Il mondo del lavoro sta vivendo un cambiamento epocale. Le aziende e le organizzazioni hanno dovuto sperimentare nuove metodologie MBO (Management by Objectives) in un contesto in divenire. In questo scenario, nel quale la forza lavoro e i processi si dematerializzano, l’OKR framework dà sostanza agli obiettivi e allinea i team di lavoro (ovunque si trovino).
Proprio in un ecosistema in evoluzione gli OKRs danno il meglio di loro, sprigionando la propria caratteristica di resilienza e di adattabilità.
Implementazione degli Objectives and Key Results in un team remote working è il topic che affronto in questo articolo.
OKR cosa sono e perché si parla di framework?
Nel momento in cui un vecchio sistema si inceppa, il nuovo è pronto a emergere solitamente in forma di rivoluzione.
La rivoluzione OKR è nel suo hype negli ultimi anni, sebbene la teoria risalga agli anni Settanta del XX secolo, quando Andy Grove introdusse tale approccio in Intel. Nel 2014, Google ha svelato che tale metodologia è uno dei fondamenti del successo della sua strategia aziendale: da quel momento, chi si occupa di management, non ha più potuto ignorarli. Tanto che oggi si parla di OKR in LinkedIn, in Microsoft, in Amazon, in Samsung, in Zalando, in Uber, in Spotify e in altre big companies.
Nel 2017 gli OKR Google hanno assunto contorni leggendari grazie a John Doerr che nel libro “Measure What Matters”, ha raccontato in quale modo sono stati introdotti nel 1999 nel Gigante di Mountain View (allora start-up).
Facciamoci quindi spiegare cosa sono gli OKR dal maestro Doerr. Questa à la prima slide della presentazione PowerPoint mostrata a Larry Page e Sergey Brin, con la definizione degli OKRs:
“Una metodologia di management che aiuta a verificare che gli sforzi dell’azienda siano concentrati sui medesimi, importanti, focus a tutti i livelli di organizzazione”.
In sostanza un sistema, un framework, di definizione degli obiettivi, che tiene traccia di risultati chiave.
Cosa sono gli obiettivi OKR?
L’obiettivo è ciò che vogliamo raggiungere, niente di più e niente di meno. Per definizione, un obiettivo deve essere non soltanto orientato all’azione, ma anche significativo e ispirazionale.
Ti spinge ad agire, ti motiva ed è rilevante per la crescita e per l’innovazione.
Nella formula OKR l’objective è abbreviato in O.
Cosa sono i risultati chiave nel metodo OKR?
I risultati chiave misurano l’andamento e monitorano come si progredisce verso l’obiettivo. Sono per tale motivo misurabili e verificabili. Nessun spazio per il dubbio e nessuna area grigia: un risultato chiave viene raggiunto, oppure no. Alla fine di un periodo prestabilito, generalmente un trimestre (Quarter), il gruppo di lavoro dichiara se il key result è stato centrato.
Nella formula OKR i Key Results sono abbreviati in KR.
Per un approfondimento completo sulla Metodologia OKR dai un’occhiata alla mia guida per Jedi agli Objective and Key Results.
Il framework OKR è il migliore per il Remote Working?
La Pandemia COVID-19, nel 2020, ha costretto dipendenti e datori di lavoro a rivedere l’impianto organizzativo. Da un lato i lavoratori sono stati forzati a rimanere a casa, modificando abitudini e ambiente di vita in virtù dell’attività lavorativa. Dall’altro le aziende si sono dovute adattare rapidamente al contesto di una forza lavoro ‘virtualizzata’.
E poi cosa è successo? L’adattabilità delle organizzazioni più flessibili e più pronte al cambiamento, unitamente all’utilizzo di metodologie di gestione aziendale ad hoc, ha fatto sì che la tendenza sia diventata il nuovo status quo.
Il 74% dei CFO di companies medio-grandi auspica che alcuni dipendenti continuino a lavorare da remoto anche al termine dell’emergenza pandemica. Dal canto loro i lavoratori hanno sperimentato la possibilità di risparmiare tempo/denaro nello spostamento e nel pendolarismo, con benefici anche per l’ambiente.
