Cosa sono i KPI? Scopri come misurare il successo del tuo prodotto

 

Cosa sono i KPI? Sono dati di riferimento che nessun Product Manager può permettersi di perdere di vista. Infatti, senza il monitoraggio delle metriche associate al processo, al ciclo di vita del prodotto e al cliente nessuno sforzo avrebbe senso e nessuna azione avrebbe impatto.

Si tratta quindi di indicatori che quantificano l’avanzamento, o le battute di arresto dalle quali ripartire, dell’attività nel suo complesso, del team di lavoro e del prodotto.

In questa guida vogliamo capire non soltanto i KPI cosa sono, ma anche come scegliere quelli giusti, ovvero quelli che contano davvero per il tuo prodotto e che possono aiutarti a prendere le decisioni strategiche migliori.

 

Cosa sono i KPI? Definizione

 

Il primo argomento che andiamo a scoprire è cosa significa KPI. Il termine, acronimo di Key Performance Indicator, si riferisce a metriche utili a misurare qualsivoglia tipo di performance in relazione a un obiettivo strategico preventivamente settato.

No obiettivi no KPI: senza un set di obiettivi chiari perderai sia il focus, che la motivazione e nessun tipo di indicatore di prestazione potrà esserti di supporto.

 

 

Immagina di guidare un’auto senza strumenti e con visibilità ridotta: come fai a sapere che stai andando nella direzione giusta? Potresti far ricorso alla tua esperienza di guidatore e affidarti all’istinto, ma ciò potrebbe non essere sufficiente per evitare pericoli improvvisi. Usare i KPI giusti e leggere i dati rilevanti ti permette di bilanciare intuito, esperienza empirica e dati numerici.

Senza KPI affidi le sorti del prodotto al caso, tirando il più delle volte a indovinare sui risultati.

 

KPI per Product Manager: lo strumento decisionale più potente

 

Cosa fa un Product Manager? Crea valore per il cliente e per il business sulla base di un processo per obiettivi. Come lo fa? Prendendo le decisioni più efficaci nel raggiungimento del successo del prodotto. A cosa servono i KPI? A monitorare i fattori essenziali del processo stesso:

• Lavoro del Team
• Stato del ciclo di vita del prodotto
• Attività di business complessiva

 

 

Possiamo perciò affermare che gli indicatori chiave di prestazione sono lo strumento più potente che il PM ha a sua disposizione per difendere e promuovere il proprio processo decisionale.

 

KPI cosa sono, come sceglierli e perché usarli

 

Prima di passare alla metodologia pratica, approfondiamo cosa sono i KPI e in quale modo il Product Manager li mette a frutto a sostegno degli obiettivi aziendali nel corso del proprio percorso decisionale:

• Brain storming: il PM collabora con il team esecutivo per identificare le metriche di gestione del prodotto più rilevanti da monitorare.
• Report KPI selettivo: il Product Manager usa i KPI selettivamente rilevati per rafforzare il business case e richiedere nuovi investimenti, o per convalidare la strategia di investimento approvata.
• Celebrazione e prevenzione: i KPI sono utilizzati nella strategia di comunicazione per celebrare il successo e per motivare il team, ma anche per identificare in modo preventivo il rischio.

 

Metodologia pratica: cosa sono i KPI nel Product Management

 

È arrivato finalmente il momento di entrare nel merito di come scegliere i KPI migliori nella gestione del prodotto. La metodologia che ti consiglio prevede un approccio orientato agli obiettivi, così segmentati:

• Obiettivi del Business: i primi indicatori di performance rilevanti sono quelli relativi agli obiettivi del cliente e del business nella strategia del prodotto.
• Obiettivi del prodotto: i KPI da aggiungere sono quelli selezionati nella roadmap del prodotto.
• Obiettivi del team: KPI che monitorano lo stato di salute del prodotto in relazione agli stakeholder e al ciclo di vita del prodotto.

 

1/ Cosa sono i KPI rilevanti per gli obiettivi del Business?

 

Ti suggerisco di iniziare sempre con gli obiettivi del business nella strategia del prodotto, per trovare i KPI migliori. Facciamo un esempio: sto seguendo un prodotto che aiuta a ridurre il livello di zucchero nel sangue, con particolare riferimento alle persone affette da diabete. La fase 1 prevede il lancio dell’app per la quale sono previste 60.000 € di entrate nei primi 12 mesi.

Dove seleziono i KPI rilevanti? Senza dubbio nelle macro aree “Soddisfazione utente target” e “Crescita di valore aziendale”. Per quanto concerne i KPI di soddisfazione dei clienti finali, essi sono il risultato di azioni come ad esempio le ricerche di mercato (mediante interviste e sondaggi) e analisi della concorrenza.

