempo o correggere eventuali errori.

Lo stesso vale nella gestione aziendale o di prodotto. Senza KPI a guidarti, rischi di procedere alla cieca, anche con tutta la buona volontà e competenza. I KPI giusti, invece, ti aiutano a unire l’intuizione alla concretezza dei numeri, bilanciando esperienza empirica e misurazione oggettiva. In questo modo puoi prendere decisioni più lucide, consapevoli e strategicamente fondate.

Senza KPI affidi le sorti del prodotto al caso, tirando il più delle volte a indovinare sui risultati.

KPI per Product Manager: lo strumento decisionale più potente

Cosa fa un Product Manager? Crea valore per il cliente e per il business sulla base di un processo per obiettivi. Come lo fa? Prendendo le decisioni più efficaci nel raggiungimento del successo del prodotto. A cosa servono i KPI? A monitorare i fattori essenziali del processo stesso:

• Lavoro del Team
• Stato del ciclo di vita del prodotto
• Attività di business complessiva

Possiamo perciò affermare che gli indicatori chiave di prestazione sono lo strumento più potente che il PM ha a sua disposizione per difendere e promuovere il proprio processo decisionale.

KPI cosa sono, come sceglierli e perché usarli

Prima di passare alla metodologia pratica, approfondiamo cosa sono i KPI e in quale modo il Product Manager li mette a frutto a sostegno degli obiettivi aziendali nel corso del proprio percorso decisionale:

• Brain storming: il PM collabora con il team esecutivo per identificare le metriche di gestione del prodotto più rilevanti da monitorare.
• Report KPI selettivo: il Product Manager usa i KPI selettivamente rilevati per rafforzare il business case e richiedere nuovi investimenti, o per convalidare la strategia di investimento approvata.
• Celebrazione e prevenzione: i KPI sono utilizzati nella strategia di comunicazione per celebrare il successo e per motivare il team, ma anche per identificare in modo preventivo il rischio.

Metodologia pratica: cosa sono i KPI nel Product Management

È arrivato finalmente il momento di affrontare uno degli aspetti più importanti: come scegliere i KPI migliori nella gestione del prodotto. Non basta raccogliere dati a caso o replicare metriche generiche. Serve una metodologia chiara, orientata agli obiettivi, che ti aiuti a selezionare solo ciò che conta davvero per la tua strategia.

Il metodo che ti propongo si basa su una segmentazione in tre livelli, ciascuno legato a un tipo specifico di obiettivo:

• Obiettivi del business
  Il punto di partenza è sempre il cliente e il valore che si vuole generare per l’azienda. Qui i KPI devono riflettere l’allineamento tra il prodotto e le finalità strategiche: ad esempio, aumento delle entrate, fidelizzazione dei clienti o espansione di mercato.

• Obiettivi del prodotto
  Il secondo livello riguarda la roadmap del prodotto. In questa fase si selezionano i KPI che aiutano a misurare l’avanzamento, la qualità e l’adozione delle funzionalità sviluppate. Sono metriche operative, ma direttamente collegate agli impatti previsti dal prodotto stesso.

• Obiettivi del team
  Infine, ci sono i KPI legati al team di sviluppo e agli stakeholder. Servono a monitorare la salute del prodotto nel suo ciclo di vita e a verificare come le attività del team contribuiscono all’efficienza, alla collaborazione e al valore percepito dagli utenti.

Questo approccio multilivello ti permette di avere una visione completa e coerente, che parte dalla strategia e arriva fino all’esecuzione quotidiana. E soprattutto ti consente di misurare ciò che davvero conta, senza perdere tempo su dati irrilevanti.

1/ Cosa sono i KPI rilevanti per gli obiettivi del Business?

Ti suggerisco di iniziare sempre con gli obiettivi del business nella strategia del prodotto, per trovare i KPI migliori. Facciamo un esempio: sto seguendo un prodotto che aiuta a ridurre il livello di zucchero nel sangue, con particolare riferimento alle persone affette da diabete. La fase 1 prevede il lancio dell’app per la quale sono previste 60.000 € di entrate nei primi 12 mesi.

Dove seleziono i KPI rilevanti? Senza dubbio nelle macro aree “Soddisfazione utente target” e “Crescita di valore aziendale”. Per quanto concerne i KPI di soddisfazione dei clienti finali, essi sono il risultato di azioni come ad esempio le ricerche di mercato (mediante interviste e sondaggi) e analisi della concorrenza.