Tutto facile, quindi? Non proprio, perché i team remoti e le aziende ‘distribuite’ si trovano ad affrontare problematiche nuove, conseguenza diretta del cambiamento strutturale.
4 ostacoli nel Remote Working
Ma quali sono gli ostacoli che aziende e organizzazioni devono affrontare nel processo di ristrutturazione legato al Remote Working? Vediamo quelli principali.
- Effetto silos
La comunicazione nel Remote Working è a rischio di corto circuito: la centrale unica è sostituita da centinaia di piccoli generatori elettrici. Immaginiamo questi generatori a forma di silos, ognuno dei quali contiene informazioni e porzioni di processo. Cosa succede se restano scollegati dalla rete? Succede che nonostante producano energia, non faranno luce dove richiesto. Allo stesso modo, se il Remote Team trova interruzioni sulla linea di comunicazione si scollega dalla rete e resta in qualche modo isolato.
- Disallineamento
Quando si è scollegati, le possibilità di essere disallineati aumentano. È quello che capita ai team da remoto che perdono di vista gli obiettivi strategici e la direzione, con conseguenze (negative) sulla produttività e sulla collaborazione inter-team.
- Visibilità ridotta
Quando i dipendenti e i collaboratori non sono fisicamente sul posto di lavoro, è più difficile per loro rendersi visibili. Il senso di isolamento, può fare spazio al ben peggiore estraniamento: l’individuo si sente avulso rispetto al processo organizzativo. Oltre al senso di frustrazione, si ingenera la paura di essere fuori dal campo di visibilità e di non avere alcuna chances di avanzamento di carriera.
- Scarsa motivazione
A corto di comunicazione, disallineato e scarsamente riconoscibile, il dipendente perde la spinta motivazionale e finisce per chiedersi se valga davvero la pena raggiungere un obiettivo OKR.
OKR framework: 5 vantaggi per i Remote Team
Fin qui i problemi. Adesso le soluzioni, o almeno una delle possibili soluzioni: il framework OKR. Perché considero questo metodo valido nella gestione dei team in remoto? Perché, si tratta di un sistema scalabile di allineamento e di monitoraggio degli obiettivi.
Allineamento e monitoraggio: due delle criticità riscontrabili nel Remote Working. Il sistema basato sugli obiettivi e i risultati chiave, invece:
- Comunica in modo chiaro e trasparente gli obiettivi
- Delinea le priorità in termini di risultati
- Monitora i progressi e revisiona le prestazioni
Se diamo per scontati i fattori di trasparenza e comunicazione, in merito a obiettivi e risultati, commettiamo una leggerezza. Basti pensare che anche negli ambienti non remoti, di stampo tradizionale, si fa fatica a identificare priorità e responsabilità.
È da più parti citata, non a caso, un’indagine della London Business School del 2015 basato su 11.000 dirigenti, manager e leader di oltre 400 organizzazioni, che prodotto statistiche molto indicative:
- Pur provando 5 volte a indicare la medesima priorità di strategia aziendale, soltanto il 50% degli intervistati era allineato. In pratica uno su due non ne aveva idea.
- Appena un terzo dei partecipanti aveva chiaro quali fossero le tre priorità strategiche della propria azienda.
Le caratteristiche degli OKR danno modo di prevenire questa situazione, dal momento che la comunicazione aziendale è chiara e le tappe di avvicinamento misurabili. Ecco perché il metodo OKR aiuta i team remoti a comunicare più efficacemente, restando allineati sugli obiettivi e sulle priorità.
1. Il framework OKR è resiliente
In un mondo che cambia a velocità doppia, serve una metodologia di gestione altrettanto rapida e adattabile. Le organizzazioni flessibili, dotate di strutture agili e adattabili, hanno un vantaggio competitivo importante. Per soddisfare il bisogno di soluzioni innovative, davanti a problemi finora sconosciuti, serve la capacità di ristrutturazione nei processi e perfino nel modello di business. Chi lo fa prima e meglio, vince!