Nella crescita di valore aziendale rientrano dati come il tasso di referral verso il tuo sito (quantità e qualità dei link) e le entrate mensili ricorrenti.

 

 

2/ Quali sono i KPI di prodotto aggiuntivi?

 

Utilizziamo la roadmap per individuare altri indicatori di performance utili, da allineare ai KPI degli obiettivi del Business e degli clienti, già selezionati in precedenza come rilevanti.

Ci focalizziamo sull’obiettivo di prodotto: un risultato mirato e misurabile che il tuo prodotto dovrebbe conseguire nell’arco, per esempio, di un trimestre.

Continuiamo l’esempio del prodotto che abbassa i livelli di zucchero nel sangue, per il quale l’obiettivo primario è migliorare lo stato di salute dell’utente e aiutarlo a comprendere le abitudini alimentari corrette e salutari. Ho precedentemente impostato metriche basate sul feedback degli utenti, sulla customer satisfaction e sul tasso dei referral.

Nella seconda fase, laddove la strategia della roadmap preveda di acquisire una base clienti consolidata, potrei introdurre un KPI che mi dia conto del raggiungimento dell’obiettivo. Per farlo, misuro la quota di mercato e monitoro la posizione e il comportamento del mio prodotto nell’app store dove è commercializzato.

 

3/ Indicatori di salute del prodotto e del team

 

Quello che stiamo facendo funziona: abbiamo misurato il prodotto in relazione agli obiettivi di business e alle performance specifiche ad esso richieste dalla roadmap strategica. Il prodotto sta raggiungendo i goals di entrate, di percentuali di referral e di standard di soddisfazione del cliente. E tutto ciò è davvero fantastico! Ma è sufficiente? A mio parere, potrebbe non bastare soprattutto quando arrivano segnali che rappresentano minacce lungo il percorso.

Torniamo all’esempio di cui sopra: le persone del team hanno raggiunto livelli di alto stress per i carichi di lavoro, oppure sono stati rilevati dei bug nel codice che aumentano la complessità di purchase e diminuiscono il tasso di download. Tali fattori fanno scattare più di un campanello di allarme collegato al tasso di rotazione del team e all’affanno tecnico. Per monitorare il livello di guardia, aggiungiamo dei parametri che misurano, per così dire, lo stato di salute. Ecco i KPI che scelgo di includere:

• Motivazione del team e coinvolgimento degli stakeholder
• Variazioni di programma, ovvero la capacità di centrare l’obiettivo in termini di tempo e di budget
• Qualità del prodotto

In questo modo potrò individuare con anticipo eventuali segnali di pericolo, in modo tale da reagire tempestivamente e con proattività, senza trovarmi nella condizione di prendere decisioni con le spalle al muro.

 

KPI aziendali finalizzati alla crescita del business

 

Il Product Manager ha uno sguardo panoramico che abbraccia il Business in senso lato, motivo per il quale i KPI aziendali non dovrebbero in nessun caso essere trascurati. La conoscenza delle categorie KPI di base è perciò preliminare a qualsiasi tipo di decisione:

• KPI finanziari/economici: includono l’utile netto, il margine di profitto lordo, i ricavi e la liquidità.
• KPI cliente: riguardano in particolare la soddisfazione dei clienti per generare valore e la fidelizzazione dei medesimi.
• KPI di processi: misurano e monitorano le performance nell’organizzazione operativa.

Le metriche incentrate sul cliente e sulla produttività sono quelle che guidano ogni decisione di investimento, che danno fondamento all’aggiunta di teste al progetto, o che indicano di dismettere un reparto/prodotto. 

 

 

KPI aziendali esempi

 

Dopo aver categorizzato i principali KPI aziendali, può essere utile elencare, a titolo esemplificativo, quelli trasversalmente considerati.

 

Esempi di KPI economico/finanziari

• CAC (Costo Acquisizione Cliente)
• CPL (Costo per l’Acquisizione Lead)
• ROI (Return on Investment) 

Formula ROI = [(Ricavi-Costi)/Costi ] x 100

 

Esempi di KPI cliente

• Numero di chiamate gestite (giorno)
• Durata media di una conversazione (telefono/chat)
• Quantità di reclami elaborati
• LTV (Lifetime Value)

 

Esempi di KPI di processo e sviluppo

• Numero di progetti approvati nel budget
• Numero di progetti entrati in pre-produzione (per semestre/anno)
• Scostamento tempo di pianificazione e tempo di attuazione
• Numero di modifiche apportate (mese/trimestre)
• Quantità di ore/dipendente per progetto

 

KPI aziendali come si massimizzano?