Nella crescita di valore aziendale rientrano dati come il tasso di referral verso il tuo sito (quantità e qualità dei link) e le entrate mensili ricorrenti.

2/ Quali sono i KPI di prodotto aggiuntivi?

Utilizziamo la roadmap per individuare altri indicatori di performance utili, da allineare ai KPI degli obiettivi del Business e degli clienti, già selezionati in precedenza come rilevanti.

Ci focalizziamo sull’obiettivo di prodotto: un risultato mirato e misurabile che il tuo prodotto dovrebbe conseguire nell’arco, per esempio, di un trimestre.

Continuiamo l’esempio del prodotto che abbassa i livelli di zucchero nel sangue, per il quale l’obiettivo primario è migliorare lo stato di salute dell’utente e aiutarlo a comprendere le abitudini alimentari corrette e salutari. Ho precedentemente impostato metriche basate sul feedback degli utenti, sulla customer satisfaction e sul tasso dei referral.

Nella seconda fase, laddove la strategia della roadmap preveda di acquisire una base clienti consolidata, potrei introdurre un KPI che mi dia conto del raggiungimento dell’obiettivo. Per farlo, misuro la quota di mercato e monitoro la posizione e il comportamento del mio prodotto nell’app store dove è commercializzato.

3/ Indicatori di salute del prodotto e del team

Quello che stiamo facendo funziona: abbiamo misurato il prodotto in relazione agli obiettivi di business e alle performance specifiche ad esso richieste dalla roadmap strategica. Il prodotto sta raggiungendo i goals di entrate, di percentuali di referral e di standard di soddisfazione del cliente. E tutto ciò è davvero fantastico! Ma è sufficiente? A mio parere, potrebbe non bastare soprattutto quando arrivano segnali che rappresentano minacce lungo il percorso.

Torniamo all’esempio di cui sopra: le persone del team hanno raggiunto livelli di alto stress per i carichi di lavoro, oppure sono stati rilevati dei bug nel codice che aumentano la complessità di purchase e diminuiscono il tasso di download. Tali fattori fanno scattare più di un campanello di allarme collegato al tasso di rotazione del team e all’affanno tecnico. Per monitorare il livello di guardia, aggiungiamo dei parametri che misurano, per così dire, lo stato di salute. Ecco i KPI che scelgo di includere:

• Motivazione del team e coinvolgimento degli stakeholder
• Variazioni di programma, ovvero la capacità di centrare l’obiettivo in termini di tempo e di budget
• Qualità del prodotto

In questo modo potrò individuare con anticipo eventuali segnali di pericolo, in modo tale da reagire tempestivamente e con proattività, senza trovarmi nella condizione di prendere decisioni con le spalle al muro.

KPI aziendali finalizzati alla crescita del business

Il Product Manager ha uno sguardo panoramico che abbraccia il Business in senso lato, motivo per il quale i KPI aziendali non dovrebbero in nessun caso essere trascurati. La conoscenza delle categorie KPI di base è perciò preliminare a qualsiasi tipo di decisione:

• KPI finanziari/economici: includono l’utile netto, il margine di profitto lordo, i ricavi e la liquidità.
• KPI cliente: riguardano in particolare la soddisfazione dei clienti per generare valore e la fidelizzazione dei medesimi.
• KPI di processi: misurano e monitorano le performance nell’organizzazione operativa.

Le metriche incentrate sul cliente e sulla produttività sono quelle che guidano ogni decisione di investimento, che danno fondamento all’aggiunta di teste al progetto, o che indicano di dismettere un reparto/prodotto. 

KPI aziendali esempi

 Dopo aver categorizzato i principali KPI aziendali, può essere utile elencare, a titolo esemplificativo, quelli trasversalmente considerati.

Esempi di KPI economico/finanziari

• CAC (Costo Acquisizione Cliente)
• CPL (Costo per l’Acquisizione Lead)
• ROI (Return on Investment) 

Formula ROI = [(Ricavi-Costi)/Costi ] x 100

Esempi di KPI cliente

• Numero di chiamate gestite (giorno)
• Durata media di una conversazione (telefono/chat)
• Quantità di reclami elaborati
• LTV (Lifetime Value)

Esempi di KPI di processo e sviluppo

• Numero di progetti approvati nel budget
• Numero di progetti entrati in pre-produzione (per semestre/anno)
• Scostamento tempo di pianificazione e tempo di attuazione
• Numero di modifiche apportate (mese/trimestre)
• Quantità di ore/dipendente per progetto

KPI aziendali come si massimizzano?