Gli OKR hanno un’impostazione su base trimestrale, in genere. Ogni settimana i Team, anche quelli in remoto, fanno il check per la valutazione dello stato dei fatti e dei progressi. Ciò vuol dire che il processo di apprendimento è rapido e che si può intervenire prontamente sulle aree che necessitano di miglioramento.
2. Gli OKR danno la direzione
“Se dici a tutti di marciare verso il centro dell’Europa e alcuni si mettono in marcia verso la Francia, altri verso la Germania e altri ancora si dirigono in Italia, questo non va bene. Non se tu vuoi che vadano tutti in Svizzera”. Così Jim Lally, ex manager di Intel, ha spiegato a John Doerr l’importanza della direzione.
Nel lavoro a distanza, soprattutto, le persone hanno bisogno di avere una direzione chiara e univoca. Per evitare l’effetto silos e tenere alto il morale e la produttività. Il framework OKR nasce con l’intenzione di tracciare la direzione finale (Objective): la rotta in base alla quale impostare le tappe.
3. Gli OKRs sono agili
Dal momento che le priorità sono stabilite, i team e gli individui hanno modo di valutare quali attività intraprendere e quali invece lasciare stare.
La fase di decision making è agevolata dagli OKR impostati e il Team risparmia il tempo dedicato alle discussioni. Se l’attività è funzionale al raggiungimento dell’obiettivo viene eseguita, in caso contrario viene abbandonata.
4. Il framework OKR motiva il team
Gli OKR hanno un’anima democratica. La parte della definizione iniziale è condivisa dai team, anche da quelli in remoto. Dipendenti e collaboratori possono dare il proprio contributo, sotto forma di soluzioni per individuare le possibili aree di miglioramento. La quantità di buone idee che possono scaturire da questa fase di confronto è spesso sorprendente.
Se le persone sono coinvolte sugli obiettivi, hanno spinte motivazionali più forti per dare il loro apporto. Quando gli OKR gli obiettivi sono condivisi e trasparenti, quando i risultati chiave sono misurabili, i team trovano un nuovo significato al proprio sforzo.
5. Gli OKR aiutano il manager nel controllo decisionale
Uno dei problemi più urgenti per i manager nella gestione dei Remote Team è la perdita di controllo. La sensazione di non avere il polso della situazione su ciò che le persone fanno da remoto, può causare decisioni affrettate. Viceversa, sapere che la squadra lavora sulle cose giuste, funzionali e che è pronta ad aggiustare il tiro in autonomia permette di respirare e di avere tempo per le decisioni strategiche.
I risultati chiave aiutano a valutare cosa porta risultati e cosa crea valore, cosicché è facile capire se le persone stanno lavorando correttamente e se stanno seguendo la rotta impostata.
Come implementare OKR framework nel Remote Working
In qualità di smart framework, ovvero di un sistema agile, resiliente e fondato su milestones misurabili, gli OKR possono essere implementati nel lavoro remoto con un metodo al contempo uniforme e flessibile.
Se volessimo standardizzare al massimo, questi sono i passaggi necessari per l’introduzione e l’efficientamento degli OKRs nelle organizzazioni ‘diffuse’.
1. Introduzione alla metodologia OKR
Per prima cosa è opportuno che tutti capiscano gli OKR cosa sono e perché sono importanti nell’organizzazione e nella gestione del lavoro di squadra. Evidenziare i vantaggi incrementa l’autostima del Team e alza il tasso di coinvolgimento. Se le persone non capiscono la metodologia e non si sentono coinvolte nell’impostazione degli OKR, difficilmente il Team potrà progredire e migliorare.
2. Brainstorming OKR
Durante la prima fase, oltre al coinvolgimento collettivo ricorda di pianificare meeting one-to-one. Lo scopo in questo caso non è quello di impostare gli OKR bensì di raccogliere le varie opinioni sulle aree di crescita collettiva e sui singoli possibili contributi.
