Hai già assimilato tutte le risorse di base sugli OKR (Objective and Key Results)? Ottimo! Adesso, ti servono consigli pratici per implementare il metodo. Sono certo che sei qui per questo. E allora, rispondo senza indugio all’assillante quesito che probabilmente ti frulla in testa: “OKR come fare per aumentarne il successo?”.
Se prima di procedere vuoi fare un ripasso esaustivo, troverai utile la guida completa su come iniziare con gli OKR.
OKR come fare per individuare il mindset giusto?
So che ti sei già imbattuto nel concetto di cultura OKR. I guru dell’argomento insistono molto su questo aspetto. Perché? Perché una volta ‘settato’ il mindset OKR giusto avrai fatto un bel passo avanti verso la migliore performance del metodo Objectives Key Results.
Ne sono una prova i clamorosi casi di successo delle big companies.
Google, Microsoft e LinkedIn – oltre ad avere in comune fatturati spaziali – condividono anche l’uso della metodologia OKR. Lo sai per quale motivo? Perché le loro vision necessitano da un lato di ambizione e dall’altro di concreti progressi. E l’approccio OKR risponde a entrambe le esigenze. Il framework OKR, infatti:
- Aiuta le organizzazioni a individuare la strada verso una meta sfidante
- Fornisce ai team gli strumenti per percorrerla
- Tiene traccia del percorso fatto e di quello da fare.
Ma è il “come lo fa”, il vero plus del metodo OKR. Per fronteggiare un mercato in rapida evoluzione, serve una mentalità di cambiamento. Manager e team devono essere pronti a reagire alle mutate condizioni, aggiustando la rotta, ma senza mai perdere di vista l’approdo.
Se ciò che funziona bene oggi, domani può non funzionare serve un sistema agile che allinei l’organizzazione in modo progressivo e collaborativo. E ciò indipendentemente dal settore di riferimento o delle dimensioni dell’azienda (multinazionale, ente non profit, o startup).
Lo dice anche John Doerr in “Measure What Matters”, libro OKR considerato la Bibbia in materia:
“Gli OKR servono per qualsiasi evenienza e in vari contesti. Esattamente come un coltellino svizzero”.
In sintesi, per implementare gli OKR con successo, dovrai concentrarti sulla cultura, prima ancora che sul processo. E ciò richiede un cambio di mentalità radicale. In particolare, nei confronti di una parola che ci spaventa tutti: fallimento.
Se durante il percorso verso un obiettivo sfidante, il team alza l’asticella e percorre soltanto un tratto di strada, la valutazione sarà positiva. A determinate condizioni:
- Se i singoli per raggiungere l’80% hanno dato il 100% delle loro risorse
- Se durante il processo il team ha prodotto valore in termini di innovazione
Il fallimento, inteso come zona di apprendimento, diventa così l’altra faccia della medaglia rispetto agli stretch goals, le mete ambiziose.
Sintetizzando, le tre parole chiave del mindset OKR, a mio avviso, sono queste:
- Ambizione
- Cambiamento
- Innovazione
Focus OKR
Il focus fa parte della cultura OKR, ma merita un discorso a sé. Viene infatti considerato uno dei superpoteri OKRs. Il focus OKR si lega direttamente al concetto di vision e di mission. Una volta delineate le priorità strategiche, si mettono nel mirino obiettivi diversi: strategici, tattici, operativi.
Quello che devi tenere a mente è riassumibile in un assunto: ciò che vogliamo raggiungere ci dice ciò che dovremo misurare e, insieme, questi due elementi ci dicono chi siamo e chi vogliamo diventare.
Si tratta di un passaggio chiave nello sviluppo del metodo OKR. Ecco perché vorrei fissare un paio di concetti basilari:
- Non cambiare continuamente direzione: dopo che hai definito gli OKR, è più facile aggiustare le tappe (milestones) che impostare una nuova rotta (objective).
- Tieni basso il numero di obiettivi: meno sono, più alto è il focus. Un obiettivo e 3 risultati chiave che lo misurano sono già un numero sufficiente per iniziare.
- Impara a dire no: limitando la quantità di cose sulle quali concentrarsi gli OKR portano alla luce quelle davvero importanti. In questo modo le attività che fanno la differenza beneficeranno della massima attenzione e della massima spinta. Alle altre potrai semplicemente dire: “No”.