Come Product Manager utilizzo i KPI aziendali per monitorare come vanno le vendite, come avanzano i processi e come reagiscono i clienti. 

Cosa sono i KPI della qualità del prodotto?

Gli indicatori di performance legati alla qualità del prodotto svolgono un ruolo strategico perché aiutano a individuare tendenze e potenziali criticità nella soddisfazione degli utenti. Tuttavia, questi KPI sono anche tra i più delicati da monitorare, poiché i segnali di insoddisfazione spesso emergono in modo frammentario su canali diversi, come social media, forum o piattaforme di recensione.

Per questo motivo, un Product Manager esperto sa quanto sia importante valutare attentamente eventuali compromessi tra qualità e tempi di rilascio. Anche un piccolo malfunzionamento, se segnalato da un solo utente ma amplificato dal passaparola digitale, può avere ripercussioni significative sull’intero progetto, minando la fiducia costruita con fatica.

Quando sono impostati e letti nel modo giusto, i KPI di qualità non si limitano a misurare l’efficienza tecnica: diventano strumenti per orientare scelte strategiche e prevenire danni futuri. Nello specifico, possono aiutare a:

• Gettare le basi per un miglioramento continuo, monitorando problemi ricorrenti e aree critiche

• Ottimizzare il numero e la frequenza dei test, concentrandosi dove il rischio di errore è più alto

• Migliorare l’User Experience, riducendo attriti, bug o incoerenze nell’interfaccia

• Implementare processi di automazione, che riducono gli errori manuali e aumentano la scalabilità del prodotto

In definitiva, i KPI di qualità rappresentano un ponte tra percezione utente e performance tecnica, e sono fondamentali per costruire prodotti affidabili, competitivi e sostenibili nel tempo.

Cosa sono i KPI della comunicazione aziendale?

Nella nostra funzione di Product Manager abbiamo l’opportunità di influenzare le scelte strategiche aziendali, partecipando al ciclo di vita del prodotto nella sua interezza. Mentre ci assumiamo tale responsabilità, dobbiamo sempre aver chiaro un concetto basilare: le azioni ad alto impatto funzioneranno se comunicate regolarmente e con chiarezza.

Se vuoi sapere come procedere, personalmente considero quali KPI di Product Management funzionano meglio nell’ambito della comunicazione aziendale e li condivido in riunioni, incontri one-to-one, o revisioni mensili/trimestrali. Ecco quali sono quelli che non mancano mai:

• Prestazioni aziendali e punti salienti inerenti alla qualità del prodotto
• KPI ottenuti incrociando i dati delle varie categorie (p. es. utilizzo e sviluppo del prodotto)
• KPI identificati con i dirigenti senior, in particolare COGS e tempistiche di rilascio/roadmap
• KPI su dati storici e su nuove tendenze che possono marcare eventuali anomalie prima che si trasformino in problematiche.

Quando impariamo a comunicare in modo giusto i successi e affrontiamo senza indugi i risultati negativi, riduciamo al minimo le brutte soprese che comunque accompagnano il lavoro del Product Manager. D’altro canto il prodotto è elemento del mercato e il mercato è uno scenario in continua evoluzione, immaginarlo senza mutazioni e senza imprevisti è un errore non ammissibile.

Se riprendiamo la metafora iniziale, ci stiamo muovendo in macchina, ma adesso abbiamo scelto i compagni di viaggio, acceso i fari, impostato la destinazione e calcolato le tappe. E sappiamo esattamente cosa chiediamo al nostro viaggio, così che potremo misurarne dettagliatamente il successo e raccontarlo una volta giunti a destinazione.

KPI di comunicazione: a cosa servono?

I KPI aziendali, così come quelli legati allo sviluppo prodotto, alla qualità e all’utilizzo, non sono semplici numeri: sono strumenti di conoscenza e pianificazione che, se utilizzati con metodo, possono davvero fare la differenza nel guidare un progetto o un’organizzazione.

Una volta che hai scelto i KPI più adatti al tuo contesto, il mio consiglio è di monitorarli con costanza e rigore, quasi con religioso impegno. Ma non basta leggerli: è fondamentale comunicarli apertamente, con trasparenza e chiarezza, facendone una parte attiva del lavoro di squadra.

Questa pratica ti porterà benefici concreti e duraturi, tra cui:

• Credibilità da leader: quando sei guidato dai dati, non hai bisogno di giustificarti a parole. I numeri parlano per te, rafforzano la tua posizione e ispirano fiducia in chi ti ascolta, siano essi colleghi, clienti o stakeholder.