Alcune domande aiutano a liberare il pensiero costruttivo:
- Ci sono ostacoli che dovrebbero essere rimossi?
- Il processo risponde alle attese in termini di qualità, velocità e produttività?
- Quali sono le competenze migliorabili nel nostro Team?
Ciò che conta in questo passaggio è che nessuno si senta giudicato: non ci sono risposte sbagliate, né risposte giuste. Ogni idea vale come le altre, ma dal momento che sono necessarie delle scelte alcune proposte sono più opportune di altre.
3. Impostazione OKR in Smart Working: Goal-Setting
Una volta che le idee giuste sono sul piatto, arriva il momento di decidere le aree sulle quali intervenire, impostando obiettivi chiari, condivisi e stimolanti.
L’Objective negli OKR è il punto di partenza e di arrivo dell’intero sistema.
Sulla base degli obiettivi, saranno individuati i risultati chiave che lo definiscono.
Ogni Key Result è SMART, ovvero:
S = Specific (Specifico)
M = Measurable (Misurabile)
A = Achievable (Realizzabile)
R = Relevant (Rilevante)
T = Time-bound (con scadenza temporale)
Si tratta di una fase cruciale e poiché gli OKR indicano la direzione a medio-lungo termine, la loro definizione richiede pazienza. Lascia che i Remote Team familiarizzino con gli obiettivi e dicano la loro sui risultati chiave.
Possono servire anche diversi incontri in video call, ma se il framework OKR è impostato bene fin dagli inizi, il processo poi filerà liscio.
L’organizzazione basata su Team in Remoto beneficerà in tempi rapidi di un aumento di produttività, legato alla comunicazione efficientata e alla forte spinta motivazionale.
4. Best pratice per esecuzione OKR
Le idee sono state espresse sotto forma di obiettivi, gli obiettivi hanno generato le milestones di definizione. E adesso?
La fase di esecuzione per l’OKR framework prevede un frazionamento su base per monitoraggio e assestamento. La situazione di partenza è chiara a tutti: ogni membro del Remote Team conosce non soltanto i risultati attesi, ma anche ruoli e responsabilità.
Durante la riunione settimanale il Team fa un check-in nel quale si cerano le risposte alle seguenti domande:
- Quale è la situazione attuale degli OKR del Remote Team?
- A che punto erano arrivati i membri del Team nel precedente check-in?
- Dove è situata la prossima milestone?
- Come ci arriviamo?
Durante la riunione OKR settimanale, le persone riferiscono cosa hanno fatto, quali sfide hanno affrontato, che tipo di insegnamenti ne hanno tratto e su cosa lavoreranno in seguito.
5. Revisione OKR e apprendimento
Alla fine del trimestre (Quarter) la OKR Review è uno dei momenti più preziosi dell’intero sistema.
L’apprendimento finalizzato al miglioramento costante e alla creazione di valore è l’obiettivo del framework OKR. Ciò non significa che le percentuali e i numeri non contano, ma se il Remote Team ha acquisito nuove conoscenze e ha trovato soluzioni innovative, annoterai tale traguardo come un successo.
Le lezioni apprese contano nell’ottica di un cambiamento di mentalità: ogni innovazione genera avanzamento e progresso e la conoscenza da essa derivante viene messa a frutto nel Quarter successivo.
OKR framework per Remote Teams: 5 errori da evitare
A mio avviso il new mindset per l’implementazione del framework OKR nel Remote Working passa necessariamente dal superamento dei seguenti retaggi di stampo tradizionale.
Troppi OKR
Un numero eccessivo di Objectives and Key Results rischia di travolgere individui e team. Il motivo? Semplice! Dare focus sulle priorità diventa difficile quando gli sforzi sono dispersi su più fronti. A seconda degli obiettivi e del dimensionamento della squadra, 2-3 OKR sono già un numero sufficiente.