OKR come fare per implementarli nell’aziende avviate?
Hai un progetto interessante che vorresti realizzare? Oppure il management della tua azienda ha un’idea ambiziosa? Non scarterei l’ipotesi di iniziare con la metodologia OKR per mettere a terra la vision e tradurla in milestones.
- O (Objective) = Cosa
Questa voce descrive cosa vuoi fare per essere di supporto alla missione più alta.
- KR (Key Results) = Come
Sono indicatori di progresso inseriti in una tabella di marcia su base temporale. Ogni obiettivo ha dai 2 ai 5 risultati chiave che lo misurano (normalmente sono 3).
Nelle organizzazioni più grandi, gli OKR team sono in linea con gli OKR aziendali strategici e vengono monitorati attraverso check-in regolari su base solitamente trimestrale (Quarter). Per organizzazioni diffuse può valere la pena valutare un software OKR in grado di aggregare i dati in automatico. Tale strumento serve per far capire, in tempo reale, alle persone come stanno progredendo. Non solo! Essendo la trasparenza una caratteristica degli OKRs, ogni team saprà esattamente a che punto si trovano gli altri. Nessun silos di comunicazione! Vantaggio che torna molto utile, per esempio, quando si implementano gli OKR in Smart Working.
Altro fattore da tenere presente è il tempo: non dobbiamo applicare il metodo OKR subito in tutti i settori aziendali. Affinché il mindset OKR venga accettato come parte della cultura aziendale è bene procedere per gradi. Solitamente il modello adottato è quello bottom-down: la metodologia viene prima testata sul livello manageriale e poi, dopo che è stata interiorizzata, viene diffusa ai livelli sottostanti. L’aspetto che il manager OKR fa proprio in questa prima fase è la consapevolezza che il fallimento (su obiettivi ambiziosi) non ha impatto sulla valutazione delle prestazioni del team, né sulla retribuzione.
Gli OKR non sono un classico metodo MBO (Management By Objective): gli obiettivi sono sfidanti e a lungo termine, i risultati chiave non sono una lista di cose da fare.
Mi spiego meglio. Gli stretch goal richiedono più di un Quarter (Q) per essere completati. La loro valutazione, su base percentuale, tiene conto del fatto che la squadra di lavoro si allunga fuori dalla comfort zone per innovare il BUS (Business As Is). Ciò significa che un punteggio del 30/50% è indubitabilmente basso e richiede un’accurata analisi di revisione. Viceversa, una percentuale del 70/80% può significare che sono stati fatti progressi significativi, anche senza centrare il target.
Sai come fare per calcolare gli OKR? Calcola la media data dal punteggio di ogni KR associato: il valore ottenuto corrisponderà al punteggio per quello specifico obiettivo.
Metodo OKR come fare per usarlo in Smart Working?
L’allineamento fra team, e fra ogni team e l’obiettivo superiore, è ciò che rende vincente il binomio OKR e Smart Working. Ogni KR raggiunto è sempre un successo di tutti, indipendentemente dalla modalità lavorativa.
L’organizzazione ha non soltanto una direzione condivisa, ma una mentalità comune, sancita da un lato dagli obiettivi e dai risultati chiave e dall’altro dagli impegni assunti dai collaboratori nel fornire il proprio contributo. A tale proposito è fondamentale che ogni KR abbia un proprietario, sia che si tratti di un OKR team sia che si tratti di un OKR individuale: l’intestatario è responsabile del tracking dei progressi e della ricerca di soluzioni per avanzare verso il risultato desiderato.
L’ambiente OKRs è collaborativo e al contempo garantisce agli individui un’importante autonomia: se sai con chiarezza dove ti stai dirigendo e resti concentrato sulle tue responsabilità, la tua performance ne trarrà beneficio.
E che dire del management alle prese con gli OKR in Smart Working? Le priorità aziendali così descritte sono estremamente specifiche e trasparenti. Il che dà modo ai manager di esercitare un controllo meno invasivo, ma in ogni caso costante e pianificato. I check-in settimanali sono occasione per assicurarsi che tutto proceda: la valutazione in progress è utile ad aggiustare il tiro nel caso qualcosa non vada come auspicato.