 

Come Product Manager utilizzo i KPI aziendali per monitorare come vanno le vendite, come avanzano i processi e come reagiscono i clienti. 

Dall’analisi traggo le prime indicazioni. Se gli indicatori sui conteggi clienti, per esempio, stanno diminuendo cerco di individuare quale è la minaccia e mi pongo delle domande:

• Si tratta di un nuovo concorrente?
• È un problema legato al prezzo?
• È un problema legato all’usabilità o alla comunicazione?

Segue un’immersione profonda nella roadmap per esplorare le attività di riparazione e le contromisure da adottare. 

Non abbasso la guardia nemmeno quando assisto a un rapido incremento degli indicatori, come margini e ricavi. Da un lato, infatti,  la crescita significa acquisizione di nuove quote di mercato, maggiori investimenti sulla linea dei prodotti e simili. Dall’altro lato, però, uno sviluppo non pianificato può avere ripercussioni sulle aree operative. Mi chiedo quindi:

• Ho abbastanza capacità?
• Il team ha un sufficiente supporto operativo?
• Il Customer Service è in grado di gestire volumi più alti?

 

Cosa sono i KPI: esempi di utilizzo del prodotto

 

I KPI del prodotto aiutano a identificare in quale modo il prodotto è prima percepito e poi utilizzato. Siamo quindi nell’area della UX (User Experience) e i dati che ricaviamo ci guidano sulla roadmap per prendere decisioni sulle funzionalità chiave.

L’analisi del comportamento, tracciata in un periodo di tempo, è finalizzata al miglioramento continuo. Per esempio, prendo come KPI il tempo (in secondi/minuti) sulla pagina di conversione e verifico le relative attività di download, abbandono o completamento della transazione (conversione). Sulla base dei dati registrati, promuovo una messaggistica ad alta prestazione verso i clienti.

Il tasso di abbandono di potenziali clienti può essere legato a problemi di prestazione tecnica (come il tempo di caricamento): gli indicatori di performance mi permettono di intervenire sulla situazione prima che vada a incidere anche sulla base dei clienti consolidati.

 

KPI esempi: lo sviluppo prodotto

 

I KPI di sviluppo prodotto sono fra quelli che un Product Manager apprezza di più, perché non soltanto aiutano nel miglioramento del processo, ma anche perché possono immettere nuova energia e stimolare la produttività.

Collaboriamo con i responsabili prodotto, il Product Owner e lo Scrum Master per concordare i migliori KPI che ci serviranno per analizzare i risultati raggiunti, dimensionare il team e identificare le aree di miglioramento.

 

 

Cosa sono i KPI della qualità del prodotto?

 

Gli indicatori di performance sulla qualità del prodotto identificano tendenze e rischi nella soddisfazione del cliente. I KPI di qualità sono tanto prioritari quanto difficili da monitorare: i clienti e gli utenti usano molte piattaforme, compresi i social network, per manifestare eventuali disappunti relativamente a fornitori di prodotti/servizi.

Per tale motivo il Product Manager sa valutare l’opportunità di eventuali compromessi fra qualità e tempi di consegna, dal momento che un singolo intoppo riscontrato anche da un solo utente può avere forti ripercussioni sul progetto nella sua interezza.

Quando sono utilizzati correttamente i KPI di qualità del prodotto ci aiutano a:

• Gettare le fondamenta per un miglioramento continuo
• Ottimizzare il numero dei test
• Migliorare l’UX
• Implementare l’automazione

 

Cosa sono i KPI della comunicazione aziendale?

 

Nella nostra funzione di Product Manager abbiamo l’opportunità di influenzare le scelte strategiche aziendali, partecipando al ciclo di vita del prodotto nella sua interezza. Mentre ci assumiamo tale responsabilità, dobbiamo sempre aver chiaro un concetto basilare: le azioni ad alto impatto funzioneranno se comunicate regolarmente e con chiarezza.

Se vuoi sapere come procedere, personalmente considero quali KPI di Product Management funzionano meglio nell’ambito della comunicazione aziendale e li condivido in riunioni, incontri one-to-one, o revisioni mensili/trimestrali. Ecco quali sono quelli che non mancano mai:

• Prestazioni aziendali e punti salienti inerenti alla qualità del prodotto
• KPI ottenuti incrociando i dati delle varie categorie (p. es. utilizzo e sviluppo del prodotto)
• KPI identificati con i dirigenti senior, in particolare COGS e tempistiche di rilascio/roadmap
• KPI su dati storici e su nuove tendenze che possono marcare eventuali anomalie prima che si trasformino in problematiche.