Obiettivi non chiari
Nessuno spazio per le interpretazioni! Il metodo OKR è democratico nella fase di impostazione, ma una volta che i Remote Teams concordano su obiettivi e risultati chiave, vige la più assoluta chiarezza. La trasparenza degli OKR tocca anche ruoli e responsabilità: ogni membro e ogni team, pur muovendosi in autonomia, sa perfettamente che il proprio output è collegato a quello degli altri.
Obiettivi non coinvolgenti
L’Objective (O) è coinvolgente nella fase di definizione e per caratteristica intrinseca. Mi spiego meglio.
Quando imposti gli obiettivi, i team remoti (e non) hanno voce in capitolo, per esperienza e per competenza, cioè sono coinvolti nella fase di setting. Altrimenti, potrebbero non capire l’utilità della missione e impegnarsi poco, oppure male (per esempio sprecando energie in risultati non pertinenti).
L’obiettivo è coinvolgente anche per sua qualità: la metodologia OKR infatti prevede objectives sfidanti (ambitious goals), ispiratori (aspirational) e in grado di tirare fuori il meglio da ogni singolo individuo.
KR non misurabili
Ogni singolo Key Result deve essere misurabile, esattamente come deve esserlo un KPI (Key Performance Indicators). Se non lo è, non stai tracciando i risultati, ma probabilmente ti stai limitando a gestire le attività del progetto.
>> Sai la differenza fra KPIs e OKRs e quali sono le possibilità di integrare i due strumenti? Scoprilo qui.
A questo punto, vorrei richiamare la tua attenzione sui fondamenti del metodo OKR:
- L’obiettivo definisce direzione e priorità
- Le attività sono i processi messi in atto per muoversi nella direzione desiderata
- I risultati sono le milestone raggiunte o da raggiungere, misurate secondo parametri precedentemente impostati. Idealmente, dovrebbero essere creati da 3 a 5 risultati chiave per ogni obiettivo.
Mentre le attività e i risultati sono aggiustabili e modificabili, in base alle misurazioni e ai progressi, gli obiettivi sono meno ‘manipolabili’. Una volta che il team li ha ragionati, condivisi, interiorizzati vale davvero la pena cambiarli?
Nella maggior parte dei casi è più facile cambiare il percorso che la direzione.
Check-in non regolari
La fase di check-in per essere efficace deve essere regolare, specialmente quando si lavora con i Remote Teams. È in questo passaggio infatti che le persone nella squadra hanno l’opportunità di verificare le 3P del processo e dei set goals:
- Plans
- Problem
- Progress.
La verifica periodica è un ulteriore punto a favore della trasparenza degli OKR.
8 Esempi di OKR framework per i team remoti (e non)
Definire in modo corretto gli obiettivi a livello di organizzazione e di team è il primo passaggio per implementare con successo il metodo OKR nei team remoti e non soltanto.
Se mi hai già seguito, allora sai che alla parte teorica mi piace fare seguire alcuni esempi pratici. Per dare corpo alle mie parole e soprattutto per aiutarti nel raggiungimento degli obiettivi tipici e prioritari della tua organizzazione.
OKR esempi aziendali
Gli obiettivi aziendali sono strategici e ispiratori. I company goals definiscono le priorità dell’organizzazione e le linee di sviluppo sul medio-lungo periodo. A cascata, il management e i team leaders stabiliscono gli obiettivi per allinearsi a quelli aziendali.
Esempio 1 – Sito con contenuti pay and free
O: ottenere una maggiore scalabilità attraverso un numero maggiore di abbonamenti mensili
KR1: raggiungere 55.000 visitatori al mese sul sito Web utilizzando tecniche SEO
KR2: creare un funnel per raggiungere 3.500 abbonamenti al mese
KR3: semplificare i processi per supportare 3.500 abbonamenti al mese
Esempio 2 – Struttura ricettiva
O: migliorare l’esperienza del cliente entro la fine del terzo trimestre 2022 per aumentare le entrate
KR1: risolvere i problemi critici dei clienti entro massimo 2 ore
KR2: ottenere un NPS (Net Promoter Score) >+45
KR3: elaborare i dati del modulo di prenotazione online più velocemente del 20%
OKR esempi di Team
Al secondo livello i Team recepiscono gli obiettivi aziendali e li modellano facendoli propri. Un esempio calzante è il prossimo che ti presento. Diciamo che un Remote Team abbia scelto come proprio Obiettivo il KR1 del primo esempio sopra riportato. Ecco come potrebbe trasformarlo.