Startup e OKR: sì oppure no?
Gli OKR funzionano anche per le startup? La risposta è sì! L’esempio più eclatante è Google. Big G fin dalle origini usa il metodo obiettivi e risultati chiave, grazie a John Doerr. Non è però il caso eccezionale che mi preme evidenziare, quanto piuttosto il perché il metodo può funzionare.
L’innovazione è link più forte fra startup e OKR. Le une devono proporsi sul mercato con idee disruptive. Gli altri hanno un mindset orientato al superamento dello status quo, obbligando a ripensare i processi in maniera flessibile ed evolutiva. Da ciò ne conseguono tre benefici che impattano a diversi livelli dell’organizzazione, quando è in fase di startup:
- Progressi dell’attività
Tornando a Google, Larry Page dà merito agli OKR di avere alimentato lo sviluppo aziendale. Come? Dando alla giovane startup, nel lontano 1999, una direzione e un metodo per misurare i miglioramenti.
- Efficacia della comunicazione
Quando implementi correttamente gli OKR puoi sfruttare al massimo tutti i benefici. A quel punto avrai a disposizione non soltanto un framework per la definizione degli obiettivi strategici, ma anche uno strumento di comunicazione efficace. Il che permette agli individui e ai team di restare sempre sulla stessa frequenza, sia nei confronti della mission, sia nei confronti del commitment (impegno).
- Effort allineato
Non disperdere risorse è vitale per le startup. Lo sforzo di tutti deve essere finalizzato al progresso verso l’obiettivo più grande e comune a tutti. Ecco come funziona l’allineamento OKR. Il CEO e il management settano gli obiettivi strategici, intestandosi la mission e individuando 2/3 KR di lungo periodo. I team principali, ad esempio quello sviluppo, fanno proprio un KR e lo trasformano nel proprio O di medio periodo (Quarter). Così facendo tutti lavorano concentrati su ciò che conta e su ciò che ha valore per l’organizzazione. Ti faccio subito un esempio pratico.
Startup OKR esempi
La nostra startup si chiama WeeWild e opera nel settore valigeria. Questa è la loro mission: “Produciamo borse e valigie da viaggio leggere e riciclate al 90% con parti sostituibili. Le uniche impronte che ci piacciono sono quelle di chi cammina per il mondo”. Vediamo gli OKR aziendali e come questi si demoltiplicano in OKR team.
O = aumentare il business per finanziare i prossimi investimenti e crescere
KR 1 = Aumentare le revenue fino a X Euro entro il Q4
KR 2 = Lanciare 2 nuovi prodotti entro la fine del Q3
KR 3 = Ridurre il tasso di abbandono dei clienti da X a Y entro la fine del Q3
Il team marketing decide di intestarsi il KR 3 e di farlo diventare il suo obiettivo, trasformandolo in questo modo:
O = Ridurre la customer churn rate da X a Y
KR 1 = Aumentare il ROI per cliente fino al 10%
KR 2 = Aumentare la Customer Lifetime Value (CLV) fino a XY anni
Consigli finali su OKR come fare nella pratica
Arrivati a questo punto, sappiamo che gli OKR servono per definire gli obiettivi, a livello di organizzazione, di squadra e di individuo. Abbiamo anche capito che ‘come lo fanno’ è ciò che li rende performanti in un mercato che cambia freneticamente.
Priorità, focus e allineamento sono i concetti chiave con i quali ti consiglio di familiarizzare per implementare con successo gli OKRs.
Questa breve lista di controllo ti aiuterà a muoverti nella giusta direzione:
- Sii ambizioso con O (Objective)
- Allinea gli OKR singoli e gli OKR team a obiettivi strategici superiori
- Non confondere i KRs, risultati, con le mansioni operative
- Assegna i Key Results ai rispettivi proprietari
- Se non puoi misurarlo non è un risultato chiave
- Se l’obiettivo non è tracciabile, allora quell’obiettivo non serve
Gli OKR hanno in serbo ancora tante altre sorprese. Alcune le trovi svelate sul blog, altre le ho pubblicate sul libro OKR. Se desideri restare aggiornato seguimi su LinkedIn.
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