• Autostima del gruppo: condividere i KPI ti permette di celebrare i successi e valorizzare il contributo di ciascuno. Questo alimenta la motivazione, crea spirito di squadra e rende più chiari gli obiettivi da raggiungere.

• Controllo del battito: proprio come un medico che misura i parametri vitali, tu puoi usare i KPI per monitorare lo stato di salute del progetto, del team e dell’organizzazione. In questo modo potrai individuare segnali deboli, prevenire rischi e cogliere per tempo le opportunità di crescita.

In sintesi, integrare i KPI nella tua routine gestionale non solo migliora le performance, ma rafforza la cultura del dato e consolida la tua leadership all’interno del progetto.

 

In conclusione: cosa sono i KPI?

I KPI di gestione del prodotto rappresentano una delle leve più potenti a disposizione di un Product Manager. Se usati con consapevolezza, diventano strumenti strategici di conoscenza capaci di generare un impatto reale sull’organizzazione.

Oggi, grazie alle moderne metodologie di Product Management e ai numerosi software di supporto, abbiamo accesso a una quantità impressionante di dati. Il problema, però, è che non tutto ciò che può essere misurato merita di esserlo. La sfida non è raccogliere dati, ma capire quali servono davvero.

Avere troppi KPI può essere controproducente. Se decidi di monitorare più indicatori del necessario, finirai per raccogliere dati privi di valore aggiunto, sprecando tempo e risorse. E peggio ancora: potresti ritrovarti a basare le tue decisioni strategiche su metriche irrilevanti, con il rischio concreto di compromettere la direzione del progetto.

Il mio consiglio finale è semplice ma essenziale: seleziona solo i KPI giusti, quelli che rispondono realmente agli obiettivi del tuo prodotto. Per farlo, riprendi i fattori che abbiamo esplorato in questa guida: obiettivi di business, roadmap, stakeholder, ciclo di vita del prodotto.

Una volta definiti, rivedi i KPI regolarmente, condividi i risultati in modo trasparente e coinvolgi gli stakeholder chiave nel processo decisionale. Tuttavia, ricorda: la responsabilità della scelta resta tua. Non lasciare che siano gli altri a decidere quali KPI seguire. Spiega con chiarezza come li hai selezionati e guida il confronto su quali metriche hanno davvero impatto.

FAQ – Cosa sono i KPI

A cosa servono i KPI?

Il KPI è un indicatore di prestazioni che serve per conteggiare e misurare attività produttive, ricavi economici, costi di produzione e altre metriche preliminari per le decisioni aziendali. Il Product Manager utilizza i KPI per monitorare il prodotto e analizzarne punti di forza e di debolezza anche in relazione agli obiettivi di Business.

Come si scelgono i KPI?

Il Product Manager sceglie i Key Performance Indicators sulla base degli obiettivi specifici del prodotto e del mercato di riferimento. In generale il PM può selezionare 5-6 KPI principali che includono lo sviluppo e la qualità del prodotto, nonché vari indicatori finanziari. Dopodiché individuerà altri 2-3 KPI per tracciare situazioni specifiche.

Quali metriche monitorano il ciclo di vita del prodotto?

Nel ciclo di vita del prodotto ci sono metriche come la qualità, l’usabilità, la customer satisfaction e lo stato di salute del team che sono importanti nell’ottica del miglioramento continuo. Per tale ragione, i Product Managers cercano costantemente strategie e metodi per aumentare sia i ricavi che il Customer LifeTime Value (CLV).

Quali sono i KPI migliori per la strategia aziendale?

Le metriche migliori sono quelle che permettono di individuare con anticipo i cambiamenti necessari e opportuni nella direzione aziendale. Ecco perché i KPI aziendali più comuni includono ricavi e profitti, nonché dati relativi ai clienti. Siffatti indicatori misurano la velocità di crescita, condizione ottimale per accelerare ulteriormente il successo, con nuove opportunità di investimento. I KPI strategici però servono anche a evidenziare cambiamenti negativi e imprevisti che richiedono indagini immediate e approfondimenti ulteriori.

In conclusione, i KPI non sono semplici numeri, ma strumenti strategici che, se scelti e gestiti con criterio, possono trasformare il modo in cui guidi un prodotto, un team o un’intera organizzazione. Misurare tutto non è la soluzione: ciò che conta è misurare ciò che davvero fa la differenza. Con un approccio mirato, una revisione costante e una comunicazione trasparente, i KPI diventano alleati preziosi per prendere decisioni consapevoli, migliorare le performance e generare valore concreto nel tempo.