Esempio 3
O: avere 55.000 visitatori al mese sul sito Web con le tecniche SEO
KR1: posizionare contenuti nella prima pagina su Google per specifiche parole chiave
KR2: avere una velocità media di caricamento della pagina di massimo 2 secondi
KR3: creare e pubblicare almeno 12 contenuti al mese SEO oriented
KR4: raggiungere 5K follower su LinkedIn
Esempio 4 – OKR Marketing Remote Team
O: aumentare il coinvolgimento dei clienti tramite newsletter via e-mail
KR1: aumentare il CTR fino al 30%
KR2: sviluppare la fase test entro due settimane
KR3: lanciare la nuova serie di e-mail settimanali entro la fine del prossimo mese
Esempio 5 – OKR Social Media Marketing Team
O: accrescere la portata dei social media aziendali
KR1: +1.200 followers/mese su Facebook
KR2: avere oltre 2.500 visualizzazioni dei video di LinkedIn
KR3: raddoppiare il tasso di conversione dei social media
Esempio 6 – OKR Remote Team HR
O: migliorare l’esperienza della cultura aziendale per i dipendenti e l’employee engagement
KR1: avere un punteggio NPS dai dipendenti >50 su base mensile
KR2: realizzare interviste a 2 dipendenti ogni mese per parlare delle sfide professionali
KR3: organizzare almeno 2 attività di intrattenimento e di coinvolgimento per i dipendenti al mese
Conclusione: gli OKR sono uno smart framework oppure no?
Nella mia esperienza diretta ho più di una volta testato l’intelligenza degli OKRs. Torno al punto di partenza: intelligenza è sinonimo di adattabilità e di resilienza in un contesto evolutivo altamente competitivo e rapido.
Gli Objectives and Key Results aprono la porta al cambiamento, un fattore strettamente collegato a quanto sopra: non si evolve senza cambiare, ovvero senza adattarsi. E senza evoluzione si è destinati all’estinzione.
Il mindset change è legato anche al cambio di significato della parola ‘risultato’: gli OKR nei Remote Teams sono orientati alla ricerca dell’outcome più che dell’output. Quando si dà valore al concetto di sforzo partecipato, che tende al massimo miglioramento possibile, anche il singolo risultato assume contorni più sottili.
Il miglior risultato non è quello numericamente più significativo, ma quello strategicamente più impattante.
Perché ti parlo di Remote Team e di OKR Smart Working?
Sono Luciano Castro e mi occupo di consulenza nel campo del Product Management e di Project Management. Come senior manager, con oltre 15 anni di esperienza, ho supportato il business di aziende di varie dimensioni, multinazionali come startup, facendo ricorso al mio know-how di MBO e alle certificazioni in PMP, Agile, Scrum, ITSQB, ITIL e Microsoft.
Ho recentemente pubblicato un libro sulla metodologia Remote Effective per offrire un supporto pratico all’organizzazione che desidera lavorare da remoto, o che già lo fa ma non in modo non ottimizzato.
Tornerò qui con il link al libro appena sarà disponibile, te lo prometto!
Gli OKR, come Design Thinking e Lean, rientrano tra le competenze specialistiche che il mio team è in grado di mettere a frutto in diversi contesti. Il risultato sono oltre 2000 progetti completati con successo. Senza guardare al passato, ci piace pensare che il prossimo progetto sarà quello più bello, la prossima sfida quella più intrigante.
In Luciano Castro & Partners il nostro approccio ci distingue, permettendoci di trovare la migliore metodologia di gestione del prodotto per ogni tipo di organizzazione e di business: dalla strategia all’azione.