Quando impariamo a comunicare in modo giusto i successi e affrontiamo senza indugi i risultati negativi, riduciamo al minimo le brutte soprese che comunque accompagnano il lavoro del Product Manager. D’altro canto il prodotto è elemento del mercato e il mercato è uno scenario in continua evoluzione, immaginarlo senza mutazioni e senza imprevisti è un errore non ammissibile.

Se riprendiamo la metafora iniziale, ci stiamo muovendo in macchina, ma adesso abbiamo scelto i compagni di viaggio, acceso i fari, impostato la destinazione e calcolato le tappe. E sappiamo esattamente cosa chiediamo al nostro viaggio, così che potremo misurarne dettagliatamente il successo e raccontarlo una volta giunti a destinazione.

 

KPI di comunicazione: a cosa servono?

 

I KPI aziendali, quelli dello sviluppo prodotto, di qualità e di utilizzo sono strumenti potenti di conoscenza e di programmazione.

Dopo che avrai scelto la tua lista di KPI monitorali con religioso impegno e rendi la comunicazione dei medesimi una parte essenziale degli stessi. Così facendo otterrai vari benefici e vantaggi:

• Credibilità da leader: i dati parlano per te e ti danno credito nei confronti di tutte le parti coinvolte.
• Autostima del gruppo: celebra i successi e riconosci i meriti, rafforzerai il team e renderai più chiari gli obiettivi del progetto.
• Controllo del battito: gli indicatori ti aiutano a tenere sotto controllo lo stato di salute del processo e degli stakeholders, riducendo i rischi e cogliendo le opportunità per sviluppare piani di crescita.

 

 

In conclusione: cosa sono i KPI?

 

I KPI di gestione del prodotto sono una delle chiavi del successo del Product Manager. Uno strumento di conoscenza che se saputo maneggiare può avere grande impatto sull’azienda.

Oggigiorno le metodologie di Product Management e i software gestionali ci mettono a disposizione molti più dati di quanti siamo capaci di gestire, o – per meglio dire – molti più dati di quelli effettivamente necessari e realmente utili.

Tutto può essere misurato, ma non ha senso misurare tutto.

Se decidi di utilizzare più KPI di quelli che servono, avrai dati senza valore aggiunto, per giunta ottenuti con uno spreco di tempo. In pratica, perderai due volte! E se le cose vanno male, potresti correre il rischio di affidarti a KPI non rilevanti sulla base dei quali finiresti per prendere decisioni strategiche sbagliate.

Il consiglio finale è quello di selezionare i KPI giusti, analizzando i fattori che abbiamo discusso insieme nella nostra guida. La revisione regolare e la condivisione dei risultati sono parte integrante di questo processo.

Coinvolgi gli stakeholder più in evidenza, ma evita in ogni modo di farti dettare dagli altri cosa sono i KPI. La tua responsabilità è quella di spiegare in modo chiaro come hai identificato ​​i KPI di prodotto efficaci e quali sono le fasi successive utili a determinare in modo collaborativo le metriche più performanti.

 

FAQ – Cosa sono i KPI

 

A cosa servono i KPI?

 

Il KPI è un indicatore di prestazioni che serve per conteggiare e misurare attività produttive, ricavi economici, costi di produzione e altre metriche preliminari per le decisioni aziendali. Il Product Manager utilizza i KPI per monitorare il prodotto e analizzarne punti di forza e di debolezza anche in relazione agli obiettivi di Business.

 

Come si scelgono i KPI?

 

Il Product Manager sceglie i Key Performance Indicators sulla base degli obiettivi specifici del prodotto e del mercato di riferimento. In generale il PM può selezionare 5-6 KPI principali che includono lo sviluppo e la qualità del prodotto, nonché vari indicatori finanziari. Dopodiché individuerà altri 2-3 KPI per tracciare situazioni specifiche.

 

Quali metriche monitorano il ciclo di vita del prodotto?

 

Nel ciclo di vita del prodotto ci sono metriche come la qualità, l’usabilità, la customer satisfaction e lo stato di salute del team che sono importanti nell’ottica del miglioramento continuo. Per tale ragione, i Product Managers cercano costantemente strategie e metodi per aumentare sia i ricavi che il Customer LifeTime Value (CLV).

 

Quali sono i KPI migliori per la strategia aziendale?

 

Le metriche migliori sono quelle che permettono di individuare con anticipo i cambiamenti necessari e opportuni nella direzione aziendale. Ecco perché i KPI aziendali più comuni includono ricavi e profitti, nonché dati relativi ai clienti. Siffatti indicatori misurano la velocità di crescita, condizione ottimale per accelerare ulteriormente il successo, con nuove opportunità di investimento. I KPI strategici però servono anche a evidenziare cambiamenti negativi e imprevisti che richiedono indagini immediate e approfondimenti ulteriori.